Vaatimusten määrittely erityyppisissä ICT-hankinnoissa

Miksi vaatimusten määrittäminen on ICT-hankinnoissa niin vaikeaa? Vaatimusten tulisi olla riittävän yksityiskohtaisia – toisaalta ei tulisi rajata vaihtoehtoja niin, että vain yksi tietty tuote tai ratkaisu täyttää vaatimukset. ICT-hankinnoissa joudutaankin käyttämään hyvin erilaisia ja erityyppisiä vaatimuksia hankinnan kohteen mukaan.

Valmisohjelmistot

Kun hankitaan valmisohjelmistoja, joudutaan yleensä määrittelemään sekä pakollisia että pisteytettäviä teknistoiminnallisia vaatimuksia. Pakolliset vaatimukset ovat usein kyllä/ei-tyyppisiä vaatimuksia, joilla pyritään kattamaan hankinnan kohde siten, että saadaan ainakin oikeantyyppisiä tarjouksia. Pisteytettävissä vaatimuksissa voidaan niin ikään käyttää kyllä/ei-tyyppisiä vaatimuksia, ja lisäksi erilaisia ilmoitettavia ja pisteytettäviä arvoja sekä arvioitavia selvityksiä.

Näiden lisäksi olisi usein tarve arvioida tarjotun ratkaisun helppokäyttöisyyttä, mutta sen arviointi on kuitenkin usein melko työlästä ja aikaa vievää. Tämän vuoksi käytännön syistä arviointia ei usein tehdä. Jos kuitenkin helppokäyttöisyyttä arvioidaan, tulisi sille antaa vertailussa riittävän suuri painoarvo, jotta ei päädytä tilanteeseen, jossa tehdään suuri työ pienen laatupiste-eron aikaansaamiseksi, vaikka käytännössä kilpailutuksen ratkaisee hinta.

Jatkuvat palvelut

Kun hankitaan jatkuvia palveluita, tulisi yleensä määritellä palvelutasovaatimukset. Esimerkiksi JHS174-palvelutasoluokituksesta saa tukipalveluiden palvelutasojen määrittelyyn hyvää tukea.

JHS 174:ssä ei ole ylläpidon määrittelyitä, ja usein näitä joudutaankin määrittelemään tapauskohtaisesti riippuen esimerkiksi siitä, onko ohjelmiston oikeuksien haltija toimittaja tai palveluntuottaja, vai ehkä jokin kolmas taho. Jos ylläpitopalvelut kohdistuvat kolmannen osapuolen valmisohjelmistoon (valmisohjelmistosta räätälöity tilaajan sovellus), joudutaan usein harkitsemaan, miten tapahtumia eskaloidaan valmisohjelmiston tuottaneelle taholle.

Neuvottelumenettelyjä käyttämällä voidaan usein lievittää vaatimusten ja palvelutasojen oikean määrittelyn vaikeutta ja nostaa määrittelyjen tasoa. Voidaankin sanoa, että neuvottelumenettelyjen käyttö on ICT-hankinnoissa suositeltavaa (toki hankintalain asettamissa rajoissa).

SAAS-palveluissa ei yleensä määritellä vaatimuksia ylläpidon osalta erikseen, vaan vaatimukset kohdistetaan käytettävyyteen ja tukeen. Käytettävyydessä ei tällöin yleensä ole tarvetta erotella käyttöpalveluita ja ylläpitoa erikseen, vaan voidaan lähteä määrittelemään esimerkiksi käytettävyysprosentti ja maksimikatkot koko SAAS-palvelulle.

Tilaajan sovellukset ja toimitusprojektit

Hankittaessa tilaajan sovelluksia tulee kiinnittää huomioita vaatimusten lisäksi toimitusprojektiin. Melko tyypillinen lähtökohta projektille on, että aikataulu on hyvin tiukka ja tilaajan projektiin kohdistamat resurssit, yleensä henkilötyöpäivät, htp, ovat niukkoja.

Projektointia suunniteltaessa ei tulisi pitää itsestään selvänä lähtökohtana, että projekti onnistuu. Epäonnistuminen tulisi huomioida realistisena vaihtoehtona ja pohtia, miten se voidaan estää ja mitä sen estäminen vaatii.

Projektin valvontaan tulisi tilaajan puolelta kiinnittää huomiota ja resursseja siinäkin tapauksessa, että päävastuu on toimittajalla. Lisäksi tilaajalla tulisi olla valmius puuttua poikkeamiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tilaajan tulee tarvittaessa myös reklamoida heti kun aihetta on, sillä reklamaatioiden puuttuminen voidaan toisinaan katsoa tilanteen hyväksymiseksi. Usein reklamaatioiden puuttuminen myös pitkittää ja mutkistaa asioiden selvittelyä. Tilaajan toiminnan tulee keskittyä projektin onnistumisen varmistamiseen, tai riittävän aikaiseen ja nopeaan projektin päättämiseen ja toimituksesta irtautumiseen.

Vastaanotto on projektitoimituksissa tärkeä vaihe, joka on usein määritelty hieman epätarkasti. Projektin vastaanoton kuvaamista ei kannata jättää pelkästään vakioehtojen varaan. Vastaanotossa on tärkeää määritellä ainakin seuraavat asiat:

  • millä kriteereillä toimitus hyväksytään tai hylätään;
  • missä ajassa hyväksymistestaus on tehtävä;
  • miten menetellään, jos toimitus ei läpäise hyväksymistestausta, sekä
  • mistä ajasta mahdollinen viivästyssakko lasketaan.

Selkeiden vastaanottomenettelyjen merkitystä ei kannata aliarvioida!

Lisätietoja:

PTCS:n asiantuntijat ICT-hankinnoissa:

Tapio Lahtinen

Annamari Kontio

Milla Koivisto

Aarne Kumlin

Jouni Jääskinen

Mirjam Isoranta

Irene Usano

 


Arkisto: Vaatimusten määrittely erityyppisissä ICT-hankinnoissa