Dynaaminen hankintajärjestelmä – varteenotettava vaihtoehto puitejärjestelylle

Dynaaminen hankintajärjestelmä (Dynamic Purchasing System – DPS) on täysin sähköinen hankintamenettely, joka muistuttaa paikoin puitejärjestelyä. DPS on kuitenkin huomattavasti ketterämpi menettely. Se mahdollistaa soveltuvuusehdot täyttävien toimittajien hyväksymisen järjestelmään koko dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajan, toisin kuin puitejärjestelyssä.

Dynaamisen hankintajärjestelmän hyödyt

Hankintayksiköt

Hankintayksikön ei enää järjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tarvitse erikseen ilmoittaa tarjoajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia, vaan se voi suoraan pyytää tarjouksia järjestelmään valituilta tarjoajilta. Hankintayksikön ei myöskään tarvitse julkaista erillistä hankintailmoitusta dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä kilpailutettavista hankinnoista.

Dynaaminen hankintajärjestelmä vähentää hankintayksikön hallinnollista työtä, sillä hankinnat tapahtuvat sähköisesti. Tästä johtuen hankintayksiköille ei koidu muihin hankintamenettelyihin verrattavissa olevaa hallinnollista taakkaa, siitäkään huolimatta, että dynaamiseen hankintajärjestelmään tulee ottaa kaikki tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Päinvastoin, mitä enemmän tarjoajia dynaamiseen hankintajärjestelmään saadaan, sitä parempaan lopputulokseen hankintayksikön voidaan hankinnoissaan odottaa pääsevän.

Dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa ei ole laissa rajoitettu, joka osaltaan myös vähentää hankintayksikölle kilpailutuksista aiheutuvia kustannuksia.

Tarjoajat

Jokainen tarjoaja, joka täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset, tulee hyväksyä dynaamiseen hankintajärjestelmään.

Tarjoajien ei tarvitse todistaa soveltuvuuttaan joka kerta uudestaan, kun se haluaa antaa tarjouksen hankintayksikön tarjouspyyntöön dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa. Tämä on omiaan vähentämään tarjoajien transaktiokustannuksia. Tosin hankintayksiköllä on oikeus dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaollessa edellyttää tarjoajia osoittamaan, että ne täyttävät tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Dynaamisella hankintajärjestelmällä on selkeä kilpailua lisäävä vaikutus toisin kuin puitejärjestelyillä, jotka saattavat sulkea markkinat kestonsa ajaksi. Puitejärjestelyssä yritys, joka ei puitejärjestelyn osallistumishakemusvaiheessa täyttä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ei pysty osallistumaan kyseiseen hankintamenettelyyn lainkaan.

Sen sijaan dynaamisessa hankintajärjestelmässä tarjoajat voivat hakea mukaan hankintajärjestelmään missä vaiheessa tahansa järjestelmän keston aikana. Tämä on etenkin pk-yrityksille ensiarvoisen tärkeä mahdollisuus! Mikäli yritys ei dynaamisen hankintajärjestelmän käynnistyessä täytä soveltuvuusvaatimuksia, se voi kuitenkin hankintajärjestelmän voimassaolon myöhemmässä vaiheessa parantaa resurssejaan ja hankkia tarvittavat soveltuvuusvaatimukset ja pyrkiä tämän jälkeen hankintajärjestelmään. Tämä on omiaan parantamaan pk-yritysten asemaa markkinoilla ja edesauttamaan niiden mahdollisuuksia päästä julkisen toimijan sopimustoimittajaksi.

Myös hankintalain mahdollistama dynaamisen hankintajärjestelmän hankintojen jakaminen, esimerkiksi hankintojen koon mukaan, mahdollistaa sen, että pk-yrityksetkin pääsevät tehokkaasti kilpailemaan sopimuksista.

Missä hankinnoissa ja miten dynaamista hankintajärjestelmää käytetään?

Dynaamista hankintajärjestelmää on ryhdytty käyttämään ilahduttavan monipuolisesti. Hilma-ilmoitusten mukaan dynaaminen hankintajärjestelmä on perustettu muun muassa sosiaalipalveluiden henkilökuljetusten, viestinnän ja markkinoinnin palveluiden, maanteiden päällystysurakoiden, tietokoneiden ja ohjelmistorobotiikan hankinnoissa. Eli varsin monipuolisesti hyvinkin erilaisissa hankinnoissa.

Dynaaminen hankintajärjestelmä tulee toteuttaa kokonaan sähköisesti, esimerkiksi hankintayksikön sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta. Hankintalain sähköistä tietojenvaihtoa koskevan vaatimuksen kautta myös sähköisten järjestelmien käyttö on hankintayksiköissä yleistynyt ja yleistyy edelleen, joten myös dynaamisen hankintajärjestelmän käyttö varmasti lisääntyy entisestään kentällä saatujen positiivisten kokemusten siivittämänä.

PTCServices Oy:n asiantuntijat avustavat dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä, joten ota rohkeasti yhteyttä!

Kirjoittaja on PTCS:lle harjoittelijana toimiva oikeustieteen notaari Tuukka Lappalainen, tuukka.lappalainen@ptcs.fi.


Tags: DSPdynaaminen hankintajärjestelmäSähköinen hankintamenettely

Arkisto: Dynaaminen hankintajärjestelmä – varteenotettava vaihtoehto puitejärjestelylle