Oletko jo valmis? Sähköinen kilpailuttaminen pakolliseksi 18.10.2018!

Sähköistä tietojenvaihtoa koskeva vaatimus astui tänään 18.10.2018 voimaan, mutta mitä tämä oikeasti tarkoittaa? Kaikkien hankintayksiköiden on siirtymäajan päättymisen jälkeen noudatettava sähköistä tietojenvaihtoa EU-kynnysarvon ylittävissä hankintamenettelyssä. Muutoksen tavoitteena on julkisten varojen käytön tehostaminen. Kun tarjouskilpailussa käytetään sähköistä viestintää, voidaan aikaansaada säästöjä, nopeuttaa menettelyä, parantaa hankinnan tuloksia sekä samalla vähentää virheiden riskiä.

Suurimmalle osalle hankintayksiköistä lokakuun 18. päivä ei tänä vuonna tuota enää päänvaivaa. Sen sijaan hankintayksiköillä, joilla ei vielä ole lain vaatimukset täyttävää järjestelmää käytössään, on nyt viimeiset hetket reagoida.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Siirtymäajan päättymisen jälkeen hankintailmoituksen lisäksi osallistumispyyntö, tarjouspyyntö sekä muut hankinta-asiakirjat on asetettava sähköisesti saataville. Tämä siis tarkoittaa, että kaikki EU-hankinnat tulee olla löydettävissä HILMA:sta, ja jos tarjouspyyntö ja muut asiakirjat eivät ole HILMA:ssa julkaistun ilmoituksen liitteenä, ne tulee saada sähköisesti jostain muualta ilmaiseksi ja rajoituksetta kokonaisuudessaan. Vain poikkeustapauksissa hankintamenettelyyn liittyviä tietoja voidaan toimittaa postitse tai muulla soveltuvalla toimitustavalla. Samoin vain poikkeustapauksissa hankintamenettelyyn liittyvien tietojen saantia voidaan rajoittaa. Esimerkkinä tällaisesta voisi olla arkaluontoinen tai salassa pidettävä tieto.

Sen lisäksi, että hankinta-asiakirjojen tulee olla sähköisesti saatavilla, myös tarjoukset ja osallistumishakemukset tulee toimittaa hankintayksikölle sähköisesti. Äkkiseltään voisi ajatella, että tarjousten toimittaminen normaaliin sähköpostiosoitteeseen riittäisi. Tällöinhän tarjous toimitetaan sähköisesti hankintayksikön määrittämään osoitteeseen. Näin ei kuitenkaan ole. Normaali sähköpostiosoite tai sähköpostijärjestelmä ei täytä tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamista koskevia tietoturvavaatimuksia, joista säädetään hankintalain 64 §:ssä. Hankintayksikön on mm. varmistettava, että osallistumishakemusten ja tarjousten luottamuksellisuus säilyy eikä niiden sisältö saa paljastua ennen määräajan päättymistä. Normaalilla sähköpostijärjestelmällä, olipa sähköpostilaatikkoon pääsyä rajoitettu kuinka tahansa, ei voida täysin varmistaa tarjousten sisällön luottamuksellisuutta ja salassa pysymistä määräaikaan asti.

Hankintayksikön ei tarvitse käsitellä ja vertailla tarjouksia sähköisesti. Hankintayksikkö voi kuitenkin saada merkittäviä resurssisäästöjä esimerkiksi hankintaan kuluvissa kustannuksissa ja tarjousten käsittelyyn kuluvassa ajassa, mikäli käyttöönotettu järjestelmä mahdollistaa tarjousten sähköisen käsittelyn ja arvioinnin sekä sopimustenhallinnan. Jos hankintayksiköllä on esimerkiksi useita EU-kynnysarvon ylittäviä kilpailutuksia vuodessa, tulee sähköisen kilpailutusjärjestelmän hankinta kannattavaksi.

PTCServices Oy:n Cloudia -palvelut

PTCServices tarjoaa Cloudia Kilpailutus -järjestelmän koulutus- ja asiantuntijapalveluita. Mikäli hankintayksikölläsi on jo mahdollisuus käyttää kyseistä järjestelmää, mutta järjestelmän käyttö ei ole vielä tuttua, ole rohkeasti meihin yhteydessä! Voimme esimerkiksi tehdä teknisen tarkastuksen Kilpailutus-järjestelmässä tehdylle tarjouspyynnöllesi ennen sen julkaisua tai neuvoa yksittäisissä juridisissa kysymyksissä. Järjestämme myös hankintayksiköille suunnattuja sekä avoimia että räätälöityjä Cloudia Kilpailutus-järjestelmän käyttäjäkoulutuksia ympäri Suomea. Tutustu palvelutarjontaamme täältä!


Arkisto: Oletko jo valmis? Sähköinen kilpailuttaminen pakolliseksi 18.10.2018!