Cloudia-käyttäjäpäivässä jaettiin kokemuksia ja hyviä käytäntöjä

Keskiviikkona 20.11.2013 Helsingissä pidetty Cloudia-käyttäjäpäivä keräsi yhteen noin 70 kilpailutusjärjestelmän käyttäjää ympäri Suomen.

Päivän puheenvuoroissa kuultiin paljon konkreettisia vinkkejä ja neuvoja kilpailutusten läpiviemiseen sähköisesti. Lisäksi saatiin katsaus sähköisen kilpailuttamisen tulevaisuuteen ja järjestelmän mahdollistamiin säästöihin sekä hankintojen sisällöissä että menettelyissä. Tiiviiden esitysten lisäksi päivän tärkeää antia monelle oli järjestelmää käyttäviin kollegoihin tutustuminen: vertaistuki ja tauoilla vaihdetut ideat. 

Tehokkuutta tarjouspyyntöjen mallipohjien jakamisella

PTCServices Oy:n Milla Koivisto ja Cloudia Oy:n Jani Martikainen puhuivat järjestelmän mahdollistamasta yhteistyöstä. Perinteisesti julkisissa hankinnoissa oman työn hedelmien jakaminen muiden vastaavissa tehtävissä toimivien kanssa on ollut suhteellisen vähäistä: syynä voi olla se, että monet hankkijat ovat ”yksin” omassa organisaatiossaan – kollegoita ei ehkä ole lainkaan. Myös hankkijoiden verkostoituminen on ollut suhteellisen vähäistä: muiden hankintayksiköiden hyviä käytäntöjä ja mallipohjia on harvalla ollut käytettävissä. Tällöin pyörä on ehkä pitänyt keksiä jokaisen kilpailutuksen kohdalla uudelleen.

Miten tätä voisi välttää ja yhteistyökäytäntöjä tehostaa? Yksi tapa on tarjouspyynnön mallipohjien jakaminen Cloudia-järjestelmässä. Mallipohjia voi jakaa useilla eri tavoilla:

1) pelkästään omille kollegoille, oman organisaation sisällä;

2) kohdentamalla mallipohja tietylle ulkopuoliselle organisaatiolle, esimerkiksi sitä pyytäneelle naapurikunnalle; tai

3) julkisesti kaikille Cloudia-käyttäjille, eli muillekin hankintayksiköille.

Tarjouspyynnöstä voi luoda mallipohjan missä tahansa kilpailutuksen työstämisen vaiheessa; keskeneräisenä, voimassaolevana tai päättyneenä. Mallipohjia voi kommentoida järjestelmässä, esimerkiksi kysellä niiden julkaisijalta, miten niiden pohjalta tehty kilpailutus on sujunut ja mitä he parantaisivat seuraavaa kertaa varten.

Muut järjestelmän tarjoamat yhteistyön muodot

Järjestelmässä on muitakin yhteisöllisyystoimintoja, joiden avulla voidaan keskustella muiden käyttäjätahojen, esimerkiksi tarjoajien, kanssa. Tarjousaikana käytävä kysymys-vastaus-vaihe on yksi tällainen, muita ovat sopimuksenaikaiset reklamointi- ja raportointityökalut. Tarjouspyyntöä, vertailua ja sopimusta tehtäessä on lisäksi mahdollista pyytää kommentteja esimerkiksi tekniseltä asiantuntijalta tai lakimieheltä.

Hankintayksikön omallekin henkilöstölle, esimerkiksi sellaisille työntekijöille, jotka tekevät tilauksia puitesopimusten perusteella, on myös omia työkalujaan: tilaajat voivat hakea sopimuksia ja ostopaikkoja ja tehdä reklamaatioita. Minikilpailutusten teko, ostotilaaminen ja toimeksiannot ovat tulossa olevia ominaisuuksia.

Kriteerikirjastojen käytöllä kohti tehokkuutta ja virheettömiä tarjouksia

PTCS:n Milla Koivisto kertoi seuraavaksi kriteerikirjastoista, joilla tarkoitetaan tarjouspyynnön osia, joissa esimerkiksi määritellään hankinnan kohteen vaatimuksia tai kysytään nimettävien vastuuhenkilöiden osaamistietoja. Näillä kriteerikirjastoilla voidaan esimerkiksi korvata erillinen tarjouspyynnön liitteenä oleva vaatimusmatriisi tai CV-lomake, joka muutoin pitäisi liittää järjestelmään erillisenä word- tai excel-tiedostona. Kun tiedot annetaan suoraan järjestelmän sähköisellä lomakkeella, säästyy ensinnäkin hankintayksikön aikaa tarjousten tarkastuksessa ja vertailussa, kun erillisiä tiedostoja ei tarvitse tallennella ja availla.

Lisäksi tarjoajan tahattomat virheet vähenevät: Tarjoaja ei esimerkiksi pääse lataamaan vahingossa väärää liitettä, eikä voi jättää liitetiedostossa vaadittua kenttää tyhjäksi. Tarjoajan antamat vastaukset voidaan myös pisteyttää suoraan järjestelmään, toisin kuin erillisen liitetiedoston yksittäiset kohdat.

Hyvinkään kaupungin kokemuksia hankintojen sähköistämisestä

Hankintapäällikkö Johanna Luukkonen kertoi puheenvuorossaan, että Hyvinkäällä Cloudia-järjestelmän käyttöönotto avittanut hankintatoimen tehokkuuden suorastaan ’lentoon’. Hyvinkään kolmen hengen hankintapalveluyksikkö kouluttautui järjestelmän käyttöön vuoden 2012 lopulla joulun välipäivinä ja on sen jälkeen kilpailuttanut kaikki hankintansa sähköisesti. Kaupungin toimialoilla järjestelmä on otettu käyttöön vaiheittain, hankintapalvelun henkilöiden antaman vierihoidon turvin. Hyvinkäällä on myös laadittu oma, räätälöity Cloudia-käyttöohje.

Luukkonen korosti, että kaupungin jokaisen esimiehen ja laskun hyväksyjän on oltava tietoinen järjestelmän käytöstä ja sieltä löytyvistä sopimuksista, koska laskun hyväksyjän tulee jokaisen laskun tullessa käydä Cloudiasta tarkistamassa laskun perustana olevan sopimuksen olemassaolo ja sisältö, jottei makseta muusta kuin siitä mitä on sovittu.

Cloudian Jani Martikainen kertoi järjestelmän tulevista ominaisuuksista. Tulevaisuudessa järjestelmällä voi esimerkiksi toteuttaa pienhankintoja tehokkaasti ja yksinkertaisesti, laatia pitkän aikajänteen hankintasuunnitelman ja hankintaohjeita, seurata hankintojen tilastoja ja muita toteumia. Suunnitteilla on lisäksi tilaisuudessa korostetun yhteisöllisyyden avuksi kehitettävä työkalu, kilpailutuskansioissa toimiva sanahaku ja vertailun oikaisupyyntöjen ja täsmennysten hallintatyökalut.

Säästöjä sähköisellä huutokaupalla ja ranskalaisella urakalla

Asiantuntija Tapio Lahtinen PTCS:ltä rajasi huutokaupan käyttämisen juridisia reunaehtoja ja hankintapäällikkö Mika Purmonen Joensuusta kertoi huutokauppana Cloudia-järjestelmässä tehtdyistä kilpailutuksista. Kokemuksia on jo paljon, ja ne ovat olleet positiivisia: konkreettisia säästöjä on saatu jo useita satoja tuhansia euroja. 

Cloudian Jani Martikainen esitti esimerkkitoteutuksen ranskalaisen urakan eli kiinteähintaisen hankinnan läpiviemisestä hankintajärjestelmässä. 

Päivän lopuksi käsiteltiin sopimuksen seurantaa ja reklamaatioiden tekemistä järjestelmässä: Onko hankittu tavara tai palvelu sitä mitä pitääkin, ja miten toimia, jos ei? Milla Koivisto ja Jani Martikainen antoivat vinkkejä sopimusajan elinkaaren hallintaan ja esittelivät tilaajakäyttäjä-ominaisuuksia, joilla todellista ostotyötä ja varsinaisia ostoja konkreettisesti tehdään.

Ensi vuonna uudestaan!

Seuraava Cloudia-käyttäjäpäivä järjestetään 12.11.2014, jolloin toivottavasti kokoonnutaan vielä suuremmalla käyttäjäjoukolla ratkaisemaan yhteisiä haasteita ja oppimaan toisiltamme. Ohjelmaa kehitetään osallistujilta saadun palautteen perusteella. Palautetta voi edelleen antaa palautelomakkeella.

 



Arkisto: Cloudia-käyttäjäpäivässä jaettiin kokemuksia ja hyviä käytäntöjä