Julkisten hankintojen hyviä käytäntöjä ja onnistuneita hankintoja
Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2020
Julkisten hankintojen hyviä käytäntöjä ja onnistuneita hankintoja on käsitelty muun muassa julkisten hankintojen neuvontayksikön podcastissa.
Onnistunut markkinavuoropuhelu
Hankinnan hyvä valmistelu nousee usein esille, kun mietitään, miksi jokin hankinta on ollut erityisen onnistunut. Hankintayhdistyksen seminaarissa saatiin esimerkiksi kuulla kokemuksia kalustehankinnasta, jossa osana valmistelua oli käyty teknistä vuoropuhelua hankintayksikön ja toimittajien kesken.
Hankintayksikkö oli lähettänyt hankintaan liittyviä asiakirjoja, kuten hankinnan kohteen teknisen kuvauksen, kommentoitavaksi toimittajille. Tällainen vuoropuheluhan on sinänsä usein käytetty keino hankkia ymmärrystä siitä, millainen markkinoiden tarjonta on. Usein kuitenkaan ”vuoropuhelu” ei ole kaksisuuntaista, ajatusten vaihtoon tähtäävää toimintaa, vaan pelkistyy siihen, että hankintayksikkö lähettää hankinta-asiakirjoja toimittajien kommentoitavaksi ja sitten lukee saamansa kommentit.
Tämän kalustehankinnan valmistelussa vuoropuhelu tehtiin niin, että hankintayksikkö kävi aidosti vuoropuhelua toimittajien kanssa: toimittajilta saatuihin kommentteihin vastattiin ja esitettiin toimittajille niiden pohjalta lisäkysymyksiä, joihin toimittajat vastasivat. Vuoropuhelun lopuksi hankintayksikkö vielä kertoi, mihin ratkaisuun se oli toimittajien kommenttien perusteella päätynyt ja miksi. Sekä hankintayksikkö että toimittajat kokivat tällaisen vuoropuhelun hyvin mielekkääksi – se lisäsi ymmärrystä puolin ja toisin ja johti hyvään hankintaan. Hyvä käytäntö hankinnan valmisteluun siis!
Lisätietoa onnistuneesta markkinavuoropuhelusta saat myös PTCS:n blogista: Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa?
Laadun testaaminen
Laadusta ja sen arvioinnista puhutaan usein. Laadun arvioiminen tuotteita testaamalla voi joskus olla hyvinkin konkreettista, kuten Olympiastadionin penkkien hankinnassa, josta myös Hankintayhdistyksen seminaarissa kerrottiin. Stadionin 36 000 penkkiä joutuvat kovalle koetukselle ja niiden kestävyys haluttiin varmistaa. Niinpä hankintayksikkö järjesti osana laadun arviointia ”huligaanitestin”, jossa vankkarakenteinen testaaja hyppi penkeillä. Näin saatiin konkreettinen testitulos penkkien kestävyydestä. Kun tätä käytettiin osana laadun arviointia, päästiin hyvään lopputulokseen – onnistunut hankinta!
Dynaaminen puitejärjestely – uusi hankintamenettely
Kansallisissa hankinnoissa ja esimerkiksi sote-hankinnoissa kannattaa hyödyntää hankintalain niissä tarjoamat joustot. Hankintayksikkö voi vaikkapa innovoida hankintaansa oman hankintamenettelyn, jos hankintalain tarjoamat menettelyt eivät vaikuta juuri kyseiseen hankintaan sopivilta. Näin tehtiin lastensuojelupalveluja koskevassa hankinnassa. Ongelmana lastensuojelupalvelujen hankinnoissa oli aikaisemmin ollut se, että kaikkia potentiaalisia toimittajia ei saatu kilpailutuksissa valittua puitesopimustoimittajaksi. Tämä johti siihen, että palveluja jouduttiin ostamaan myös muilta toimittajilta suorahankintoina. Hankintayksikkö kehitti hankintaa varten oman hankintamenettelyn, ns. dynaamisen puitejärjestelyn. Dynaamisessa puitejärjestelyssä hankinta avataan sopimuskauden aikana uusille toimittajille ja toimittajille, jotka eivät ole tulleet aikaisemmin valituiksi. Lisäksi jo valitut toimittajat voivat dynaamisen puitejärjestelyn avaamisen yhteydessä tarjota uusia toimintayksiköitä ja niille osa-alueille, joille heitä ei aikaisemmin ole valittu toimittajaksi. Kansallisissa hankinnoissa ja sote – hankinnoissa ei siis kannata jumiutua aikaisempiin toimintatapoihin, vaan kannattaa hyödyntää hankintalain tarjoamat joustot. Hyvä käytäntö on valita hankintamenettely, jolla parhaiten varmistetaan hankinnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n toimitusjohtaja OTK Saila Eskola.
Vuosien saatossa PTCS:n hankintapioneereille on kertynyt mittava määrä osaamista hyvistä käytännöistä julkisissa hankinnoissa. Jos kiinnostuit kuulemaan lisää hyvistä käytännöistä ja asiantuntijapalveluistamme, olethan meihin yhteydessä! ähetä viestiä info@ptcs.fi tai täytä Tarjouspyyntölomake.
