Tule hyvä ICT-hankinta – Miten onnistun ICT-hankinnassa?
Laajoissa ICT-hankinnoissa on pikemminkin pääsääntö kuin poikkeus, että hankinnoissa törmätään matkan varrella erilaisiin haasteisiin. Viime aikoina ICT-hankintojen yhteydessä on alettu puhua enenevissä määrin ketterien projektimenetelmien hyödyntämisestä ja siitä, että tietojärjestelmät kannattaa hankkia valmiina palveluina.
Ketterä (agile) ohjelmistokehittäminen mahdollistaa parhaimmillaan prosessin, jossa hankinnan kohde tehdään ”ketterästi” iteroiden pieni pala kerrallaan valmiiksi. Ketterät menetelmät eroavat luonteeltaan perinteiseksi totutusta prosessista eli projektivaiheisiin perustuvasta ns. vesiputousmallista. Projektimallin valintaan tulee kiinnittää huomiota jo hankinnan suunnittelun alkuvaiheessa, sillä se vaikuttaa merkittävästi muun muassa toimitukselle valittavaan hinnoittelumalliin ja sopimusehtoihin. Esimerkiksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdoista (JIT 2015) löytyy erilliset erityisehdot sekä ketterillä menetelmillä että perinteisellä mallilla toteutetuille projekteille.
Muistisäännöt ICT-hankintoihin
- Varaa aikaa hankinnan suunnitteluun
Hankinnan suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. Hankintayksiköllä tulee olla tarpeeksi aikaa ja resursseja miettiä sopivaa hankintamenettelyä, hankinnan laajuutta ja asetettavia vaatimuksia. Yleisesti ottaen neuvottelumenettelyjen käyttäminen ICT-hankinnoissa, varsinkin laajoissa järjestelmähankinnoissa, on suositeltavaa. Myös tarjoajat ovat yleensä pitäneet neuvottelumenettelyjen käyttöä positiivisena asiana ICT-hankinnoissa.
Hankinnan laajuus kannattaa määritellä tarpeeksi laajaksi, jottei myöhemmin tule ongelmia. ICT-hankinnoissa on tärkeää muistaa se, että hankintaprosessi on tavallisesti nopein vaihe kokonaisuudessa, käyttöönotto tätä yleensä pidempi ja ratkaisun koko elinkaari pisin. Jos hankintaprosessi venyy, se vaikuttaa koko elinkaareen. Hankinnan laadukas suunnittelu ennaltaehkäisee hankintaprosessin venymistä ja siksi siihen tulisi panostaa.
- Keskity vaatimusten määrittelytapoihin ja kategorisointiin
Tarjouspyynnössä määritellyistä vaatimuksista on käytävä selkeästi ilmi vaatimuksen luonne eli se, onko kyseessä hankinnan kohteelle asetettu pakollinen vaatimus vai osana tarjousten laatuvertailua huomioitava, pisteytettävä vaatimus, jonka ei ole pakko täyttyä. Hankintayksikön tulee olla vaatimuksia asettaessaan varovainen etenkin passiivimuotojen käyttämisen suhteen. Vaatimusten pisteytyksessä voi käyttää kiinteää, portaittaista tai liukuvaa pistemäärää. Hankintayksikön kannattaa miettiä tilanteeseen sopivin vastauksen ilmoitustapa ja huomioida vastauksen käsittelyn työläys ja mahdolliset tulkintaongelmat.
- Luonnostele sopimusrakenne
Sopimusrakenne kannattaa luonnostella tarjouspyynnön laatimisen yhteydessä. Hankintayksikön on hyvä muistaa, että keskeisten sopimusehtojen tulee sisältyä tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntöön kannattaakin liittää sopimusluonnos tai tarpeen mukaan useita sopimuspohjia. Toimittajan omien ehtojen tai sopimusmallien käyttämisen salliminen voi olla ongelmallista, mutta joissakin hankinnoissa tämä voi olla jopa välttämätöntä (esim. lisenssit).
PTCS:n Merjan ja Kaisan täsmävinkit ICT-hankintoihin sekä ajatuksia ICT-hankintojen nykytilanteesta ja tulevaisuudesta
Yrityksessämme on monta ICT-hankintojen konkaria ja huippuosaajaa, joille ICT-hankintojen oikut ovat tuttuakin tutumpia. Haastattelin tätä juttua varten heistä kahta, Merja Kortesuota ja Kaisa Mäkistä.
Kysymys: Miten hankintayksikön kannattaa lähteä suunnittelemaan ICT-hankintaa ja mitkä ovat parhaimmat eväät hankinnassa onnistumiseen?
– Ensinnäkin on tärkeää selvittää oman organisaationsa tarpeet. Tässä kohtaa toimii erinomaisesti sanonta ”Sitä saa, mitä tilaa”. Jos et tiedä mitä haluat, hankinnan lopputulos ei voi olla laadukas. Omien tarpeiden selvittämiseen liittyy olennaisesti myös markkinoiden tunteminen. Niinpä ICT-hankintojen suunnittelu käynnistetään nykyisin säännönmukaisesti markkinavuoropuhelulla, jossa selvitetään, millaisia jo markkinoilla olevia ratkaisuja toimittajilta löytyy tilaajan tarpeisiin. Markkinavuoropuhelun aikana voidaan hankkia myös tärkeää tietoa esim. sopimusehtoihin ja hinnoittelumalleihin liittyvistä alan käytännöistä.
Kysymys: Toistuvatko tietyt ongelmat tai haasteet ICT-alan hankinnoissa? Entä mitkä ovat yleisimmät kompastuskivet?
– ICT-alan hankinnoissa on pitkälti samoja haasteita kuin muissakin hankinnoissa: aikaa ja resursseja hankinnan valmisteluun ei aina ole riittävästi ja kiireellä tehdystä hankinnasta ei yleensä saada parasta mahdollista lopputulosta. ICT-hankinnoille tyypillinen haaste on se, että kaikkia hankinnan yksityiskohtia ja tarkkaa hintaa on usein vaikea määritellä etukäteen. Tämä puolestaan usein venyttää hankkeen budjettia ja aikataulua sekä aiheuttaa tarpeen tehdä muutoksia sopimuksiin sopimuskaudella. Kaikkeen tähän tulee pystyä varautumaan mahdollisimman hyvin jo hankintaa tehtäessä.
Kysymys: Miten yleensä ohjeistatte asiakkaita, kun kyse on sopivan hankintamenettelyn valinnasta ICT-hankkeessa?
– Hankintamenettelyn valinnassa kaikki lähtee hankintayksikön tarpeista ja markkinoiden tarjonnasta, ja näiden kahden kohtaamisesta. Useimmiten mietittäviksi tulevat avoin menettely ja neuvottelumenettely. Valintaan näiden kahden välillä vaikuttaa mielestäni eniten yhtäältä se, kuinka tarkasti hankintayksikkö pystyy etukäteen määrittelemään tarpeensa (esim. tietojärjestelmän ominaisuudet) ja toisaalta se, onko markkinoilla saatavana hankintayksikön tarpeisiin vastaavaa ratkaisua valmiina. Jos hankintayksikkö pystyy määrittelemään tarpeensa tarkasti ja markkinoilta löytyy tähän valmiita ratkaisuja, voi avoin menettely olla hyvä valinta. Muussa tapauksessa neuvottelumenettely saattaa olla sopivampi. Toisaalta jos hankintayksikkö tietää sinänsä tarvitsemansa palvelun tai tuotteiden sisällön, mutta ei sitä, minkä verran tai milloin kyseistä palvelua tai tuotetta tullaan tarvitsemaan, menettelyyn voidaan sisällyttää puitejärjestely tai dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS).
Kysymys: Mitä muutoksia ICT-hankinnoissa on viime vuosina tapahtunut? Entä millaisena näette ICT-hankintojen tulevaisuuden?
– Muutokset: Kiihtyvä digitalisaatio tuo yhä useampaan hankintaan erilaisia ICT-kytköksiä, vaikkei hankinnan kohde itsessään olisi ICT-palvelua tai -tavaraa. Kun tietojärjestelmissä on paljon arvokasta ja tärkeää tietoa, tulee järjestelmien tietoturvasta huolehtia. Mikäli järjestelmä sisältää henkilötietoja, tulee henkilötietojen käsittelylle asetettavat ehdot sisällyttää jo tarjouspyyntöön.
Tulevaisuus: Vaikuttaa siltä, että ICT-ratkaisuja ostetaan tulevaisuudessa yhä enemmän valmiina palveluna ja erilaisten pilvipalvelujen käyttö lisääntyy (Saas, Iaas, PaaS jne.) Tämähän on osa yleisempää palvelullistumisen trendiä. Datan arvo on huomattu hankintayksiköissä ja uskon, että datan merkitys kasvaa entisestään myös ICT-hankinnoissa. Datan omistajuus näkyy jo nyt haasteena pilvipalvelujen hankinnassa. Robotiikasta, IoT:stä (Internet of Things) ja tekoälystä puhutaan paljon, myös hankintojen yhteydessä, mutta se ei näy vielä kuitenkaan hankintojen arjessa – kenties tulevaisuudessa?
Tarvitsetko apua ICT-hankinnoissa tai -sopimuksissa?
Me PTCS:llä olemme kokeneita avustamaan asiakkaitamme ICT-hankintojen kilpailuttamisessa ja ICT-sopimuksiin liittyvissä asioissa. Voimme esim. tarkastaa valmistelemasi asiakirjat, neuvoa ja sparrata. Tarjoamme myös sopimuspalvelua eli sopimuksen valvontaa, ks. lisätietoja täältä. ICT-hankintoihin erikoistuneet asiantuntijamme hoitavat myös ICT-hankintoihin liittyvät oikeudenkäynnit ja sopimusriidat, ks. lisää täältä.
Kaipaatko koulutusta ICT-hankinnoista?
ICT-hankinnoista kiinnostuneille suosittelemme Julkisen hallinnon ICT-hankinnat ja -sopimukset -koulutusta (Helsinki 3.3.2020 ja 1.4.2020) sekä Näin kilpailutat pilvipalveluja -webinaaria (15.5.2020).
Katso koko koulutustarjontamme täältä.
Kirjoittaja on OTM Sara Taivainen, joka työskentelee PTCS:llä asiantuntijana. Juttuun haastateltu asiantuntija, VT Merja Kortesuo on hankintojen ja sopimusjuridiikan monipuolinen ammattilainen, jolle ICT-hankinnat ovat tuttua kenttää.
Tags: ICT-hankinnatJulkiset hankinnatJulkiset-tietopalveluNeuvottelumenettelyt