Miten taklata pilvipalveluiden kilpailuttamisen haasteet?
Pilvipalveluita käytetään nykyisin hyvin laajasti. Siksi niitä luonnollisesti myös hankitaan ja kilpailutetaan yhä lisääntyvässä määrin. Pilvipalveluiden toimittajat tarjoavat tätä monimutkaista palvelukokonaisuutta usein omilla vakiintuneilla ehdoillaan. Eivätkä he myöskään aina itse suoraan osallistu tarjouskilpailuun. Hankintalain kannalta toimintamalli voi olla haasteellinen. Mutta kumpi taipuu, laki vai todellisuus?
Pilvipalveluiden kilpailuttamisen suurimmat haasteet
Hankintalaki edellyttää, että tarjouspyynnössä on oltava mainittuina keskeiset sopimusehdot ja muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä. Lisäksi tarjousten täytyy olla vertailukelpoisia.
Yksi hankintalain noudattamista vaikeuttavista haasteista pilvipalveluiden kilpailuttamisen osalta on, että hankintayksikkö ei tosiasiassa voi kovinkaan tarkasti määritellä keskeisimpiä sopimusehtoja. Syynä tähän on se, että pilvipalveluita tarjotaan usein vakiintuneilla sopimusehdoilla, joista pilvipalvelun toimittaja ei halua joustaa. Tämä on tarjoajan kannalta toki ymmärrettävää. Jos jokaiselle asiakkaalle räätälöidään oma sopimuksensa, jossa noudatetaan kunkin asiakkaan omia sopimusmalleja, tehokkuus varmasti kärsii ja kustannukset nousevat.
Ongelmallista hankintalain näkökulmasta on myös, että usein tarjoajien sopimusehdot eivät yllä mainitusta syystä ole myöskään vertailukelpoisia.
Olemme koonneet blogin Keinoja ja apua toimivan sopimuksen eri vaiheisiin, josta saat vinkkejä sopimusehtojen asettamiseen ja vertailuun.
Yllä mainittujen hankintalain säädösten asettamien haasteiden lisäksi pilvipalveluiden kilpailuttamista hankaloittaa se, että usein varsinainen pilvipalvelutoimittaja ei edes osallistu tarjouskilpailuun. Usein tarjoajana toimii jälleenmyyjä tai välittäjätaho, joka ei voi vaikuttaa tarjotun palvelun käytännön toteutukseen sopimuskauden aikana.
Keinoja haasteiden voittamiseksi
Hankintayksikkö voi toki määritellä sopimusehdot tarkasti ja ilmoittaa, ettei hyväksy muita sopimuksia tai ehtoja, kuin mitä tarjouspyyntöön on liitetty. Tällöin asia on hankintalain näkökulmasta kunnossa, mutta ongelmaksi saattaa muodostua, ettei saada hankittua haluttua palvelua.
Markkinaoikeudessa tätä problematiikkaa ei ole juuri käsitelty. Ja ehkä hyvä niin, sillä on mahdollista, että tällaisessa tilanteessa jouduttaisin valitsemaan juridisen ja tosiasiallisen ongelman välillä. Pilvipalveluiden kasvavan merkityksen ja lisääntyneiden kilpailutusten vuoksi, tiukka hankintalain mukainen tulkinta voisi johtaa suurempiin toiminnallisiin ongelmiin ja kustannusten kasvuun hankintayksiköissä. Toisaalta hankintalain kovin väljä tai lähes luova tulkinta, istuisi huonosti nykyiseen oikeuskäytäntöön. Toisin sanoen asiaan ei ehkä nykyisestä hankintalaista löytyisi kovin luontevaa ratkaisua suuntaan tai toiseen.
Kilpailutusta valmisteltaessa kannattaa hankintayksikön mahdollisimman hyvin selvittämää eri pilvipalveluntarjoajien sopimusehdot sekä minkälaisella tarjoajarakenteella palveluita tarjotaan. Sen jälkeen hankintayksikön kannattaa laatia palvelulle ja sopimusehdoille minimivaatimukset niiltä osin. kuin (tosiasiallisesti) ei pystytä etenemään hankintayksikön asettamilla sopimusehdoilla. Minimivaatimusten tulee olla sellaisia, etteivät oikeasti potentiaaliset tarjoajat kuitenkaan karsiudu pois niiden vuoksi. Minimivaatimukset mahdollistavat usein hyvinkin monen tasoisten tarjoajien osallistumisen kilpailutukseen, jolloin tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset nousevat avainasemaan. Hankintamenettelyn valinnalla on myös olennainen vaikutus hankinnan onnistumiseen: Rajoitetun menettelyn tai neuvottelumenettelyn käyttö mahdollistaa vielä osuvamman tarjoajien valinnan.
Toimintamalli on syytä suunnitella etukäteen tapauskohtaisesti toteutetun markkinakartoituksen tai käydyn vuoropuhelun tulosten perusteella. Tiivistettynä voisi sanoa, että kilpailutusprosessissa hankintayksikön kannattaa ehdottomasti panna eniten painoa tarjoajien soveltuvuusvaatimuksiin ja osallistujien valintaan. Lisäksi palvelun toteuttamisen ja sopimuksen sisällön osalta on syytä painottaa enemmän minimivaatimuksia.
Toki markkinat aina elävät ja tilanteet saattavat poiketa toisistaan merkittävästikin. Oleellista on kuitenkin pyrkiä välttämään yllätyksiä. Lisäksi hankintaprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, jotta asetettu aikataulu mahdollistaa kilpailutuksen keskeyttämisen, mikäli havaitaan hankinnan kehittyvän väärään suuntaan.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija, vt Tapio Lahtinen
Lue myös aiemmin julkaistu blogi Tule hyvä ICT-hankinta – Miten onnistut ICT-hankinnassa? Siinä käsitellään laajimmin ICT-hankintoihin liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.
PTCS:ltä saat apua kilpailutuksesi kaikkiin vaiheisiin
Suomen johtava julkisten hankintojen asiantuntijatoimisto PTCServices Oy auttaa kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa. Kysy lisää kaikista tarjoamistamme palveluista Laura Mäeltä. Tai pyydä tarjous.
Tags: hankintalain tulkintakilpailuttaminenPilvipalvelut