Keinoja ja apua toimivan sopimuksen eri vaiheisiin
Tuntuuko sopimusten laatiminen ja laaditun sopimuksen seuranta haastavalta? Onko sopimusten teksti mielestäsi vaikeaselkoista ja tuhdin oloista? Sopimuksen laatiminen, seuranta ja valvonta nousevat usein esille hyvin haasteellisina ja kysymyksiä herättävinä. Kuinka seurata sopimuksen ehtojen täyttymistä ja miten valvontaa voisi parantaa? Voisiko sopimuskauden aikana ilmaantuvia ongelmia jotenkin etukäteen välttää? Mistä saa tarvittaessa apua?
Ohjeet ja mallipohjat sopimuksen laadintaan
Sopimusten laatimista on pidetty juristien tehtävänä, mutta tänä päivänä yhä harvempi sopimus on itse asiassa juristin laatima. Erityisesti julkisissa hankinnoissa kilpailutuksesta ja tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisesta vastaavien henkilöiden harteille jää myös sopimuksen laatiminen. Halusivat he sitä tai eivät. Onneksi nykyään on saatavilla erilaisia ohjeita sekä myös muokattavia malliasiakirjapohjia, joista sopimusten laatimisen kanssa painiskelevat voivat saada apua. PTCS:n asiantuntija Minna Eskola on koonnut blogiin Hyvän hankintasopimuksen perusteet ohjeita ja neuvoja hyvän hankintasopimuksen laatimiseen ja seurantaan. PTCS:n palveluvalikoimaan kuuluvasta JulkiSet-tietopalvelusta löytyy sopimusmalliasiakirjapohjia, joista voit muokata omaan tarpeesi soveltuvan sopimuksen. Myös Hankinnat.fi- sivuilta löytyvät keskeisimmät ohjeet sopimuksen laatimiseen. Lisäksi Valtiovarainministeriön sivuilla on julkaistu julkisten hankintojen palvelu– ja tavarahintojen yleiset sopimusehdot. Hankintayksiköillä on usein käytössään myös sähköinen kilpailutusjärjestelmä, jonka oheen voi hankkia oman sopimusjärjestelmän ja siellä luomaan omaan käyttöön sopimusmalliasiakirjoja.
Uudet apuvälineet ja ohjelmat
Ohjeiden ja malliasiakirjojen lisäksi sopimusten laatimista helpottamaan on myös kehitetty uusia apuvälineitä. Erityisesti sopimusten automatisointi on noussut pinnalle viimeisten vuosien aikana. Sopimusten automatisointiohjelmia ja niiden toimivuutta on testailtu aluksi organisaatioiden sisällä. Nyt näitä hyviksi koettuja ohjelmia on alettu tuomaan myös asiakkaiden saataville. Viime aikoina käyttöönotetut automatisointiohjelmistot tuovat juridisen sopimustekstin ja yleisesti juridiikan lähemmäs asiakkaita. Näiden työkalujen avulla pystytään muun muassa helposti luomaan uusia sopimuksia vanhojen sopimusten pohjalta. Automatisoinnin avulla pyritään erityisesti tehostamaan työskentelyä ja parantamaan riskienhallintaa.
Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen sekä sopimusten arkistointi sähköisesti ovat ensiaskelia muuttuvan maailman myllerryksessä myös sopimusten osalta. Näiden pohjalta on osaamisen ja ymmärryksen lisäämiseksi lähdetty tuottamaan erilaisia koulutuksia ja tuotu sähköisten sopimusten luominen mahdolliseksi laajemminkin.
Markkinoilla on tarjolla myös useita sopimushallinnassa avustavia järjestelmiä. Sen sijaan, että sopimukset olisivat arkistoituina vanhoissa mapeissa jonkun työpöydällä tai arkistokaapissa, ovat sopimukset kootusti löydettävissä sähköisestä palvelusta. Sopimushallinta helpottuu ja siitä tulee kokonaisvaltaisempaa.
Sopimuksen käyttöönotto
Mutta riittävätkö edellä mainitut apuvälineet takaamaan sopimuksen onnistuneen käyttöönoton ja toimivuuden koko sopimuskauden ajan? Yhä useammin joudutaan toteamaan, että hyväkään sopimus ei pelitä, jos sopimusehtojen noudattamista ja toteutumista sanktioineen ja kannustimineen ei seurata koko sopimuskauden ajan. Jos hankintayksikkö ei valvo hankinnan toteutumista sopimuksessa mainituin ehdoin, voi se menettää oikeuksiaan. Jos tarjoajan katsotaan rikkoneen sovittuja sopimusehtoja, voi se puolestaan tulla hylätyksi uuteen tarjouskilpailuun osallistuessa. Mahdollisten ongelmien ilmaantuessa molempien sopimusosapuolten on pystyttävä sopimuksen ehtoihin nojaten reklamoimaan sopimuksen ongelmakohdista. Jos sopimuksen toteutumista ei ole osapuolten toimesta seurattu riittävästi voi kuitenkin syntyä erimielisyyksiä. Mahdollisissa ongelmatilanteissa saat PTCS:ltä apua nopeasti, vaivattomasti, luottamuksella ja ammattitaidolla myös tuomioistuimessa.
Sopimuksen ehtojen toteutumisen seuraaminen
Miten sopimusten valvonta sitten saadaan toimimaan? Sopimuksen valvonta ja sopimusehtojen toteutuminen edellyttävät, että sopimusta soveltavat henkilöt ovat tietoisia siitä, miten heidän pitäisi toimia. Jos sopimuksen olemassa olosta tai sisällöstä eivät tiedä kaikki, joita sopimus koskee, jäävät sopimuksen hyödyt ja tuottavuus saavuttamatta. Suurin ongelmakohta sopimusten osalta onkin usein sopimusten ehtojen seuraamiseen ja käyttöönottoon liittyvät puutteet.
Blogin on kirjoittanut Emilia Ala-Maakala, joka työskenteli PTCS:llä harjoittelijana.
PTCS:ltä apua sopimuksen eri vaiheisiin
Lisätietoja sopimusoikeudellisista palveluistamme antaa myös Saila Eskola, saila.eskola@ptcs.fi, puh. +358 50 369 7614.
Tags: Julkiset hankinnatJulkiset-tietopalvelumallipohjatsopimuksetsopimus