Indeksiehdot julkisissa hankinnoissa

Tiesitkö, että hankintasopimuksissa nykyään vapaasti käyttää indeksiehtoja?


Kiinteät hinnat koko sopimuskaudeksi?

Kiinteät hinnat ovat selkeitä, ennakoitavia.. ja joskus mahdottomia tai kalliita. Pitkissä sopimuksissa tulee tarvetta hinnantarkistuksiin. Sekä JIT 2007- että JYSE 2014 -ehdoissa hinnantarkistuksia on lähestytty sanallisilla hinnantarkistuslausekkeilla. Sanallisissa ehdoissa on kuitenkin ollut ongelmana epämääräisyys ja hinnan tarkistuksen varmistaminen.

Sanallisissa ehdoissa hinnanmuutos on sidottu alan yleiseen kustannuskehitykseen. Tämän todentaminen esimerkiksi tilanteessa, jossa hinta koostuu osaltaan tuontihinnoista, palkkakustannuksista, energian hinnasta ja kuljetuskustannuksista, voi olla hankalaa. Lisää haastetta tuo JIT 2007 -ehtojen hinnankorotuksen rajaaminen 2%:iin. Tämä ei ehkä tällä hetkellä ole vielä kovin suuri ongelma, mutta tilanteessa jossa inflaatio olisi esimerkiksi 6%, ehto tuottaisi ongelmia.

Hankintadirektiivin tulevassa uudistuksessa sopimusmuutoksista on säädetty varsin yksityiskohtaisella tasolla, mikä on sallittu sopimusmuutos ja milloin sopimusmuutos onkin uusi suorahankinta (artikla 72). Näin ollen myös hinnantarkistuslausekkeilta edellytetään entistä enemmän tarkkuutta. Hankinta-asiakirjoissa on määriteltävä selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset tarkastuslausekkeet tai vaihtoehdot sekä mahdollisten muutosten tai vaihtoehtojen soveltamislaajuus ja luonne sekä olosuhteet, joissa lausekkeita voidaan käyttää.

Ei ole selvää, täyttävätkö JIT 2007- ja JYSE 2014 -ehtojen hinnantarkistuslausekkeet edellä olevat kriteerit. Näiden ehtojen uudistaminenkin on kyllä vireillä.

Laki indeksiehdon käytön rajoittamisesta oli voimassa pitkään, vuodesta 1968, määräaikaisena, kolme vuotta kerrallaan. Tietyillä aloilla, esimerkiksi huoneenvuokrassa ja kansainvälisessä kaupassa on ollut sallittua sitoa korotus indeksiin. Laki indeksiehdon käytön rajoituksesta on kuitenkin estänyt indeksiehdon käyttämisen yleisemmin hankintasopimuksissa. Tai tarkemmin sanottuna indeksiehdon käyttäminen on edellyttänyt valtionvarainministeriön tapauskohtaista lupaa. Vuoden vaihteessa lain voimassaoloa ei kuitenkaan ole enää jatkettu. 1968-2012 RIP. Ks. valtiovarainministeriön tiedote syyskuulta 2012.

Indeksiehtoa voidaan siis nyt käyttää myös hankintasopimuksissa ja on käytettykin. Tämä saattaa olla ainakin joissain tilanteissa ratkaisu uuden hankintadirektiivin vaatimuksiin. Monet ovat jo indeksien ihmeelliseen maailmaan tänä vuonna tutustuneet tai tuntevat sen ennestään, mutta jos aihealue on vieras, asiaan kannattaa alkaa tutustua.

Mitä, minne ne hinnat sidotaan? Mikä on ilmiöalue?

Nyt kun hinnat aletaan sitoa indekseihin, asiasta on oikeastaan pakko kiinnostua ja oppia käyttämään indeksejä oikein. Siis jos tekee hankintoja tai myy jotain. Jotta indeksistä saataisiin paras hyöty, indeksin pitäisi mitata mahdollisimman hyvin ao. hankinnan ilmiöaluetta. Ilmiöalue määrittelee juuri kyseessä olevan sopimuksen kannalta merkitykselliset hintamuuttujat. Ilmiöalueen kuvaamisessa tavoitteena pitää olla molempien sopimuskumppanien riskin minimoiminen.

Ei ole lainkaan samantekevää sidotaanko sopimuksen hinnannousu kuluttaja-, kustannus-, julkisten menojen hintaindeksiin tai palvelujen tuottajahintaindeksiin, koska kahden vuoden päästä "tulee itku", jos sidonta tehtiin väärin. Esim. kuluttajahintaindeksiin sisältyy arvonlisävero. Kuvitellaan tilannetta, jossa palveluvoittoinen sopimus sidottiin tähän indeksiin ja ALV laski, mutta tuotantokustannukset eivät laskeneetkaan: pahimmillaan menee kuppi nurin väärän indeksin takia.

Entä mitä on usein käytetty ilmaisu "alan yleinen kustannuskehitys" – ja kenen kannalta? Jos "alan" ilmiöaluetta ei ole kunnolla määritelty, tavanomaisesti katsottaisiin kehitystä ehkä kuluttajahintaindeksistä. Kuluttajahintaindeksi ei taas välttämättä ole esim. ICT-hankinnassa erityisen relevantti. Kuluttajahintaindeksi nimittäin kuvaa esimerkiksi, miten maitotölkin tai bussimatkan hinta on noussut, mutta onko se suhteessa ohjelmoijan palkkakehitykseen ja sivukuluihin?

Sen sijaan ICT-palveluhankinnalle voidaan harkita yhdeksi indeksiksi esimerkiksi tuottajahintaindekseihin kuuluvaa valmista koria 62, johon on koottu ohjelmistot, konsultointi ja siihen liittyvä toiminta. Indeksien rakentaminen onkin omanlaistansa taidetta: erilaisista indekseistä voidaan koota tarpeen mukaan sopiva indeksi kuhunkin tilanteeseen. Indeksejä (ylätasolla) on noin 20 kappaletta tällä hetkellä. Kuhunkin indeksikoriin liittyy tuhansia mitattavia tekijöitä. Räätälöidyn indeksin voi myös tilata tilastokeskukselta.

Tarjoajien kannalta indeksiehto edellyttää oman kustannusrakenteen hallintaa ja sitä kuvaavien indeksien löytämistä. Indeksiehdon tarkoituksena on hinnoitteluriskien pienentäminen – puolin ja toisin, ei spekuloiminen siten, että hinta sidotaan sellaiseen indeksiin, jonka arvellaan tulevaisuudessa nousevan eniten. Tällaisia spekulointeja on kuulemma joskus kokeiltu, mutta niihin sisältyy paitsi mahdollisuus lisätä voittoa – myös tehdä lisääntyvää tappiota.Tulevaisuuden ennustaminen voi olla hankalaa.

Oleellista on, että indeksit ovat oikein valittu ja indeksien peruspisteet, tarkistusajankohta sekä hinnan osuus, joka on sidottu johonkin indeksiin ovat tarkasti määritelty.

Mistä kaavaan saadaan tarjouskilpailussa oikeat indeksit ja missä niitä käytetään?

Taitaa olla niin, että asia on markkinakartoituksen ja teknisen vuoropuhelun yksi tärkeimpiä aiheita jatkossa. Käytännössä tarjoajan kannattaa olla aktiivinen ja ehdottaa kulloinkin käytettävää indeksikoria. Eri tarjoajien kustannusrakenne saattaa poiketa toisistaan, jolloin oikean indeksikorin rakentamiseen tarvitaan kaikkien osapuolten panosta.

Indekseinä kannattaa käyttää yleisesti hyväksyttyjä ja riippumattoman tahon julkaisemia indeksejä, esimerkiksi kotimaassa tilastokeskuksen julkaisemia indeksejä: www.tilastokeskus.fi.

Tarjousvertailuun ei indeksien vaikutusta kannata laskea (ellei sitten markkinaoikeus toisin päätä). Tämä siitä syystä, että indeksien tulevaa kehitystä ei tiedetä ja indeksiehdon tarkoitus on pitää hankinnan reaalihinta suhteessa kustannuskehitykseen samana. Toki muitakin vaihtoehtoja on, mutta helpoimmalla päästään, kun annetaan indeksien hoitaa tehtävänsä.

Markkinaoikeudessa on ratkaistu indekseihin liittyviä kysymyksiä. Julkisissa hankinnoissa tilanne on tyypillisesti se, että indeksiehto on epäselvä tai sitä väitetään epäselväksi. Kuten ratkaisussa KHO: 17.6.2013 T 2053, josta laatimamme lyhennelmä löytyy tässä. Ratkaisussa MAO 248/12, (ks lyhennelmä) on taas kysymys siitä, että tarjoaja ei ollut täyttänyt tarjouslomaketta indeksiä kysyttäessä.

Indeksejä voidaan myös muuttaa sopimuksen keston aikana. Siitä pitää kuitenkin selvästi sopia (vrt. hankintadirektiivimuutos ja artikla 72). Kaikki indeksiin ja sen tarkastamiseen liittyvät ehdot pitää määritellä  sopimukseen. Systeemi on hyvä, jos sitä on käytetty oikein. Jos taas on määritelty miten sattuu, sopimusoikeudelliset ongelmat ratkaisee viime kädessä toimivaltainen tuomioistuin.

Indeksiehto kannattaa pukea kaavamuotoon – perusmuotoinen kaava on esimerkiksi:

Hm = H * [O.x + O.y* (Indeksi A1 /Indeksi A0) + O.z* (Indeksi B1/Indeksi B0) -1]

Missä
Hm = hinnanmuutos
H = sopimuksen mukainen perushinta
O.x = kiinteä hinnanosuus
O.y = hinnanosuus joka on sidottu indeksiin A
A1 = indeksin A arvo tarkistusajankohtana
A0 = indeksin A peruspiste
O.z = hinnanosuus joka on sidottu indeksiin B
B1 = indeksin B arvo tarkistusajankohtana
B0 = indeksin B peruspiste

Kaava ei ole niin hankala kuin miltä näyttää, yksinkertaistetaan se (havainnollisuussyistä) seuraavasti:

Hm = H * [O.y* (Indeksi A 1/Indeksi A0) -1] 

Missä
Hm = hinnanmuutos
H = sopimuksen mukainen perushinta
O.y = hinnanosuus joka on sidottu indeksiin A (käytetään tässä 100% eli hinta on kokonaan sidottu indeksiin A)
A1 = indeksin A arvo tarkistusajankohtana
A0 = indeksin A peruspiste

Ja lisätään kaavaan kuvitteelliset arvot, eli kaava on:
 

Hm = 100€ * [1.0* A1 / 3 -1]
Missä
Hm = hinnanmuutos
H = sopimuksen mukainen perushinta on 100 €
O.y = hinnanosuus joka on sidottu indeksiin A (käytetään tässä 100% eli hinta on kokonaan sidottu indeksiin A eli y = 1.0)
A1 = indeksin A arvo tarkistusajankohtana
A0 = indeksin A peruspiste (eli tarjoushetken mukainen arvo vaikkapa 3)

Lasketaan hinnanmuutos tarjoushetkellä jolloin indeksi A1 ei ole muuttunut vaan se on edelleen 3
Hm = 100€ * [1.0* 3 / 3 -1] eli Hm = 100€ * [1.0* 1 -1] eli Hm = 100€ * [1-1]=0
Hinnan muutos on 0 jos indeksi ei muutu.

Lasketaan hinnanmuutos vaikka vuoden 2014 alussa jolloin indeksi A1 on noussut 10% eli A1 =3.3
Hm = 100€ * [1.0* 3.3 / 3 -1] eli Hm = 100€ * [1.0* 1.1 -1] eli Hm = 100€ * [1.1 -1] eli Hm = 100€ * 0.1= 10€
Kun indeksi on noussut 10% niin hinta nousee 10% jne.

Kaavassa voi kiinnittää huomioita kiinteän hinnan osuus, mitä ei ole sidottu mihinkään indeksiin. Mikä tämän tarkoitus voisi olla? Kiinteä hinnanosuus voi muodostus toimittajalle esimerkiksi toimittajan omista sopimuksista, joissa voi olla kiinteä (hankinta)hinta.

 

Lopuksi vielä käytännön vinkkejä tiliöinnin näkökulmasta

  • Käytettävän indeksin lisäksi indeksikaava on syytä kirjata sopimukseen auki kirjoitettuna.
  • Indeksikaava tulee tärkeäksi viimeistään silloin, kun hankintayksikkö saa laskun, jossa on indeksin osuutta.
  • Hankintayksikön pitää päästä tarkastamaan, että indeksin osuus laskusta on oikein laskettu (kaavaa käyttämällä).
  • Näin ollen olisikin hyvä, että indeksin osuus olisi selkeästi nähtävissä laskulla.
  • Tämä on myös sopimusasia, eli sopimukseen lauseke siitä, millainen laskun pitää olla.
  • Eri hankintayksiköillä saattaa myös olla erilaisia tiliöintikäytäntöjä, eli tiliöimällä indeksit eri koodille päästään seuraamaan, kuinka paljon hankinnassa/hankkeessa on maksettu indeksejä.
  • Seurantaa voidaan tarvita hankintayksiköittäin vuositasolla tai vaikkapa monivuotisen hankkeen loppuraporttia varten.

Annamme aiheesta mielellämme lisätietoja, ota yhteyttä:

Asiantuntija Tapio Lahtinen 

Julkisten hankintojen asiantuntija Tapio Lahtinen

sekä hankintakoordinaattori Irene Usano

Kirjoittajilla on useiden vuosien kokemus indeksien käytöstä. Lähdetietona on lisäksi käytetty Tilastokeskuksen sivuja ja Tilastokeskuksen kehittämispäällikkö Ilkka Lehtisen pitämää koulutusta.


Arkisto: Indeksiehdot julkisissa hankinnoissa