Hankinta-Suomi-ohjelma ohjaa hankintoja

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2020

Julkiset hankinnat mielletään usein vain kilpailutusprosessiksi, jossa hankintayksikkö toteuttaa lailla säädetyn velvollisuutensa noudattaa tiettyä menettelyä tarjoajaa valitessaan. Usein ajatellaan, että hyvään hankintaan riittää, että tämä velvollisuus on täytetty ja hankintalakia noudatettu. Karrikoidusti voidaan siis sanoa, että hankintaprosessi nähdään kilpailutusprosessin virheiden välttelynä.

Vaikka kilpailutusprosessissa on toki noudatettava hankintalakia, on yllä mainittu tulkinta kovin lyhytnäköinen. Hankinnat ovat nimittäin arvokas, joskin usein huonosti hyödynnetty strateginen työkalu. Strategia-aspektin laiminlyöminen aiheuttaa turhia kustannuksia ja lisää riskejä. Lisäksi usein myös menetetään laadukkaan ja hyvin toteutetun hankintastrategian avulla saavutettavissa oleva merkittävä lisäarvo. Hankintojen vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden lisäämiseksi Valtiovarainministeriö on yhdessä Suomen Kuntaliiton kanssa käynnistänyt Hankinta-Suomi -hankkeen, jonka tarkoituksena on yhteisen kansallisen hankintastrategian luominen.

Miksi hankintastrategiaa pitäisi yhtenäistää?

Hankinta-alan ongelmana on ollut lyhytnäköisyys. Hankintoja on tehty pääasiassa hinnan perusteella ja välittömään tarpeeseen. Hankintatoimi on myös ollut pirstaloitunut, sillä hankintoja ei ole riittävästi koordinoitu: jopa saman hankintayksikön eri toimijat ovat saattaneet kukin hoitaa omat hankintansa tietämättöminä toisistaan. Yksisilmäisesti hintaa tuijottamalla hankintayksikkö ottaa riskin siitä, etteivät sille välttämättömät tavarat ja palvelut ole optimaalisia tai edes riittävän hyviä. Hankintoihin liittyvän tiedon ja osaamisen panttaaminen taas aiheuttaa turhaa työtä ja pahimmillaan virheitä hankintaprosessissa tai hankinnan kohteen määrittelyssä. Lisäksi huonosti suunniteltujen ja lyhyellä tähtäimellä tehtyjen hankintojen avulla ei saavuteta parasta mahdollista tasoa edes kustannustehokkuuden näkökulmasta. On esimerkiksi mahdollista välttää ylimääräisiä varastointikustannuksia ja varastoon sitoutunutta pääomaa sekä saavuttaa rahamääräisiä synergiaetuja puitejärjestelyillä, joissa on useampi osallistuja kuten saman hankintayksikön useammat toimijat tai useat hankintayksiköt. Puutteellinen tai kokonaan puuttuva hankintastrategia aiheuttaa myös riskin siitä, että hankinta itsessään vaikeuttaa hankintayksikön strategisten tavoitteiden toteuttamista.

Julkisten hankintojen vuosittainen volyymi Suomessa on noin 35 miljardia euroa. Suuntaamalla hankintoihin käytettäviä varoja tietoisesti, voidaan merkittävästi edistää muun muassa julkisen talouden kestävyyteen, innovaatioihin, kestävään kehitykseen, ilmastotavoitteisiin, sosiaalisiin näkökohtiin, kotimaisen ruoan asemaan ja teknologiseen kehitykseen liittyviä tavoitteita. Hyödyntämällä laadukasta hankintastrategiaa voidaan siis luoda merkittävää lisäarvoa myös yhteiskunnallisella tasolla.

Hankinta-Suomi -hanke ja sen tavoitteet

Valtiovarainministeriön ja Suomen Kuntaliiton perustaman Hankinta-Suomi -toimintaohjelman tarkoituksena on parantaa julkisten hankintojen vaikuttavuutta ja tuottavuutta. Ohjelman tavoitteena on edistää hankintojen johtamisen strategista hyödyntämistä, lisätä hankkijoiden yhteistyötä sekä edistää ministeriöiden välistä yhteistyötä.

Toimintaohjelman ydinosan, Hankinta-Suomi ‑foorumin jäseninä on laaja joukko valtion, kuntien ja yritysjärjestöjen johdon edustajia. Foorumi on alustavasti valinnut tärkeimmiksi tavoitteikseen hankintojen strategisemman johtamisen, julkisen ostamisen ammattimaistamisen, datan kehittämisen johdon työkaluksi, toimivat ja laadukkaat hankinnat sekä elinvoimaiset markkinat.

Hankinta-Suomi järjestää maaliskuun 2020 aikana aluekierroksen, jossa kuntien ja valtion virastojen johtohenkilöt ja hankinta-asiantuntijat sekä palveluntuottajien ja järjestöjen edustajat pääsevät ottamaan kantaa luonnosteltuihin hankintojen kehittämisen tavoitteisiin. Samalla ne voivat tuoda esiin alueellista näkemystä ja ehdotuksia strategian sisältöön.

Hankinta-Suomi -foorumin näkemys sen tärkeimmistä tavoitteista avataan laajempaan keskusteluun verkkoaivoriihen muodossa. Hankinta-Suomi kutsuu hankintayksiköiden ja yritysten johtoa osallistumaan verkkoaivoriiheen ja näin tuomaan esiin oman näkemyksensä ja visionsa siitä, mitä strategisia tavoitteita julkisille hankinnoille olisi hyvä asettaa.

Kansallisen hankintastrategian käyttöönoton eteneminen

Hankinta-Suomi -foorumi julkistaa Suomen kansallisen julkisten hankintojen strategian syksyllä 2020. Strategian toteutus aloitetaan perustamalla teemaryhmiä, jotka suunnittelevat ja käynnistävät valittujen tavoitteiden viemisen käytännön tasolle. Sovittujen tavoitteiden toteutumista Hankinta-Suomi seuraa strategiaan valittujen mittareiden avulla.

Suomen yhteisen hankintastrategian avulla voidaan merkittävästi tehostaa julkisten varojen käyttöä ja muutoinkin vaikuttaa positiivisesti yhteiskunnallisella tasolla. Tämän lisäksi pienikin hankintayksikkö voi hankinnoillaan edistää konkreettisesti omia tavoitteitaan, kun tavoitteet on huomioitu sen hankintastrategiassa. Hyvin järjestetty hankintatoimi sekä hankintayksikön tavoitteiden ulottaminen hankintojen yksityiskohtiin, kuten käytettäviin vertailuperusteisiin, tuottaa paitsi onnistuneita hankintoja, myös laajempia hyviä vaikutuksia. Ympyrä sulkeutuu jälleen julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden noudattamiseen, sillä hyväkään tarkoitus ei oikeuta poikkeamaan esimerkiksi avoimuuden tai tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun vaatimuksista. Strategisesti laadukkaan hankinnan ehdottomana edellytyksenä onkin strategian ja hankintamenettelyn asiantuntijoiden saumaton yhteistyö.

Tekstiä laadittaessa on käytetty lähteinä myös Sanna Niemisen teosta Hyvä hankinta – parempi bisnes (Talentum Pro, Helsinki 2016) sekä Kari Ilorannan ja Hanna Pajunen-Muhosen teosta Hankintojen johtaminen, Ostamisesta toimittajamarkkinoiden hallintaan (Tietosanoma, Helsinki 2012).