Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumi 2012
Ensimmäisessä esityksessä toimitusjohtaja Are Saarinen Cloudiasta kertoi kuulijoille sähköisestä hankintajärjestelmästä järjestelmätoimittajan näkökulmasta. Aren esityksessä korostuivat ne valtavat säästömahdollisuudet, joita järjestelmällä voidaan saavuttaa. Varsinkin prosessikustannukset voidaan saada ihan eri tasolle kuin tällä hetkellä. Are myös toi esille sen, että tarjoajien työpanos ja sen keventäminen pitää ottaa huomioon, koska se on kansantalouden kannalta yhtä tärkeä tekijä kuin hankkijoiden työpanoksen keventäminen.
Seuraavaksi kuultiin käyttäjänäkökulma, jonka tuli esittämään Kari Gröndahl Helsingin kaupungilta. Hän aloitti esityksen toteamalla, että monesti toimittajan esityksen jälkeen joutuu miettimään, onko meillä tämä järjestelmä, ja nyt täytyy sanoa, että taitaa olla niin, että näitä asioita on tehty, joista Are puhui.
Kari totesi, että nyt kyse ei ole vain dokumenttien kehittämisestä vaan tarkoituksena on automatisoida aidosti prosessia. Hän vertasi tarjouspyyntöä onnistuneesti legopalikoilla rakentamiseen. Erilaisista tutuista osista pitäisi koota kulloinkin optimaalinen tarjouspyyntö. Tyypillisesti esim. tarjoajan soveltuuvuudessa käytetään varsin samoja elementtejä. Järjestelmällä on saatu aikaiseksi onnistumisia tässä ja prosessia tehostettua.
Kari korosti, että järjestelmä ei ole tekoälyä eikä näin ollen korvaa hankintaosaamista. Hän vertaili julkisten ja yksitiysten hankintojen prosessia, jossa yksityisellä puolella hankkija voi alkaa miettiä vertailutapaa kun tarjoukset on jätetty. Julkisella puolella päätös on tehtävä ennen tarjousten vastaanottamista. Näin ollen haastavimpana asian järjestelmän suhteen hän näkee sen, miten voittajan valintaa koskeva ratkaisu lopulta tehdään. Pitääkö tarjota kaikkin riveihin vai osaan vai miten ratkaisu tullaan tekemään. Tehdystä valinnasta ei voida poiketa päätösvaiheessa.
Star Trek poimualus on ilmeiesti tulossa, joten ehkä tekoäly on joskus mahdollista saada myös joskus kilpailutusjärjestelmään, mutta vielä sitä ei ole.
Käyttöönotossa henkilökunta oli varsin innostunutta (tulessa!) että tämähän on kuin meille tehty. Ensimmäisen viikon lopussa meillä oli kaksi tarjouspyyntöä ulkona eli todella nopeasti. Myös muut innostuivat ja päätettiin, että jatkossa käytetään tätä. Ei lähdetty pilotoimaan tietyillä hankkeilla vaan päätettiin, että seuraava hankinta tehdään järjesestelmällä. Pilotoinnissa on etunsa, mutta tässä en pitänyt sitä tarpeellisena. Vaativa palveluhankintakaan ei välttämättä hankintateknisesti ole niin monimutkainen kuin mitä se on sisällöltään.
Pääkäyttäjäpalvelu otettiin Cloudialta. Emme halunneet opetella tarjoajien avustamista. TÄmä oli hyvä ratkaisu. Tällä hetkellä tehtynä on noin 50 kilpailutusta ja rekisteröityneitä toimittajia on jo noin 600.
Järjesetelmässä on käyty tutustumassa tarjouspyyntöihin noin yhden suhde neljään, eli melko paljon tarjouspyyntöä käydään tutkimassa, mikä on toki ok. Tarjouspyynnön käyttäminen myös toisen hankintayksikön toimesta on tietenkin myös hyväksyttävää, mutta tässä täytyy muistaa, että käyttäjä vastaa sitten itse siitä, jos siellä oli joku virhe. Suora kopiointi ei siis ole aina hyvä idea.
Onko liittymä, keskusteleeko tämä asianhallinnan kanssa. Päätös syntyy cloudiassa ja asiakirjoja siirrellään sitten päätöksentekoon ja takaisin. Tämä on ollut melko nopea työvaihe.
Kari puhui myös huutokaupan käyttämisestä ja viittasi, että Joensuussa on mm. useita huutokauppoja menossa. Hän korosti, että huutokauppaa voidaan käyttää myös palveluhankinnoissa, jos markkina on sitä varten sopiva.
Monesti keskustellaan, että haluttaisiin toiminnanohjausjärjestelmään liittymä, mutta aina ei ole ihan selvää, että mitä sillä tavoitellaan. Liittymä kannattaa tehdä vain silloin, jos sille on aidosti tarve. Cloudian järjestelmään voidaan viedä myös exeleitä, joten tämä ratkaisee monet tilanteet – ilman liittymää.
Pilvipalvelusta Kari totesi, että tässä ideana on erityisesti se, että meidän ei tarvitse hankkia laitteita ja ohjelmistoja vaan päästään nopeasti käyttöönottoon. Integraatioita voidaan toki harkita. Otetaan pääkäyttäjäpalvelu ja sitten vaan tehdään. Kari kuitenkin korosti, että tiedot pitää arkistoida myös muualle kuin pilveen. Kymmenen vuoden arkistointivelvoite edellyttää, että asiakirjat löytyvät myös hankintayksiköstä. Cloudian kanssa on parhaimmillaan kahdeksan vuoden sopimus, mutta jossain vaiheessa joudutaan asia ratkaisemaan eli tätä kannattaa miettiä ihan alusta asit.
Kunta-IT on rahoittanut tietoturva-auditoinnin järjestelmälle. Selvityksen tulos oli, että järjestelmä on luotettava. Tämä on tietenkin olennaista ja välttämätöntä.
Lopuksi Kari kertoi käytännön kokemuksia. Hän kertoi, että hyödyt kumuloituvat sitä mukaa, kun järjestelmää käytetään. Monet asiat tapahtuvat automaattisesti. Esim. soveltuvuusehtojen määrittely helpottunut, tarjousten avaaminen, vertailut ja tiedoksiannot tapahtuvat lähes automaattisesti. Tarjouspyynnön kopioiminen tarjoaa mahdollisuuden tehdä kokonaisia uusia tarjouspyyntöjä osatarjousten hyväksymisen sijaan yms.
Haasteita on tähän mennessä tietenkin ollut, kun käyttöä on jatkunut jo puolen vuotta. Näemme jo asioita, joita pitäisi kehittää.