Julkisten hankintojen tavoitteet – mitä ne ovat ja miksi niitä pitäisi pohtia?
Julkisten hankintojen yhdistys järjesti elokuussa tutkimusseminaarin oikeudesta ja taloudesta. Erinomainen seminaari herätti ajatuksia monista hankintoihin liittyvistä kysymyksistä. Aalto yliopiston yritysjuridiikan professorin Petri Kuoppamäen esitys hankintalainsäädännön tavoitteista ja niiden ilmentymisestä tutkimuksessa sai minut pohtimaan hankintojen tavoitteita.
Julkisten hankintojen monet tavoitteet
Julkisilla hankinnoilla on monia tavoitteita. Yksi julkisten hankintojen tavoitteista on julkisten varojen käytön tehostaminen. Tavoitteena on myös turvata yritysten tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita kunnille, valtiolle ja muille hankintayksiköille. Nykyisessä hankintalaissa on vielä erikseen nostettu tavoitteeksi mahdollistaa pienten ja keskisuurten yritysten osallistuminen tarjouskilpailuihin tasapuolisesti muiden, isompien yritysten kanssa. Niin ikään julkisilla hankinnoilla tulisi edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioiden.
Aika ajoin on nähtävillä myös pyrkimystä lisätä julkisten hankintojen tavoitteita. Esimerkiksi uudessa hallitusohjelmassa on mainittu hankintojen vastuullisuuden ja kotimaisuuden lisääminen. Hallitusohjelmasta ja julkisista hankinnoista voit lukea lisää aiemmasta blogistamme Aiheuttaako uusi hallitusohjelma lisää painetta julkisiin hankintoihin?
Kaikki nämä hankintojen tavoitteet ovat varmasti hyviä ja niille on hyvät perusteet. Tosin hallitusohjelmassa mainitun kotimaisuuden lisäämiselle lienee haastavaa löytää perusteita EU-oikeus huomioon ottaen. Tavoitteita on kuitenkin paljon ja ne voivat olla jossain määrin toistensa kanssa ristiriitaisia. Hankintoja tekevälle voikin iskeä tavoiteähky. Mitä tavoitteita valmisteilla olevassa hankinnassa pitäisi painottaa ja miten tavoitteet saisi toteutumaan käytännössä? Käytännön hankintatoimessa ei myöskään usein ole aikaa perusteellisempaan hankinnan tavoitteiden pohdintaan.
Mikä siis avuksi?
Hankintojen suunnittelu
Suunnitelmallisuus nousee mielestäni tässä avainasemaan. Vaikka yksittäisen hankinnan valmistelu onkin supertärkeää, ei hankintoja pitäisi suunnitella pelkästään yksittäisen hankinnan tasolla vaan pitkällä aikavälillä. Suunnitelmallisuus onkin nostettu yhdeksi hankintojen tavoitteeksi hankintalakiin. Suunnitelmallisuus on kuitenkin pikemminkin keino toteuttaa hankintojen muita tavoitteita kuin itsenäinen tavoite.
Selvää on, että tällainen suunnitelmallisuus vaatii hankintayksiköiltä resursseja. Hankintoja tekevillä täytyy olla sekä aikaa että osaamista hankintojen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Valitettavan usein tämä ei kuitenkaan toteudu.
Organisoitu hankintatoimi
Resurssien lisäksi puutetta näyttää usein olevan myös siinä, millainen hankintatoimen asema organisaatioissa on. Hankintoja tehdään usein oman toimen ohella tai hankintatoimi nähdään tukitoimintona. Hyvin organisoitu hankintatoimi toki on tukitoiminto hankintayksikön muille osille, mutta se ei mielestäni ole koskaan ”vain” tukitoiminto. Hankintatoimella on – tai ainakin pitäisi olla – kiinteä kytkös muun muassa talouteen, strategiaan ja päätöksentekoon. Esimerkiksi kunnan strategialla voidaan ohjata kunnan tekemien hankintojen tavoitteita. Toisaalta hankintojen käytännön toteutuksella voi olla merkittävä vaikutus kunnan strategisten tavoitteiden toteutumiseen. Hankintojen ammattilaiset pitäisikin ehdottomasti ottaa mukaan strategian suunnitteluun.
Onko kaikkia tavoitteita noudatettava?
Millaisilla perusteilla hankintojen tavoitteita sitten tulisi asettaa? Tuleeko kaikkia tavoitteita noudattaa kaikissa hankinnoissa? Entä, jos tavoitteet ovat ristiriidassa keskenään?
Hankintalain ja hankintoja koskevan oikeuskäytännön valossa nousee yksi tavoitteista ylitse muiden ja se on yritysten tasapuolisten mahdollisuuksien turvaaminen. Tämä tavoite näkyy kaikille hankintojen asiantuntijoille hyvin tutuissa hankintalain periaatteissa eli tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, avoimuus ja suhteellisuus. Nämä periaatteet konkretisoituvat useissa hankintalain kohdissa, kuten pykälissä, jotka koskevat vertailuperusteiden asettamista, hankinnan kohteen kuvaamista ja tarjouspyynnön julkaisua. On selvää, ettei tätä tavoitetta voida ohittaa missään hankinnassa.
Julkisten varojen käytön tehostaminen ei konkretisoidu samalla tavalla hankintalain säännöksissä. Väittäisin kuitenkin, että se on myös tavoite, josta ei voida ainakaan kokonaan luopua missään hankinnassa. Kukaan tuskin myöskään haluaa luopua laadukkuuden tavoitteesta – toinen asia sitten on se, millaista laadun tasoa milloinkin tarvitaan.
Innovatiivisuus, kestävät hankinnat sekä ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat ovat vahvasti hankinnan kohteeseen sidoksissa olevia tavoitteita. Esimerkiksi etsittäessä uudenlaisia ratkaisuja kirjaston logistiikkapalveluihin, kuten Oodi-kirjaston kohdalla, innovatiivisuus on varmasti aivan olennainen hankinnan tavoite. Toimistotiloihin tarkoitettujen wc-paperien hankinnassa ei ehkä niinkään. Ympäristönäkökohtien merkitys korostuu luontevasti sellaisissa hankinnoissa, joilla on vaikutusta ympäristöön, kuten jätehuolto tai liikennepalvelut. Tavoitteiden painotusta tulisi siis punnita hankinnan kohteen mukaan.
Tavoitteet ohjaavat onnistuneeseen hankintaan
Mitä merkitystä hankinnan tavoitteilla sitten on? Mielestäni onnistunutta hankintaa on vaikea tehdä, jos tavoitteita ei ole lainkaan mietitty. Hankinnan laajuudesta, merkittävyydestä ja taloudellisesta arvosta tietysti riippuu, kuinka perusteellista suunnittelutyötä vaaditaan. Sama koskee tavoitteiden asettamista.
Tavoitteiden tulisi kuitenkin ohjata sitä, millaisia vaatimuksia tarjoajille ja hankinnan kohteelle asetetaan ja millaisin perustein tarjouskilpailun voittaja valitaan. Kun halutaan sekä tehostaa hankintayksikön varojen käyttöä että turvata yritysten tasapuoliset mahdollisuudet tarjota, tarkoittaa tämä yleensä, että tarjouskilpailuun tulisi saada useita tarjoajia. Tällöin tarjoajien referenssi- ja taloudelliset vaatimukset pitää asettaa sellaiselle tasolle, että riittävän moni tarjoaja pystyy jättämään tarjouksen. Jos tavoitteena on ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen, on hankinnan kohteelle yleensä järkevää asettaa sekä pakollisia että tarjousten vertailussa käytettäviä ympäristövaatimuksia. Innovatiivisuus tavoitteena edellyttää laajaa pohdintaa, jo alkaen siitä, mitä innovatiivisuudella oikeastaan tarkoitetaan ja mihin sillä pyritään. Innovatiivisuus voi näkyä esimerkiksi hankintamenettelyn valinnassa, hankinnan jakamisessa osiin, tarjoajille asetettavissa vaatimuksissa, hankinnan kohteen vaatimuksissa tai sopimusehdoissa – tai vaikka näissä kaikissa.
Hankinnoille on asetettu useita tavoitteita. Hyvällä suunnittelulla hankintayksikkö pystyy valitsemaan kunkin hankinnan osalta juuri kyseisen hankinnan kannalta keskeisemmät tavoitteet. Nämä valitut tavoitteet puolestaan ohjaavat sitä, miten hankinnan yksityiskohdat kuten vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet on asetettava. Sekä hankintayksikön oman ajattelun kirkastamiseksi että tarjoajien ymmärryksen lisäämiseksi hankinnan tavoitteet kannattaa myös kirjoittaa tarjouspyyntöön ja sopimukseen. Kun hankinnan tavoitteet on asetettu oikein, ja tasapuolisesti ja syrjimättömästi, saadaan onnistunut hankinta.
Blogin on kirjoittanut PTCS:llä asiantuntijana toimiva OTM Kaisa Mäkinen
Tutustu tarkemmin julkisten hankintojen asiantuntijapalveluihimme.
P.S. Hankintojen tavoitteiden toteutumiseen liittyy myös kiinteästi markkinoiden toimivuus. Monitahoinen ja mielenkiintoinen kysymys, joka ansaitsisi oman blogikirjoituksensa. Markkinoiden toimivuus on muuten yksi 20.11. järjestettävän Ajankohtaisfoorumin aiheista.
Tags: hallitusohjelmahankintatoimiJulkiset hankinnatorganisointitavoitteet