Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä PTCServices Oy:llä

PTCServices Oy:llä on sekä yhteisö- että yritysasiakkaita ja muita kontakteja, joiden henkilötietoja käsittelemme huolellisesti ja turvallisesti tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joilla PTCS:llä käsitellään ja säilytetään kertyviä henkilötietoja.

Tietosuojaselosteeseen sisältyy PTCS:n asiakas- ja markkinointirekisterin seloste. Siinä kuvataan henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa niiden käsittely perustuu PTCS:n oikeutettuun etuun ja asiakassuhteeseen. 

Tietosuojaseloste sisältää tietoa rekisteröidyn oikeuksista, tietoturvasta ja evästeistä.

Rekisteriin on koottu rekisteröityjen henkilöiden yksilöintitiedot, jotka ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

• Etu- ja sukunimi
• Tehtävänimike, vastuualue, päätöksentekotaso
• Onko henkilö Cloudia-käyttäjä
• Yhteystiedot: laskutusosoite, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Organisaatio: nimi, y-tunnus, paikkakunta/alue, onko organisaatio erityisalojen hankintayksikkö, toimiala
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: asiakasnumero, ajankohdat, tilatut toimeksiannot/palvelut, reklamaatiot, annetut asiakaspalautteet sekä muu asiakasviestintä
• Asiakkuuskategoria
• Rekisteröidyn itse ilmoittamat ja palveluiden käytöstä pääteltävät tiedot ja kiinnostuksen kohteet
• PTCS:n järjestämään apahtumaan tai koulutukseen osallistumiseen liittyvä tunnistetieto ja henkilön luovuttamat muut tiedot (esim. erityisruokavalio, jos tilaisuus sisältää tarjoiluja)
• Käyttäjätunnus ja salasana maksulliseen Julkiset.fi-tietopalveluun. Käyttäjät voivat vaihtaa järjestelmän antaman salasana itse haluamakseen.
• Käyttäjätunnus ja salasana PTCS:n verkkokoulutuksiin

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

PTCServices Oy
Simonkatu 12 A 7, 00100 HELSINKI

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marja-Leena Pekonen
markkinointisuunnittelija
PTCServices Oy
puh. 050 564 4182
marja-leena.pekonen@ptcs.fi

Rekisterin nimi

PTCServices Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu joko asiakassuhteeseen (asiakastoimeksiannot sekä koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuminen), muuhun henkilön antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on asiakkuuden hoitaminen, liiketoiminnan kehittäminen sekä yrityksen palveluiden ja koulutusten markkinointi hankintojen parissa työskenteleville henkilöille. Henkilötietojen käsittelyä em. tarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja-asetuksen resitaali, kohta 47).

PTCS voi käsitellä tässä rekisterissä olevia henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen.

PTCS käyttää asiakastietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa PTCS:n lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan ainakin ne asiakkaan tiedot, jotka asiakas on antanut uutiskirjeen tilaamisen, koulutukseen ilmoittautumisen ja osallistumisen ja asiakkuuden käynnistymisen yhteydessä sekä asiakkuuden aikana. Rekisteriin tallennetaan myös PTCS:n lisäämät tai päivittämät tiedot.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Tehtävänimike, vastuualue, päätöksentekotaso
• Onko henkilö Cloudia-käyttäjä
• Yhteystiedot: laskutusosoite, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Organisaatio: nimi, y-tunnus, paikkakunta/alue, onko organisaatio erityisalojen hankintayksikkö, toimiala
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: asiakasnumero, ajankohdat, tilatut toimeksiannot/palvelut, reklamaatiot, annetut asiakaspalautteet sekä muu asiakasviestintä
• Asiakkuuskategoria, (kun määritelty)
• Rekisteröidyn itse ilmoittamat ja palveluiden käytöstä pääteltävät tiedot ja kiinnostuksen kohteet
• Markkinointitapahtumaan tai -kampanjaan tai koulutukseen osallistumiseen liittyvä tunnistetieto ja henkilön luovuttamat muut tiedot (esim. erityisruokavalio, jos tilaisuus sisältää tarjoiluja)
• Käyttäjätunnus ja salasana JulkiSet-palveluun. Käyttäjät voivat vaihtaa järjestelmän antaman salasanan itse haluamakseen.
• Käyttäjätunnus ja salasana PTCS:n verkkokursseille

Tietoja säilytetään asiakassuhteen tai uutiskirjeen tilauksen ajan tai kunnes asiakas poistaa sähköpostiosoitteensa uutiskirjeiden jakelulistalta (LianaMailer) tai pyytää poistamaan tietonsa asiakas- ja markkinointirekisteristä tai kun sähköpostiosoite lakkaa toimimasta. 

Koulutusten ilmoittautumistietojen säilytysaikaan sovelletaan tapahtumahallintajärjestelmässä olevien tietojen suhteen kirjanpitolakia (10 §), joka on vähintään kuusi vuotta sen tilikauden (vuoden) lopusta, jonka aikana koulutus on päättynyt.

Koulutusten tallenteita säilytetään maksimissaan 6 vuoden ajan. Koulutustallenteista jaamme koulutusosallistujille noin viikon mittaisen katseluoikeuden ja tämän jälkeen tallenteita käytetään PTCS:n henkilöstön kouluttamiseen. Tallenteita säilytetään Vimeo-palvelussa ja PTCS:n MS SharePoint365:ssä.

Yhteistyökumppanit, joiden tuottamissa tai ylläpitämissä järjestelmissä tai ohjelmissa asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia tietoja käsitellään: PTCServices Oy, Frendy (MS-tuotteet), Liana Technologies Oy (Postiviidakko) (kuten muun muassa uutiskirjeet, kutsut tapahtumiin asiakastyytyväisyyskyselyt sekä koulutusten markkinointiviestit), Eventilla Oy (tapahtumanhallintajärjestelmä), Arts&Minds Oy, Poutapilvi Oy ( julkiset.fi, sisällön tekninen toteutus), Kuuki Marketing Lab Oy (pts.fi, wordpress) Moonhill Oy (ptcs.fi, palvelimet) Tilitiimi T & M Oy (taloushallinto), Caduseus Oy (asiakas- ja laskutustiedot sekä markkinoinnin jakelulistat), Heeros Oyj (asiakas- ja laskutustiedot), Eventgarden Oy (striimauspalvelu tapahtumissa), Prospectum Oy (Viestiseinä ja striimaus tapahtumissa), Pinpops Oy (tapahtumien nimikortit), Avidly (verkkokurssit) ja Vimeo.com Inc (videotallenteet). 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään tai PTCS:n yhteistyökumppaneilta tai yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä. 

Henkilötietoja lisätään ja päivitetään asiakas- ja markkinointirekisteriin yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, toimeksiantojen, uutiskirjeen tilaamisen sekä koulutustilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen perusteella, verkkokurssin oston yhteydessä tai sovittujen tapaamisten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

Tietojen luovutus ja siirto

Koulutusten ja tapahtumien osalta osallistujatietoja (nimi, tehtävänimike, organisaatio) voidaan jakaa ulkopuolisille puhujille oman puheenvuoron suunnittelua varten. Suppea osallistujalista (nimi, organisaatio) voidaan jakaa muille koulutusosallistujille, jolloin ryhmällä on tiedossa, ketkä muut osallistuvat kyseiseen tilaisuuteen. 

PTCS voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi PTCS:n yhteistyökumppaneille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Asiakastoimeksiantojen henkilötietojen käsittelijänä toimiminen

PTCS toimii asiakastoimeksiannoissaan henkilötietojen käsittelijänä ja tällöin rekisterinpitäjänä toimii asiakas, joka laatii henkilötietojen käsittelystä tästä selosteesta erillisen tietosuojaselosteen. 

Asiakas- ja markkinointirekisteriä koskevat muut tiedot

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla info@ptcs.fi.

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidylle voidaan hänen pyynnöstään toimittaa kaikki hänestä rekisteröidyt tiedot sähköpostitse tai postitse. 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä ja luovuttamista suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun sähköpostilla info@ptcs.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen, allekirjoitettu tarkastuspyyntö lähetetään osoitteeseen

PTCServices Oy, Simonkatu 12 A 7, 00100 HELSINKI.
Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö.

Tarkastuspyynnössä tulee mainita:

• nimi
• rekisterin nimi
• osoitetiedot
• puhelinnumero

Rekisterien suojaus ja tietoturva

PTCS:n rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

Henkilötietoja käsittelevät vain PTCS:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat PTCS:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä PTCS:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Etäkoulutukset

Käytämme etäyhteyksin järjestettävissä koulutuksissa (webinaarit) seuraavia järjestelmiä:

• Microsoft Teams -kokoukset

PTCS:n Teams-koulutustilaisuudet yleensä tallennetaan, ja osallistujat saavat tallenteeseen katseluoikeuden viikoksi koulutustilaisuuden jälkeen. Näin osallistuja pääsee kertaamaan kurssin asioita jälkikäteen. PTCS:n koulutuskalenterissa kyseisen kurssin kuvauksessa kerromme, onko koulutuksesta saatavissa tallenne. Liittymällä mukaan Teams-kokoukseen osallistuja antaa suostumuksensa tallenteeseen.

Tallenteelle voivat päätyä seuraavat tiedot osallistujasta:

• Nimi, jota osallistuja käyttää Teamsissa
• Mahdollinen profiilikuva
• Videokuva, jos osallistuja pitää web-kameraa päällä
• Ääni, jos osallistuja pitää mikrofonia päällä

Usein koulutustilaisuuden alussa koulutustilaisuuden vuorovaikutteisuuden lisäämiseksi pidämme osallistujien esittäytymiskierroksen, jonka yhteydessä pyydämme avaamaan osallistujia mikrofonin ja web-kameran. Esittäytyminen ei ole pakollista, vaan täysin osallistujan päätettävissä. Koulutustilaisuuden tallennus aloitetaan vasta esittäytymiskierroksen jälkeen.

Yksityisyydensuojan vuoksi suosittelemme osallistujille taustakuvan käyttöä web-kamerassa, jotta kodin tai työpisteen ympäristö ei näy kuvassa. Mikrofonin mykistäminen estää äänien kuulumisen muille kokousosallistujille ja päätymisen tallenteelle. Osallistuja voi myös halutessaan pitää web-kameran ja mikrofonin suljettuna koko koulutuksen ajan.

Lisätietoja Microsoft 365 -pilvipalvelujen (esim. Teams) tietosuojasta voit lukea täältä.

Palvelimet sijaitsevat EU-alueella.

Viestiseinä-palvelu Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa

Käytössämme PTCS:n Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa on Prospectum Oy:n Viestiseinä-palvelu. Palveluun sisältyy chat-toiminto, jonka kautta osallistujat voivat halutessaan esittää kysymyksiä ja osallistua keskusteluun. Palvelu sisältää myös erillisen äänestystoiminnon. Kaikki syötetyt tiedot, kuten viesti ja nimi/nimimerkki sekä äänestyksessä valittu vastausvaihtoehto poistetaan Viestiseinä-palvelusta viikon kuluttua tilaisuuden päättymisestä. PTCS voi tallentaa viestit ja äänestysten tulokset ilman tunnistetietoja toimintansa kehittämistä varten.

Verkkokoulutukset

PTCS:n verkkokoulutukset ja verkkokauppa ovat sivustolla elearning.ptcs.fi

PTCS tallentaa tallentaa käyttäjätunnuksen sekä oston yhteydessä käyttäjän antamat laskutustiedot.

Lisäksi järjestelmä (WordPress) tallentaa seuraavat tiedot.

• käyttäjäprofiili: käyttäjätunnus, tilatut kurssit
• käyttäjän yhteystiedot
• käyttäjän opiskeludata: kurssin suoritus, tehtävien vastaukset ja niihin käytetty aika
• käyttäjän lokitiedot

Opiskeludataa säilytetään 365 päivää. Käyttäjäprofiilin tiedot jäävät järjestelmään, kunnes käyttäjä pyytää ne poistamaan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. 

Evästekäytännöt

Tästä pääset tutustumaan ptcs.fi-sivuston evästeitä koskevaan selosteeseen täällä.