Uutta tietoa siirtymäkauden hankintasääntelystä – mihin hankintayksiköiden kannattaa varautua ennen 18.4.2016?

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2016

Valveutuneet hankkijat lienevät jo tietoisia, ettei uudistuva kansallinen hankintalainsäädäntö ennätä voimaan hankintadirektiivin edellyttämässä aikataulussa 18.4.2016. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hankintayksiköiden tulee soveltaa 18.4. jälkeen osittain nykyistä voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä sekä sen lisäksi uusia hankintadirektiivejä niiltä osin kuin direktiivit luovat välittömiä oikeusvaikutuksia. Siirtymävaiheen sääntely koskee EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Kansallisissa hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä.

Tämä poikkeuksellinen tilanne kestää Suomessa kunnes uusi kansallinen hankintalainsäädäntö on voimassa. Voimaantulon aikataulu on toistaiseksi epäselvä, mutta siirtymäkausi kestänee ainakin loppu syksyyn tai jopa pidempään. Katso asiaan liittyvä TEM:n tiedote 3.3.2016.

Torstaina 7.4.2016 Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (JHNY) järjesti seminaarin, jossa käsiteltiin siirtymävaiheesta aiheutuvia muutoksia, jotka hankintayksiköiden tulisi huomioida. Seminaarin materiaalit tulevat myöhemmin JHNY:n hankinnat.fi -sivustolle.

Alle on listattu näkemyksiämme seminaarissa käsitellyn tiedon pohjalta, joihin hankintayksiköiden olisi syytä kiinnittää huomiota ja varautua jo etukäteen ennen 18.4.2016:

Yleisiä huomioita:

Siitä, miten direktiiveistä kumpuavia välittömiä oikeusvaikutuksia tulkitaan on osittain juridista epäselvyyttä. Viime kädessä arviointi jää tuomioistuimen tehtäväksi.
Seminaarissa suositeltiin tulkinnoissa ns. vähäriskistä tulkintaperiaatetta; epävarmoissa tilanteissa olisi suositeltavaa noudattaa tiukempaa sääntelyä, esim. tilanteessa, jossa voimassa olevassa kansallisessa hankintalaissa ja hankintadirektiiveissä on ristiriitaa. Siirtymävaiheessa on esimerkiksi sovellettava voimassa olevan hankintalain mukaisia EU-hankintojen vähimmäismääräaikoja, vaikka uudessa direktiivissä määräajat ovatkin tätä lyhempiä.
Tarjousten sähköinen vastaanotto on velvoittavaa hankintayksiköille vasta 18.10.2018 alkaen.
Siirtymävaiheen aikana noudatetaan nykyisiä voimassa olevia kansallisia kynnysarvoja
Sote- ja erityispalvelujen hankinnat (listattu direktiivin liitteessä XIV) tulee ilmoittaa uudella EU-ilmoituslomakkeella, jos niiden arvo ylittää 750 000 euroa. Tämän alle jäävät hankinnat ilmoitetaan kansallisella hankintailmoituksella ja niihin sovelletaan nykyisen voimassa olevan lain kynnysarvoja, jotka voivat olla joko 30 000 euroa tai 100 000 euroa.
Neuvottelumenettelyjen käyttöperusteet ovat siirtymävaiheessa samat kuin nykyisessä hankintalaissa, mutta menettelyjen kulun osalta noudatetaan direktiivin säännöksiä.
Tarjouspyyntöasiakirjojen on oltava kaikkien saatavilla jo hankintailmoituksen julkaisemishetkellä (ellei pääsäännöstä voi poiketa esim. turvallisuuteen tai salassapitoon liittyvien syiden vuoksi). Velvoite koskee kaikkia menettelyjä, myös kaksivaiheisia menettelyjä.

HILMA-järjestelmän muutokset:

HILMA-järjestelmä uudistuu 18.4. alkaen, jolloin HILMAan tulevat mm. uudistuneet direktiivin mukaiset EU-hankintailmoituslomakkeet (näihin voi halutessaan tutustua jo nyt SIMAPissa).
Mikäli hankintayksikkö haluaa käynnistää EU-hankintamenettelyn ”vanhoilla” ilmoituslomakkeilla, ilmoitus on tehtävä HILMAan viimeistään 15.4.2016 klo 12.00. Tämän jälkeen ilmoitukset on julkaistava uusilla EU-ilmoituslomakkeilla.
Kansalliset hankintailmoituslomakkeet säilyvät ennallaan siirtymävaiheen ajan.
HILMAn muutosten myötä, järjestelmään tallennetut ja arkistoidut vanhat ilmoitukset poistetaan. Jos arkistoissa on hankintayksilölle tärkeää tietoa, kannattaa tiedot tallentaa itselleen ennen HILMAn päivitystä.
TEM tiedottaa asiasta vielä tarkemmin ennen muutoksia ja ohjeiden tulisi tulla myös HILMAn yhteyteen.
Hankintayksiköiden varauduttava siihen, että uusien EU-ilmoitusten täyttäminen edellyttää uuden opettelua, joten tähän on syytä varata oma aikansa sekä perehtyä annettuihin ohjeisiin.

Soveltuvuuden arvioinnin muutokset EU-hankinnoissa 18.4. alkaen:

EU-hankinnoissa on käytettävä yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin alustavana näyttönä. Pääsääntö on, että ainoastaan voittajaksi valitulta pyydetään varsinaiset asiakirjat ja viranomaisselvitykset, joista soveltuvuuden täyttyminen varmistetaan.
ESPD:tä voi käyttää usealla eri tekniikalla, joista TEM tulee vielä ohjeistamaan tarkemmin. ESPD:tä on mahdollista käyttää; 1) paperiversiona 2) sähköisenä lomakkeena (esim. word-/PDF-muodossa) 3) integroituna sähköiseen kilpailutusjärjestelmään tai 4) komission luomassa sähköisessä ESPD-palvelussa.
ESPD:n käyttäminen ja käytännön soveltaminen osana hankintamenettelyä on osittain epäselvää tällä hetkellä. TEM selvittää asiaa komission kanssa ja tiedottaa/ohjeistaa ESPD:n käytöstä vielä tarkemmin. Tilannetta kannattaa seurata, koska asia on merkittävä käytännön toiminnan kannalta.
Voittaneen tarjoajan johtohenkilöiden (ns. relevantti henkilöpiiri) mahdollinen syyllistyminen direktiivissä pakollisina poissulkemisperusteina tarkoitettuihin rikoksiin on selvitettävä tarkemmin 18.4. alkaen. Tämä tapahtuisi siten, että tiedot tarkastetaan rikosrekisteriotteesta. Suomesta ei kuitenkaan ole vielä tällä hetkellä saatavilla sellaista rikosrekisteriotetta, jolla asia voitaisiin todentaa. Tilanne kuitenkin muuttuu myöhemmin. Tähän hetkeen saakka on toimittava esimerkiksi siten, että voittaneelta tarjoajalta pyydetään vakuutus, ettei hänen relevantista henkilöpiiristään kukaan ole syyllistynyt pakollisina poissulkemisperusteina tarkoitettuihin rikoksiin sekä tämän lisäksi sopimukseen muotoillaan ehto, jonka perusteella sopijapuoli velvoitetaan sopimuksen irtisanomisen/purkamisen uhalla toimittamaan hankintayksikölle rikosrekisteriotteet siinä vaiheessa, kun tällaisia on saatavilla.

Edellä oleva listaus on ohjeellinen ja sen tarkoituksena on tuoda esille keskeisimpiä asioita, joihin hankintayksiköiden olisi syytä kiinnittää huomioita jo ennen ajankohtaa 18.4.2016. Listaus ei ole tyhjentävä. Hankintayksiköiden on syytä perehtyä taustalla oleviin säännöksiin tarkemmin ja huomioida erityisesti se, että poikkeuksellisesta tilanteesta johtuen säännösten tulkintaan liittyy oikeudellista epävarmuutta.

Suosittelemme myös, että hankintayksiköt seuraavat TEM:n ja JHNY:n tahoilta tulevaa tiedotusta etenkin liittyen HILMA-järjestelmän muutoksiin sekä ESPD:n (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) käyttöön. Molemmat asiat elävät tällä hetkellä ja asioihin voi vielä tulla muutoksia ennen 18.4.2016. Suositeltavaa olisi etenkin perehtyä jo etukäteen sähköiseen ESPD-palveluun, jossa ESPD:tä voi täyttää ja muokata. Palvelusta löytyy myös tarkempia ohjeita.

PTCS seuraa aktiivisesti tilanteen kehittymistä ja tulemme lähiaikoina antamaan siirtymävaiheen sääntelystä ja etenkin ESPD:n käytöstä tarkempia tietoja. Järjestämme siirtymävaiheen sääntelystä myös erillisiä koulutuksia asiasta kiinnostuneille.

Tutustu myös PTCS:n sivuun hankintalainsäädännön uudistuksesta.