Miksi täsmennyspyyntö kannattaa ottaa osaksi hankkijan työkalupakkia?
Olet varmaan tarjouksia tarkastaessasi törmännyt tilanteisiin, joissa tarjousta rasittaa vain jokin pieni puute tai epätarkkuus. Esimerkiksi allekirjoitus saattaa puuttua tai tarjoaja on tehnyt selvän pilkkuvirheen hinnoittelussa. Tällaisissa tapauksissa kannattaa ehdottomasti tehdä tarjoajalle täsmennyspyyntö, ettei muutoin hyvä tarjous suotta menisi hukkaan.
Hankintalain 74 §:n mukaan annetut tarjoukset ovat lähtökohtaisesti lopullisia, mutta niihin voidaan tarvittaessa pyytää täsmennystä. Täsmennyspyynnön tekeminen on siis hankintayksikön oikeus ja joskus myös velvollisuus. Voit siis tarvittaessa pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tarjouksessa annettuja tietoja tai liitteenä olevia asiakirjoja antamassasi määräajassa. Täsmennyspyynnön sisällön kanssa pitää kuitenkin olla tarkkana. Esimerkiksi olennaisia virheitä ja puutteita et voi pyytää korjaamaan. Täsmennyspyyntö ei myöskään saa parantaa tai muuttaa tarjousta. Tämä koskee myös tarjoajan antamaa täsmennystä. Ikävä kyllä, jos näin käy, sinun on lain mukaan suljettava tarjoaja kisan ulkopuolelle.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun periaate edellyttää, että sinun on pyydettävä täsmennystä kaikilta tarjoajalta, joiden tarjouksissa on virheitä tai epätarkkuuksia. Jos useissa saamissasi tarjouksissa on samankaltaisia virheitä, eivät tarjoukset luonnollisesti ole keskenään vertailukelpoisia. Tässä tilanteessa sinun on syytä selvittää, ovatko hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esittämäsi vaatimukset ja ohjeet niin selkeitä, että niiden perusteella ylipäätään on mahdollista saada keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.
Täsmennyspyyntö vai tarjouksen hylkääminen?
Eteesi voi tulla tilanteita, joissa on epäselvää, voidaanko tarjouksessa olevat puutteet korjata täsmentämisellä vai onko sinun hylättävä tarjous. Täsmentämistä kannattaa harkita aina tilannekohtaisesti. Esimerkiksi, jos tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain mukaisista, pakollisista poissulkemisperusteista, ei tätä voida korjata täsmentämällä. Sama pätee tilanteessa, jossa tarjoaja ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuusvaatimuksia esimerkiksi taloudellisten voimavarojensa osalta tai tarjottu tuote ei täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Entä, jos tarjouksesta puuttuu liite, joka itsessään ei vaikuta tarjousten vertailuun? Tai, jos jonkin soveltuvuusvaatimuksen täyttyminen on tulkinnanvaraista? Näissä tilanteissa sinun kannattaa pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan. Kun olet saanut tarjoajalta täsmennetyt tiedot, on tärkeää selvittää, parantaako tai muuttaako annettu täsmennys alkuperäistä tarjousta sillä tavoin, että se on suljettava pois hankintamenettelystä.
Hankintaprosessin keskeyttäminen tai menettelyn vaihtaminen
Täsmennyspyynnön avulla voit pyytää tarjoajia korjaamaan vain epäolennaisia puutteita, joten se ei suinkaan sovellu kaikkiin tilanteeseen. Esimerkiksi, jos monet saamistasi tarjouksista eivät vastaa sitä, mitä tarkoitit, voi olla viisasta keskeyttää koko hankintaprosessi. Keskeyttäminen lienee paras menettelytapa myöskin silloin, jos vain yksi saamistasi tarjouksista täyttää vaatimukset eikä vertailua voida tehdä.
Aina ei kutenkaan tarvitse aloittaa hankintaprosessia kokonaan uudelleen, vaan sinulla on hankintalain 34 §:n perusteella mahdollisuus myös vaihtaa menettely avoimesta tai rajoitetusta neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyssä voit hyödyntää jo saamiasi, vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjouksia tarjoajien kanssa käytävien neuvottelujen pohjana.
Blogin on kirjoittanut lakimiesharjoittelija Lasse Lipsanen.
Haluatko oppia lisää tarjousten tarkastamisesta ja täsmentämisestä? – Ilmoittaudu mukaan koulutukseemme.
PTCS järjestää 21.6.2021 klo klo 12-16 webinaarin otsikolla ”Tarjousten tarkastaminen ja täsmentäminen”. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan koulutukseen.
Tags: tarjouksen täsmentäminentäsmennyspyyntö