Minikilpailutukset – voiko niillä tehostaa hankintayksikön toimintaa?
Kevennetyt kilpailutukset eli minikilpailutukset ovat osa puitejärjestelyä, jossa osa hankinnan ehdoista on jätetty avoimiksi minikilpailutuksia varten. Puitejärjestelyjä voivat tehdä yksittäisten hankintayksiköiden lisäksi myös yhteishankintayksiköt. Tällöin yksittäiset hankintayksiköt liittyvät yhteishankintayksikön kilpailuttamaan puitejärjestelyyn ja toteuttavat minikilpailutukset itsenäisesti puitesopimuksen ehtojen mukaisesti.
Milloin minikilpailutuksia tehdään?
Minikilpailutuksia tehdään ainoastaan puitejärjestelyissä, joissa puitejärjestelyn kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu tai vain osa puitejärjestelyn ehdoista on vahvistettu. Puitejärjestelyssä sovitut ehdot vaikuttavat siihen, kuinka paljon hankintayksiköllä on liikkumavaraa minikilpailutuksen ehtojen muodostamiselle. Esimerkiksi puitesopimus on voitu tehdä hyvinkin laajalle palvelukokonaisuudelle, josta minikilpailutuksen avulla muodostetaan tarkempi kokonaisuus, joka vastaa hankintayksikön tarpeisiin. Tällöin minikilpailutuksessa vahvistettavat ehdot ovat keskeisessä asemassa hankinnan toteuttamisessa. Keskeisimpiä ehtoja, joita minikilpailutuksella vahvistetaan, voivat olla esimerkiksi sopimuskauden pituus sekä hankinnan kohteen tarkempi määrittely.
Soveltuvuusvaatimukset minikilpailutuksessa
Minikilpailutuksen tarjouspyynnössä ei ole enää sallittua asettaa uusia soveltuvuusvaatimuksia sillä se on jo tehty puitejärjestelyn tarjouspyynnössä. Soveltuvuusehtojen tulee kuitenkin täyttyä myös puitejärjestelyn voimassaolon aikana.
Miten minikilpailutuksen ehdot kannattaa asettaa
Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset sekä muut sopimusehdot voivat olla asioita, jotka on jätetty tarkennettaviksi minikilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjoissa. Hankintayksikkö voi siten käyttää harkintavaltaansa hankintalain ja ao. puitejärjestelyn ehtojen puitteissa muodostaessaan ehdot minikilpailutukseen. Minikilpailutukseen ei kuitenkaan kannata asettaa puitejärjestelyn ehtoja tiukempia ehtoja. Käytännössä hankintayksiköt asettavat usein selvästi tiukempia ehtoja, kuin mitä puitejärjestely mahdollistaisi. Tällainen hankintayksikköä rajoittava ehto voi olla esimerkiksi puitesopimuksesta poikkeavan kattohinnan asettaminen sopimukselle tai hankinnan kohteen rajaaminen liian suppeaksi. Ymmärrettävää on, että hankintayksikkö voi haluta rajoittaa palvelun ostomääriä tai hankinnan kohdetta hallitakseen kulujaan. Hankintayksikön ei kuitenkaan kannatta asettaa sopimuksen käyttämistä koskevia rajoituksia minikilpailutuksen ehtoihin. Rajoitukset kannattaisi pikemminkin asettaa organisaation sisäisesti siten, että hankintayksikkö tarkentaa päätöksenteko-ohjeistustaan, jossa ilmaistaan yksittäisten tilausten päätösrajat. Tällöin minikilpailutusten suorittamisen jatkuva tarve vähenee ja hankintayksikkö pystyy hyödyntämään puitejärjestelyä tehokkaammin. Turhien kilpailutusten järjestämistä kannattaisi välttää, vaikka kyseessä olisi ”vain” minikilpailutus.
Minikilpailutuksen vertailuperusteet
Minikilpailutuksessa käytettävät vertailuperusteet on ilmoitettava alustavasti jo puitesopimuksessa. Hankintayksikkö valitsee näistä alustavasti ilmoitetuista vertailuperusteista tarkoituksenmukaisimmat vertailuperusteet minikilpailutuskohtaisesti tarjouspyyntöön. Esimerkiksi puitesopimuksessa on saatettu ilmoittaa, että vertailussa käytettävä kokonaishinta voi olla 30-80 % minikilpailutuksen kokonaispistemäärästä, palvelussa käytettävien asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen voi olla 20-50 % minikilpailutuksen kokonaispistemäärästä jne. Myös siis laatua koskevien vertailuperusteiden ja niiden painoarvojen tulee olla alustavasti ilmoitettuna jo puitejärjestelyä koskevassa kilpailutusmateriaalissa. Hankintayksikkö luo tarkemmat vertailuperusteet ja päättää niiden painoarvot aina minikilpailutuskohtaisesti. Esimerkiksi hankintayksikkö tarkentaa minikilpailutuksessa hinnan painoarvoksi 60 % ja palvelussa käytettävien asiantuntijoiden kokemuksen ja osaamisen painoarvoksi 40 %. Lisäksi palvelussa käytettävien asiantuntijoiden kokemusta ja osaamista koskevan pisteytyksen osalta hankintayksikkö tarkentaa vertailtavat asiat minikilpailutuksen tarjouspyyntöön.
Minikilpailutuksen edut
Minikilpailutukset helpottavat kilpailutuksen toteuttamista, kun hankintayksikön ei tarvitse neuvotella uudestaan kaikista sopimusehdoista toimittajan kanssa. Suurin osa sopimusehdoista on jo sovittu puitejärjestelyä koskevassa sopimuksessa. Hyvä puitejärjestely onkin rakennettu siten, että hankintayksikkö voi keskittyä pääasiassa vain määrittelemään hankinnan kohteen tarpeidensa mukaisesti ja suorittamaan minikilpailutuksen.
Tekstin ovat kirjoittaneet PTCS:n asiantuntijat Atte Alankola ja Pilvi Takala. Kun tarvitset apua puitejärjestelyjen tai minikilpailutusten tekemisessä, käänny rohkeasti kokeneiden asiantuntijoidemme puoleen.
Lue myös muut asiantuntijoidemme kirjoittamat blogit aiheeseen liittyen alla olevista linkeistä:
Dynaaminen hankintajärjestelmä – varteenotettava vaihtoehto puitejärjestelylle
Tags: kevennetyt kilpailutuksetMinikilpailutuksetpuitejärjestelypuitesopimustehokkuus