Puitejärjestelyn kevennetty kilpailutus – harkiten käytettynä erinomainen työkalu julkiselle hankkijalle

Onnistumisia minikilpailulla

Puitejärjestelyjä arvostellaan usein siitä, että ne eivät lisää joustavuutta, koska kevennetty kilpailutus ei oikeastaan ole mitenkään erityisen kevyt. Käytännössä puitejärjestelyn sisäinen kilpailutus on kuitenkin oikein käytettynä todennäköisesti joustavin tapa tehdä hankintoja tasapuolisesti ja hankintalain mukaan, nopeasti ja muuttuviin tarpeisiin.

Puitejärjestely ei ole vain yhteishankintayksikön työkalu, vaan soveltuu erinomaisesti myös yksittäisen hankintayksikön tarpeisiin tietyissä tilanteissa. Juju onkin juuri siinä, että puitejärjestelyä kannattaa käyttää valikoiden. Ajansäästöä saavutetaan parhaiten silloin, kun hankintavolyymia riittävästi. Käytännössä siis silloin, kun puitejärjestelyn sisällä tehdään myös kohtalaisen suuria, esim. EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja ja kun yksittäisiä hankintatarpeita tulee säännöllisesti, mutta niiden ajankohdat eivät ole ennalta tiedossa. Puitejärjestely on hyvä valinta myös silloin, kun hankittavat palvelut ovat sisällöltään melko laaja mutta toisaalta selkeä kokonaisuus. Tärkeää on tällöin myös, että alalla on toimivat markkinat, joilla palveluitaan tarjoaa suuri joukko erikokoisia yrityksiä.

Nähdäkseni puitejärjestely toimii erityisen sujuvasti asiantuntijapalvelujen hankinnassa. Selkeissä asiantuntijuuskokonaisuuksissa, esim. ICT-asiantuntijapalveluissa, puitejärjestelystä voidaan parhaimmillaan joustavasti ja nopeasti hankkia lisäresursointia monenlaisiin tarpeisiin: esimerkiksi henkilötyötä sekä erilaisten projektien, hankkeiden, selvitysten, kartoitusten, sparrausten ja strategioiden toteutuksia kiinteähintaisina urakkatoteutuksina, enimmäishinnoilla tai tavoitehinnoittelulla. Joustavuuden mahdollistaa nimenomaan minikilpailutusmenettely.

Jotta puitejärjestelystä saadaan ”kaikki irti”, kannattaa puitejärjestelyn kilpailutusvaiheessa määritellä hankittava kokonaisuus riittävän laajaksi ja tarvittaessa jakaa hankinta osakokonaisuuksiksi. Kelpoisuusvaatimuksia ei kannata asettaa liian tiukoiksi, koska mukaan tarvitaan riittävä määrä erikokoisia puitesopimustoimittajia. Puitejärjestelyyn voi hyvin valita 10–15 toimittajaa, sillä pienellä toimittajamäärällä helposti käy niin, ettei tarjoama riitä kattamaan tarpeita ja joudutaan tekemään kilpailutuksia puitejärjestelyn ulkopuolelta. Tällöin kilpailutustyö valuu hukkaan.

Kevennetyn kilpailutuksen mallipohjien suunnittelun kanssa kannattaa nähdä jonkin verran vaivaa, koska toimivat asiakirjat ja käytännöt takaavat prosessiin tehoa. Parhaimmillaan kevennetty tarjouspyyntö ei sisällä mitään ylimääräistä, mutta hankinnan sisältö ja tarve on silti riittävästi määritelty, vertailukriteerit selkeät ja kokonaisuus mahdollistaa tarjousten nopean käsittelyn. Lisäksi jokainen lomake on suunniteltu siten, että valmiita tekstejä voidaan hyödyntää kaikissa hankinnan vaiheissa.

Puitesopimustoimittajien suuntaan kannattaa olla aktiivinen tapaamalla heitä ja järjestelmällä esim. infotilaisuuksia. Minikilpailutuksen prosessia voi hioa yhdessä puitesopimustoimittajien kanssa siten, että kaikki ymmärtävät esim. käytetyt termit samalla tavoin. Toimittajien mukaan julkisten hankintojen kirjallisissa prosesseissa kaikkein vaikeinta on ymmärtää, mitä ostaja tarkalleen ottaen haluaa; mikä on hankinnan ”core”. Tarjouksen tekijä joutuu usein tekemään arvauksia ja oletuksia.

Se, missä kevennetty kilpailutus ei juurikaan eroa tavallisesta kilpailutuksesta, on tarjousten vertailu. Minikilpailunkin vertailukriteerit on syytä laatia aina huolellisesti ja painoarvot on hyvä kertoa tarjouspyynnössä. Pisteytysasteikoihin ja – järjestelmiin kannattaa käyttää hetki aikaa, ja pyrkiä hiomaan vertailumenetelmää paremmaksi joka kerralla. Muutaman kilpailutuksen jälkeen prosessi todennäköisesti maksaa vaivannäön takaisin. Kriteerien onnistumisesta voi myös keskustella esim. jälkikäteen puitesopimustoimittajien kanssa.

Mitä paremmin toimittaja ymmärtää ostajan hankintatarpeen, sitä parempia tarjouksia ostaja voi saada. Mitä paremmin ostaja tuntee tarjoajat, sitä paremmin osaa pyytää. Parhaimmillaan puitejärjestely tarjoaa hyvän alustan tutustua myös puitesopimustoimittajiin ja heidän toimintatapoihinsa tasapuolisesti ja syrjimättä, ja vaikka hankinnoista kilpaillaan, kaikki osapuolet hyötyvät puitejärjestelykumppanuudesta.Puitejärjestely hankinnat minikilpailu asiantuntija Milla Koivisto

Tulevan direktiiviuudistuksen myötä soisin, että puitejärjestelyn kestoa lainsäädännössä pidennettäisiin nykyisestä neljästä vuodesta. On toki tärkeä periaate, että markkinoita ei suljeta puitejärjestelyin, mutta toisaalta neljä vuotta on käytännössä lyhyt aika kotiuttaa puitejärjestelyn hyödyt: kilpailutusprosessi kestää useamman kuukauden, ja ennen kuin käytännön toiminta on hioutunut saumattomaksi, ensimmäinen vuosi on usein kulunut loppuun. Hankintalakihan toki jo nytkin mahdollistaa perustellusta syystä pidennetyn puitejärjestelyn, mutta ehkä tätä asiaa olisi hyvä ainakin käsitellä direktiiviluonnoksen muutoksen yhteydessä.

Lisätietoja ja yhteydenotot, asiantuntija Milla Koivisto, +358 40 147 8720

Katso myös Hankintaohjeen sivut ja oikeustapaukset puitejärjestelyistä
 


Arkisto: Puitejärjestelyn kevennetty kilpailutus – harkiten käytettynä erinomainen työkalu julkiselle hankkijalle