Kilpailullinen neuvottelumenettely NIPT-testausprosessin hankinnassa – Case HUS Diagnostiikkakeskus

HUS Diagnostiikkakeskuksen NIPT-testaukseen käytettävän järjestelmäkokonaisuuden hankinta käsitti testauksessa käytettävät laitteet ja niiden huoltosopimukset sekä näytteiden analysoinnin tarvikkeet. Kyseessä oli Suomessa poikkeuksellinen hankinta, jota PTCServices Oy:n asiantuntija Jarkko Palokangas oli mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa. Jarkko avaa tässä tekstissään, miksi menettelyksi valittiin harvoin käytetty kilpailullinen neuvottelumenettely. Ja, miten koko prosessi sujui menettelyn valinnasta aina tarjouksen valintaan asti.

Hankinnan vaiheet

Markkinakartoitus

Hankinnan kohteena oli NIPT-testausmenetelmä, jossa odottavan äidin verinäytteestä tutkitaan äidin vereen päässyttä sikiöperäistä DNA:ta kromosomihäiriöiden löytämiseksi. Hankintayksikkö ei mielestään pystynyt riittävän selkeästi määrittelemään harvinaista hankinnan kohdetta, joten ennen tarjouspyynnön laatimista päädyttiin tekemään markkinakartoitus. Markkinakartoitus osoitti, että toimijoiden tarjoamien laitteistojen määrä ja ominaisuudet sekä näytemäärien skaalautuvuus erosivat toisistaan huomattavasti. Lisäksi osa markkinoilla olevista ratkaisuista olisi vaatinut kokonsa ja määränsä puolesta muutoksia laitteistolle suunniteltuihin tiloihin. Ratkaisut poikkesivat toisistaan niin merkittävästi, ettei hankinnan ehtoja ja vähimmäisvaatimuksia pystytty asettamaan niin, että tarjoajat olisivat pystyneet tekemään vertailukelpoisia tarjouksia. Lähtökohdat tarjouspyynnön tekemiselle olivat siis kohtalaisen mutkikkaat.

Hankintamenettelyn valinta

Hankinnan monimutkaisuuden vuoksi sen toteuttamista avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei pidetty realistisena. Sen sijaan edellytykset neuvotteluihin perustuvan menettelyn käyttämiselle täyttyivät.

Seuraavaksi hankintayksikön oli arvioitava, toteutettaisiinko hankinta tavanomaisena neuvottelumenettelynä vai kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Tavallisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelut perustuvat alustaviin tarjouksiin. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tavoitteena on neuvottelujen avulla kartoittaa ne tarjoajat, joilla on parhaat edellytykset antaa hankintayksikön tarpeisiin sopiva tarjous. Edellytykset kummankin neuvottelumenettelyn käyttämiselle ovat samat, joten oli hankintayksikön harkintavallassa ratkaista, kumpi menettelyistä vastaisi parhaiten hankintayksikön tarpeita.

Lopulta menettelyksi valittiin harvoin käytetty kilpailullinen neuvottelumenettely, koska kuten aiemmin todettiin, hankintayksikön asettamat vaatimukset olivat vielä siinä määrin ”hataralla pohjalla”, ettei niiden perusteella pystytty laatimaan alustavaa tarjouspyyntöä.

Hankintailmoituksen julkaiseminen

Seuraavassa vaiheessa hankintayksikkö julkaisi hankintailmoituksen, jossa se määritteli tarpeensa ja alustavat vähimmäisvaatimuksensa hankinnan kohteelle. Hankintailmoituksessa ei haluttu asettaa tiukkoja vaatimuksia, koska lopullinen ratkaisu ei ollut ns. kiveen hakattu. Hankinnan lopullisen toteutuksen yksityiskohdat, vaatimukset ja sopimusehdot haluttiin pitää mahdollisimman avoimina, jotta käytyjen neuvottelujen kautta löydettäisiin paras mahdollinen tapa toteuttaa tämä vaativa ja harvinainen hankinta. Hankittavan kokonaisratkaisun oli kuitenkin täytettävä tietyt lainsäädännön asettamat kriteerit.

Hankintailmoituksen yhteyteen laadittiin myös hankekuvaus tarkentamaan tavoitteita ja hankinnan sisältöä. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin alustava aikataulu ja asetettiin hinta-laatusuhteen vertailuperusteet. Ilmoituksessa kerrottiin ehdokkaiden valintaperusteet ja kuvattiin tarjoajavalintaa koskeva menettely siinä tapauksessa, että ehdokkaita ilmoittautuisi mukaan menettelyyn useampia, kuin hankintayksikkö oli hankintailmoituksessa määritellyt.

Tarjoajien valinta

Kaksivaiheisissa menettelyissä tarjoajiksi valittavien ehdokkaiden valintaprosessi on hyvin kriittinen vaihe lopputuloksen onnistumisen näkökulmasta. Koska neuvottelujen tarkoituksena on löytää kilpailutukseen mukaan markkinoiden parhaat toimijat, kiinnitettiin hankinnassa tarjoajien valintakriteereihin erityistä huomiota. NIPT-prosessissa käytettävät menetelmät kehittyvät jatkuvasti, joten oli tärkeää saada mukaan sellaiset toimittajat, joilla oli jo kokemusta vastaavanlaisista järjestelmistä. Soveltuvuusvaatimuksia ei kuitenkaan haluttu asettaa liian tiukoiksi, ettei vaatimuksilla rajattaisi tarjouskilpailusta uusia potentiaalisia toimittajia, joiden markkina-asema oli vasta vakiintumassa. Soveltuvuuskriteereissä annettiin mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun myös ryhmittymänä.

Hankintailmoituksen perusteella saatiin yhteensä kolme osallistumishakemusta keskeisiltä markkinatoimijoilta. Kaikkien kolmen todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset, joten he kaikki pääsivät mukaan neuvotteluvaiheeseen.

Kilpailullisen hankintamenettelyn kulku

Neuvotteluvaihe

Yksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn eduista tavalliseen neuvottelumenettelyyn verrattuna on ajan säästäminen, koska alustaville tarjouksille asetettua 25 päivän määräaikaa ei tarvitse noudattaa. Hankintalain mukaan ”hankintayksikön on käytävä neuvotteluja siihen saakka, kunnes se on valinnut ne ratkaisumallit, joilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet”. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvotteluihin voi kuitenkin kulua enemmän aikaa kuin ”normaalissa” neuvottelumenettelyssä ja ajallinen säästö näiden menettelyjen välillä voi lopulta olla näennäinen.

NIPT-prosessin hankinnassa tarjoajiksi valituille ilmoitettiin hankekuvauksessa neuvottelukierrosten suunnitelluksi määräksi neljä. Neuvottelut toteutettiin niin, että mukaan valitun kolmen tarjoajan kanssa käytiin kahdenkeskiset neuvottelut englannin tai suomen kielellä, koska tarjouskilpailuun osallistui tarjoajia eri puolilta Eurooppaa.

Kahdenkeskisiin neuvotteluihin varattiin aikaa saman verran jokaisen tarjoajan osalta. Tapaamiset aloitettiin tarjoajan ratkaisun yleisesittelyllä. Tästä edettiin hankinnan kohteeseen sekä hinnoittelulogiikkaan. Lopuksi käytiin läpi sopimusehdot, jotka ovat ainakin oman kokemukseni perusteella hankalin aihe. Hankintayksikkö teki neuvottelujen aikana jatkuvasti muokkauksia ja muutoksia lopulliseen tarjouspyyntöön käytyjen neuvottelujen perusteella.

Varsinaisten neljän kierroksen jälkeen järjestettiin lisäksi sähköpostitse ylimääräisiä neuvottelukierroksia etäyhteydellä. Aikatauluista pystytiin sopimaan kaikkien osapuolien kanssa joustavasti, koska etänä käytyjen neuvottelujen ansiosta matkustamiseen kuluvaa aikaa ei tarvinnut ottaa huomioon.

Tarjouspyynnön laatiminen käytyjen neuvottelujen pohjalta

Tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella kaikkien kolmen tarjoajan ratkaisut onnistuttiin kartoittamaan hyvinkin tarkasti ja lopullinen tarjouspyyntö pystyttiin työstämään.

Tarjouspyynnössä hinnan painoarvoksi asetettiin hankintailmoituksessa ilmoitetun mukaisesti 80 % ja laadun 20 %. Lopullisessa tarjouspyynnössä käytetty hinnoittelumalli antoi tarjoajille mahdollisuuden tehdä tarjouksensa lukemattomin eri tavoin. Vertailuhintana käytettiin yhden testatun näytteen hintaa. Tähän hintaan sisältyivät mahdollisten tilamuutosten kustannukset, näytteiden testaamiseen tarvittavien tarvikkeiden kustannukset sekä huollon kustannukset.

Laatua puolestaan arvioitiin sen osalta, kykenikö tarjoaja tarjoamaan NIPT-testauspalvelua mahdollisten laiterikkojen varalle. Lisäksi laatupisteisiin vaikutti ilmoitettua vähimmäisvaatimusta pitempi takuuaika.

Miten tarjouskilpailussa kävi?

Hankintaprosessissa mukana olleista tarjoajista kaksi pystyi lopulta jättämään tarjouspyynnön mukaiset ja keskenään vertailukelpoiset tarjoukset. Näistä kahdesta NIPT-prosessin toteuttajaksi valittiin Perkin Elmer Finland Oy. Kilpailutuksen voittajan kanssa solmitussa sopimuksessa huomioitiin kansainvälinen tutkimustieto, jonka perusteella NIPT-testauksien määrät voivat olla merkittävässä kasvussa tulevaisuudessa. Tämän tiedon perusteella hankintayksikkö arvioi, että sen on mahdollista saavuttaa jopa 4,25 miljoonan euron laskennallinen säästö neljän vuoden sopimuskauden aikana, mikäli sen hankintamäärät nousisivat tutkimustiedon mukaisesti sopimuksessa ilmoitetulle enimmäistasolle.

Kilpailullisesta neuvottelumenettelystä saatuja oppeja

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn läpiviemiseen on syytä varata valmisteluvaiheen jälkeen vähintään kuusi kuukautta aikaa. Lisäksi hankinnan valmisteluun mahdollisesti liittyvään markkinakartoitukseen tarvittava aika on laskettava vielä tämän päälle. NIPT-casessa neuvotteluja käytiin helmikuusta 2022 saman vuoden kesäkuuhun eli hyvin tiukalla aikataululla.

Valitun kilpailullisen neuvottelumenettelyn etuna tässä case-esimerkissä oli avoimeen menettelyyn verrattuna se, että toimittajien kanssa käydyt keskustelut lisäsivät hankintayksikön tietämystä hankittavasta ratkaisusta ja keskeisistä toimittajista. Keskustelut tarjoajien kanssa auttoivat hankintayksikköä hahmottamaan tarkemmin, miten hankinta voidaan toteuttaa parhaalla mahdollisella tavalla. Neuvottelujen avulla myös toimittajat ymmärsivät paremmin hankintayksikön tarpeet ja löysivät uniikkejakin ratkaisuja vastaamaan hankintayksikön tarpeisiin. Menettelyn aikana käydyt neuvottelut loivat myös hyvät edellytykset sopimusaikaiselle yhteistyölle, koska sopijapuolet olivat käytyjen neuvottelujen myötä jo tutustuneet toisiinsa.

Mietityttääkö suunnitteilla olevan kilpailutuksesi menettelyn valinta? – Me autamme.

Kun tarvitse apua missä tahansa julkisia hankintoja koskevassa kysymyksessäsi lähetä viesti info@ptcs.fi.