Pienhankinnat pähkinänkuoressa – mitä pienhankinnoissa tulee huomioida? 

Pienhankinta jää usein liian vähäiselle huomiolle, vaikka myös sen valmisteluun liittyy monta tärkeää kysymystä. Pienhankinnassa on tärkeää tunnistaa hankinnan ennakoitu arvo, noudattaa hankintayksikön omia ohjeita sekä huolehtia tasapuolisuudesta, avoimuudesta ja hankinnan asianmukaisesta dokumentoinnista.  

Pienhankintoihin ei lähtökohtaisesti sovelleta hankintalakia, mutta se ei vähennä huolellisen suunnittelun merkitystä. Pienhankintojen tavoitteenakin tulee olla tarkoituksenmukainen hankinta ja julkisten varojen harkittu käyttö.

Mikä on pienhankinta? 

Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintaa, jonka ennakoitu arvo jää kansallisen kynnysarvon alapuolelle. Tavara- ja palveluhankintojen kansallinen kynnysarvo on 60 000 euroa ja rakennusurakoiden 150 000 euroa. Sote-palveluhankinnoissa kansallinen kynnysarvo on 400 000 euroa ja muissa erityisissä palveluissa 300 000 euroa. Pienhankinnan tunnistamisessa pelkkä yksittäisen ostoksen hinta ei kuitenkaan ratkaise asiaa. Yksittäinen ostos voi siis näyttää pienhankinnalta, vaikka kyse olisi tosiasiassa osasta suurempaa hankintakokonaisuutta. 

Hankinnan ennakoitu arvo ratkaisee 

Pienhankinnan arvioinnissa olennaista on hankinnan ennakoitu kokonaisarvo. Sillä tarkoitetaan suurinta hankinnasta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvossa on huomioitava myös esimerkiksi optiovuodet, lisähankintamahdollisuudet sekä maksettavat palkkiot ja muut korvaukset. Erityistä tarkkuutta tarvitaan säännöllisesti toistuvissa hankinnoissa. Hankintaa ei saa pilkkoa osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi. Luontevan hankintakokonaisuuden merkitystä havainnollistaa korkeimman hallinto-oikeuden tulkkauspalveluja koskeva ratkaisu KHO 27.3.2024/898. Ratkaisussa arvioinnissa huomioitiin muun muassa hankintojen samankaltaisuus, niiden ajallinen yhteys ja sopimuskausien pituudet. Hankintojen ennakoitu yhteisarvo oli 327 000 euroa, ja hankinnat olisi tullut kilpailuttaa.  

Pienhankinta ei tarkoita vapaata ostamista 

Vaikka hankintalakia ei lähtökohtaisesti sovelleta pienhankintaan, hankintalain periaatteilla ja hankintayksikön omilla hankintaohjeilla on edelleen merkitystä. Keskeisiä periaatteita ovat tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, avoimuus sekä suhteellisuus. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tarjoajille annetaan samat tiedot, heitä kohdellaan samalla tavalla ja hankinnassa toimitaan ennalta määriteltyjen tietojen mukaisesti. Mahdollisuuksien mukaan pienhankinnoista myös ilmoitetaan tai tiedotetaan, jotta markkinoiden tasapuolinen kohtelu toteutuisi. Hankintayksikön omat hankintaohjeet ovat pienhankinnoissa erityisen tärkeitä. Niissä voidaan määritellä esimerkiksi hankintarajoja ja käytettäviä menettelytapoja. Lisäksi huomioon on otettava toimivaltuuksia koskevat säännöt ja mahdolliset rahoittajan asettamat kilpailuttamisvelvoitteet.  

Miten pienhankinta kannattaa toteuttaa? 

Pienhankintaan ei ole vain yhtä oikeaa menettelytapaa. Sopiva tapa riippuu muun muassa hankinnan arvosta ja kohteesta, markkinatilanteesta sekä hankintayksikön omista ohjeista. Valitusta menettelytavasta riippumatta keskeistä on johdonmukaisuus. Jos hankintayksikkö on ilmoittanut etukäteen tietyt menettelytavat ja ehdot, niitä tulee myös noudattaa.  

Hyvä tarjouspyyntö ehkäisee ongelmia 

Myös pienhankinnan tarjouspyyntöön kannattaa panostaa.Tarjoukset on hyvä pyytää kirjallisina ja samalla määritellä, kuinka kauan niiden on oltava voimassa. Tasapuolisen kohtelun näkökulmasta kaikkien tarjoajien tulee saada samat tiedot ja hankinnassa tulee noudattaa ilmoitettuja ehtoja. Huolellisesti valmisteltu tarjouspyyntö auttaa myös välttämään käytännön ongelmia.

Pienhankinta kannattaa suunnitella yhtä huolellisesti kuin suurempikin hankinta 

Onnistuneen pienhankinnan lähtökohtana on muutama yksinkertainen kysymys: Onko hankintaan budjettia? Onko käytettävissä jo olemassa oleva sopimus, puitejärjestely tai dynaaminen hankintajärjestelmä? Tunnetaanko markkinat? Mikä on hankinnan ennakoitu arvo? Kun hankinnan kohde ja sen ennakoitu arvo on selvitetty, sopiva menettelytapa on helpompi valita. Omien hankintaohjeiden noudattaminen, tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja selkeä tarjouspyyntö auttavat välttämään ongelmia ja saavuttamaan toimivan lopputuloksen. 

Blogin on laatinut senioriasiantuntija, HTM Uttrang Simola

Pohditko pienhankinnan toteuttamista tai sopivaa menettelytapaa? Me PTCS:llä autamme. 

Ota yhteyttä, niin keskustellaan hankinnastasi ja sen tarkoituksenmukaisesta toteuttamisesta tarkemmin. Lähetä viesti osoitteeseen info@ptcs.fi tai täytä verkkosivujemme yhteydenottolomake

Osallistu Pienhankinnat ja hankinnan ennakoitu arvo -koulutukseen 

Tutustu ohjelmaan, tarkista seuraava ajankohta ja ilmoittaudu mukaan PTCS:n koulutuskalenterissa.