Hankintojen tehostaminen ja säästötoimet

Ensi vuoden talousarvioita valmistellaan kunnissa, virastoissa, yrityksissä ja yhdistyksissä. Monella on edessä säästöjä. Säästöohjelmissa tehostaminen on leikkaamista suositumpaa. Käytännössä tehostaminen tarkoittaa sitä, että löydetään sellaisia vaihtoehtoisia toimintamalleja, jotka säästävät niin paljon, että esim. irtisanomisia ei tarvita. Katseet kääntyvät usein hankintoihin, koska se on nopein tapa muuttaa toimintamalleja. 

Usein hankintojen tehostamisen yhteydessä kuulee puhuttavan hankintaprosessin tehostamisesta. Hankinnan valmistelua koskevien säästöjen mittakaava suhteessa varsinaisiin hankintasopimuksiin on väistämättä maltillinen. Hankinnan transaktiokustannukset ovat tyypillisesti 5 % hankinnan kokonaiskustannuksista. Tehostamisessa kannattaa olla tarkkana. Väärin kohdennettujen säästötoimien seurauksena voi syntyä riski siitä, että menettää sen säästöpotentiaalin, joka koskee varsinaisia hankintasopimuksia. Hankinnan valmistelusta nipistäminen voi pahimmillaan kostautua kasvavina kustannuksina ostopalvelubudjetissa.  

Isoin säästöpotentiaali (95 % hankintojen kokonaiskustannuksista) kohdistuu siis varsinaisiin hankintasopimuksiin. Miten niitä voi tehostaa?

Tuotantotapa-analyysillä tietoa kustannuksista

Hankintasopimuksen päättäminen tai uusimatta jättäminen on taatusti varmin tapa säästää, mutta ei välttämättä fiksuin. Hankintasopimuskokonaisuuden lakkauttamista ei kannata tehdä ilman huolellista tuotantotapa-analyysia. Tuotantotapa-analyysi tarkoittaa sitä, että etsitään vaihtoehtoja nykyiselle toiminnalle. Arvioidaan esimerkiksi kolmea erilaista mallia, niiden riskejä, mahdollisuuksia sekä säästöpotentiaalia. Tuotantotapa-analyysien ei tulisi kohdentua vain hankintasopimuksiin. Usein hankinnoilla tehostamisen suurin potentiaali on siinä, että löydetään omasta toiminnasta tehostamisen paikkoja.

Hankintasäästöjen toimenpideohjelma

Aina kun nopeista ”hankintasäästöistä” kysytään, tarjoan 3+3 mallia. Kolme toimenpidettä, kolmen kuukauden aikana:

• Ensimmäinen kuukausi. Etsi tehostamisen paikkoja sisältä. Kartoita ja priorisoi ne palvelut, joissa on suuri tehostamisen potentiaali. Suurin potentiaali syntyy siitä, että mittakaava on riittävän iso ja säästöjen todennäköisyys suuri.
  
  
• Toinen kuukausi. Arvioi ulkoisia mahdollisuuksia. Toteuta markkinavuoropuhelu priorisoitujen palveluiden osalta.  Kartoita markkinoilla olevia vaihtoehtoja hyötyjä ja kustannuksia. Ymmärrä, mikä on se uusi vaihtoehtoinen toimintamalli, joka omaa merkittävimmän tehostamisen potentiaalin.
  
  
• Kolmas kuukausi. Luo hankintamalli, joka kannustaa. Potentiaali ei muutu säästöksi, jos sopimuksessa ei ole riittäviä kannusteita. Dynaaminen hankintajärjestelmä, elinkaarikustannusmalli, tulosperusteinen sopimus, sähköinen huutokauppa. Vaihtoehtoja on monia ja säästöt voivat olla suuria. Esimerkiksi sähköisellä huutokaupalla toteutettujen hankintojen säästöt ovat keskimäärin 15 % matalammat kuin nykyhinnat.

Kolmen kuukauden jälkeen tiedät, mitkä kokonaisuudet ovat potentiaalisimmat tehostamisen kohteet, millä uusilla toimintamalleilla säästöt syntyvät ja miten varsinaiseen kilpailutukseen olisi fiksuinta edetä.  Varsinaiseen kilpailutusprosessiin on hyvä varata riittävästi aikaa, jotta uudet sopimukset saadaan lainvoimaisiksi riittävän nopeasti. Toimeen tulisi ryhtyä heti, jos haluaa vaikuttaa vuoden 2026 talousarvioon.  

Tekstin kirjoittaja on PTCS:n osakas Jussi Pyykkönen

Pohditko miten tehostaa ja saada säästöjä hankinnoilla? Me autamme. Ole yhteydessä Jussiin tai lähetä viesti info@ptcs.fi tai täytä yhteydenottolomake.