Asiantuntijapalveluiden kilpailutusten vähimmäisvaatimusten harkittu määrittely kannattaa

Julkisten hankintojen kilpailutuksissa hankinnan laatu halutaan varmistaa asettamalla vähimmäisvaatimuksia, jotka tarjoajien on täytettävä. Asiantuntijapalveluita kilpailutettaessa on soveltuvuuteen liittyvien vähimmäisvaatimusten asettaminen kuitenkin melko haastavaa. Usein joudutaan jopa tilanteeseen, jossa vaatimukset osoittautuvat tarjoajille mahdottomiksi täyttää. Millä keinoilla hankintayksikön voisi olla mahdollista saada kilpailutukseensa entistä useampia ja vaatimukset täyttäviä tarjouksia ja parempaa kilpailua.

Asiantuntijapalveluiden kilpailutusten vähimmäisvaatimuksena nimettävän henkilön osalta on tyypillisestä, että henkilöllä on oltava osaamista kaikilta mahdollisilta hankinnan osa-alueilta ja mieluiten vielä useamman vuoden ajalta. Käytännössä tämä ei luonnollisesti läheskään aina toteudu, koska asetetut vaatimukset sisältävät usein monenlaista erityisosaamista. Käytännössä tarjoajan on melkeinpä mahdotonta nimetä yhtä henkilöä, joka täyttäisi kaikki tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset täysimääräisesti. Vielä harvinaisempaa on, että usealla kilpailutukseen osallistuvalla tarjoajalla olisi tarjota vaatimukset täyttävä henkilö.

Hankintayksikölle sen asettamien vähimmäisvaatimusten täyttämisen mahdottomuus paljastuu yleensä vasta hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Koska asetettuja vaatimuksia ei voi tässä vaiheessa enää muuttaa, jää vaihtoehdoksi keskeyttää hankinta ennen tarjousajan päättymistä. Tai, jos yhtään hyväksyttävää tarjousta ei saada, joudutaan kilpailutusprosessi keskeyttämään.

Joka tapauksessa aikaa ja resursseja kuluu keskeyttämispäätöksen tekemiseen, uuden hankintailmoituksen julkaisemiseen ja korjausten tekemiseen tarjouspyyntöön.

Kilpailutuksen vähimmäisvaatimuksista tehty valitus päätyi markkinaoikeuden käsiteltäviksi

Tapauksessa MAO: H235/2022. markkinaoikeus arvioi muun muassa olivatko hankintayksikön henkilöstön kokemuksen osalta asettamat vaatimukset hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden suhteettomia ja syrjiviä. MAO arvioi myös olivatko annetut tarjouksen vaatimusten osalta tarjouspyynnön mukaisia.

MAO antaman ratkaisun mukaan hankintayksikkö oli asettanut liian tiukat vaatimukset, eikä yksikään tarjoaja lopulta täyttänyt asetettuja vaatimuksia.

MAO kumosi hankintapäätöksen ja velvoitti kunnan korvaamaan oikeudenkäyntikulut. MAO myös hylkäsi kunnan vaatimuksen oikeudenkäyntikulujensa korvaamisesta.

Miten hankintayksikkö voi ennealta ehkäistä liian vaativien soveltuvuuteen liittyvien vähimmäisvaatimusten käyttämisen?

Alle on koottu muutamia hyviksi havaittuja keinoja, joiden avulla hankintayksikön on mahdollista välttää hankinnan keskeyttämisestä tai uuden kilpailutuksen tekemisestä aiheutuvaa turhaa työtä.

1. Markkinakartoitus

Huolellinen ja todenmukainen markkinakartoitus siitä, mitä tarjoajilla on tosiasiallisesti tarjottavissa selkeyttää markkinatilannetta. Markkinakartoituksessa saatujen vastausten perusteella, hankintayksikön on mahdollista asettaa tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vähimmäisvaatimukset realistisiksi markkinoiden tarjontaan peilaten. Selvää on, että sellaista, mitä markkinoilla ei kartoituksen perustella ole tarjolla, ei kannata myöskään vaatia.

2. Realistiset vaatimukset

Onko kaikkien hankinnan kohteen mukaisten vaatimusten todella välttämätöntä löytyä yhdeltä henkilöltä? Vai voisiko tarjoajalle antaa mahdollisuuden nimetä yhden henkilön sijasta useamman tai vaikkapa tiimin, josta löytyy vaadittu kokemus? Vaatimukset on järkevää muokata sellaisiksi, että mahdollisimman moni yritys kokee pystyvänsä tekemään niiden mukaisen tarjouksen. Mitä useampi tarjous, sitä parempi kilpailu.

3. Vähimmäisvaatimus vai vertailukriteeri?

Kannattaa myös harkita, olisiko kilpailun lisäämiseksi järkevää lieventää vähimmäisvaatimuksia ja muuttaa osa niistä vertailukriteereiksi. Näin kilpailutukseen saadaan todennäköisesti useampia tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia, joista löytyy vähimmäisvaatimukset ylittävää kokemusta.

Tekstin on koonnut junioriasiantuntija Ukkopekka Leppänen.

Tarvitsetko apua asiantuntijapalveluiden kilpailutuksessa – ota meihin yhteyttä.

Kun suunnittelet kilpailutusta, saat meiltä apua ja neuvoja esimerkiksi vähimmäisvaatimuksien määrittelemisessä. Tai voimme auttaa vaikkapa markkinakartoituksen toteuttamisessa.

Ota yhteyttä Pauliina Karinkantaan tai lähetä viesti info@ptcs.fi.

Haluatko oppia lisää asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisesta ja vaatimusmäärittelystä? – Ilmoittaudu webinaarimme!

Järjestämme 5.9.24 klo 9.00–14.30 koulutuksen, jossa käymme läpi, miten henkilöiden kyvykkyyksiin perustuvan asiantuntijapalvelun hankinta toteutetaan järkevästi. Kerromme myös, miten vähimmäis- ja vertailukriteerit kannattaa asettaa. Tutustu koulutuksen sisältöön. Vielä ehdit mukaan!