Yritysten ja hankintayksiköiden yhteistyöhön ja osaamisen kehittämiseen kannattaa panostaa
Suomen Yrittäjät järjesti valtakunnallisen Kunnallisjohdon seminaarin 17.11.2020. Tässä seminaarissa esiteltiin myös Lapin 2020 hankintaseminaari -videonauhoite, jossa julkisten hankintojen johtavat asiantuntijat keskustelivat Lapin Yrittäjien Susanna-Sofia Keskinarkauksen johdolla julkisten hankintojen ajankohtaisista kysymyksistä ja parhaista toimintatavoista. Keskustelussa olivat mukana Lapin hankintayksiköiden lisäksi muun muassa Lapin yliopiston dosentti Kirsi-Maria Halonen, Hankintakumppanit Oy:n toimitusjohtaja Sanna Kronström, Julkisten hankintojen neuvontayksikön hankinta-asiantuntija Olli Jylhä sekä PTCServices Oy:n toimitusjohtaja Saila Eskola.
Omassa osuudessaan Saila ja Susanna-Sofia keskustelivat muun muassa siitä, millä keinoilla ja miksi hankintayksiköiden ja tarjoajien yhteistyötä kannattaisi tiivistää.
Tosiasia on, että monet yritykset kokevat julkisten hankintojen tarjouskisoihin osallistumisen usein kovin hankalaksi ja liian työlääksi. Tarjouspyyntö tuntuu vaikeaselkoilta ja monimukaiselta. Tarjouksen tekeminen tuntuu vievän liikaa aikaa ja resursseja. Siksi monet yritykset eivät lähde julkisten hankintojen kisoihin mukaan tarjoamaan omia tuotteitaan tai palveluitaan, vaikka edellytyksiä olisi.
Osaaminen keskiössä
Hyvien hankintojen tekemisen yksi tärkeimmistä edellytyksistä on osaaminen. Niin hankintayksikön että tarjoajankin kannattaa panostaa osaamiseen ja kehittämiseen. Osaamista voidaan parantaa käymällä läpi aiemmista kilpailutuksista saatuja kokemuksia – sekä hyviä että huonoja. Saatuja oppeja ja kokemuksia kannattaa ehdottomasti hyödyntää seuraavassa tarjouspyynnössä tai tarjouksessa. Näin samat virheet eivät toistu ja turhaa työtä jää tekemättä, jolloin säästyy kaikille niin kallista aikaa.
Kilpailutuksesta saatuja kokemuksia kannattaa myös hyödyntää ja jakaa eteenpäin, vaikka organisaation resurssit eivät useinkaan tahtoisi tähän riittää. Tarjoajan on kuitenkin paljon helpompaa osallistua vastaavanlaisiin kisoihin, kun edellisten sujuminen on mahdollisimman hyvin analysoitu. Missä onnistuttiin ja mihin ei jatkossa kannata tuhlata aikaa. Hankintayksikkö puolestaan oppii tekemään selkeämpiä tarjouspyyntöjä ja kuvaamaan asetettuja vaatimuksia ymmärrettävämmin.
Hyvien käytäntöjen jakaminen ja vuoropuhelu
Myös hyvin käytäntöjen jakamisesta sekä hyvissä ajoin aloitetusta vuoropuhelusta hankintayksikön ja tarjoajien välillä on hyötyä. Vuoropuhelussa kannattaa avoimesti kertoa, mitkä ovat kilpailutuksen tavoitteet ja minkälaisia vaatimuksia esimerkiksi laadulle tai vaikuttavuudelle on tarkoitus asettaa. On myös tärkeää avata, mitä niillä tavoitellaan ja kuunnella tarkalla korvalla ovatko ne ymmärrettäviä ja tarjoajien mahdollista toteuttaa. Erityisesti pienillä paikkakunnilla, joissa potentiaalisia tarjoajia on vähän, voi tämä lisätä oman alueen toimijoiden osallistumista tarjouskilpailuihin. Jos tarjoajat saavat tietoa tulevista kisoista jo vaikkapa vuotta etukäteen, on helpompaa orientoitua tulevaan kisaan ja kehittää tarvittaessa omaa toimintaansa tarvittavaan suuntaa.
Hankintojen vaatimusten avaaminen
Esimerkiksi innovatiivisuuden tai vaikuttavuuden vaatimus hankinnoissa jää helposti epäselväksi. Tarjouspyynnöstä olisi hyvä käydä ilmi, halutaanko saada aikaan aikaisempaa parempi lopputulos vai ihan konkreettisesti vaikkapa joku uusi ”härpäke”, jolla vähennetään ympäristövaikutuksia tai säästetään resursseja. Tärkeää olisi myös tuoda esiin, miten toivottuja vaikutuksia kussakin kilpailutuksessa mitataan. Toisaalta mittareiden määrittäminen voi olla hankalaa, jos sellaista dataa, mihin voisi verrata, ei ole aktiivisesti kerätty. Silloin vertaaminen perustuu ns. nollatilanteeseen, josta pitäisi päästä johonkin asetettuun tavoitteeseen.
Fokus hankintojen eri vaiheista sopimuskauteen ja saatuihin kokemuksiin
Yksi teemoista, joiden osalta hankintayksiköt kaipaavat usein PTCS:n asiantuntijoilta apua on hinta ja laatu vertailuperusteena. Myös täsmennyspyynnöt ja niiden oikeudenmukaisuus tuottavat päänvaivaa.
Varsinaisen kilpailutuksen ja sen eri vaiheiden lisäksi olisi syytä yhä enemmän kohdistaa resursseja sopimuskauteen. Mitä sopimuskauden aikana halutaan saavuttaa ja miten toimitaan, jotta kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Seuranta ja oppiminen ovat myös tärkeitä elementtejä, jotka helposti unohtuvat, kun ajatukset ovat seuraavassa kilpailutuksessa. Valitun toimittajan ja hankintayksikön välinen keskusteluyhteys heti alusta alkaen koko sopimuskauden ajan ja sen kaikissa vaiheissa, luo yhdessä tekemisen tunteen. Kun toimitaan tiiviisti yhdessä ja seurataan hankeen etenemistä, myös erilaiset näkemykset ja mahdolliset väärin ymmärrykset tulevat esille jo varhaisessa vaiheessa. Jatkuvan seurannan avulla voidaan antaa palautetta puolin ja toisin pitkin matkaa ja varmistaa sopimusehtojen täyttyminen molempia tyydyttävällä tavalla.
Hankintayksikkö hyötyy myös siinä mielessä sopimuskauden aikaisesta tiivistä yhteistyöstä, että se voi seuraavassa vastaavassa kilpailutuksessa erimerkiksi muuttaa kriteerejään tai niiden painoarvoja. Myös tarjouksia tulee todennäköisesti enemmän, kun tarjouspyyntö on selkeämpi.
PTCS:ltä saat apu kaikkiin kilpailutuksesi vaiheisiin myös sopimuskaudella
Kun suunnittelet hankintaa ja mikä tahansa kilpailutukseen tai sopimusvaiheeseen liittyvä asia mietityttää, ole rohkeasti yhteydessä Laura Mäkeen. Meiltä saat myös apua ja neuvoja sopimuskauden aikana ilmeneviin ongelmiin tai kysymyksiin. Voi myös vahvistaa omaa osaamistasi ilmoittautumalla kurssikalenteristamme löytyviin koulutuksiin.
Tags: hankintaykisikköHyvät hankinnatyhteistyöyritykset