Sopimusoikeudelliset palvelut

Julkisten hankintojen asiantuntijapalvelutoimisto PTCS:n laajaan palvelutarjontaan kuuluvat oleellisena osana myös sopimusoikeudelliset palvelut. Sopimusoikeudelliset palvelut on suunnattu julkishallinnon organisaatioille, joilla ei ole omaa juristia tai muutoin riittäviä resursseja sopimusten laatimiseen, käyttöönottoon, hallintaan tai valvontaan.

Sopimusoikeuden palvelut voivat olla osa kilpailutusta koskevaa toimeksiantoa tai voitte tehdä erillisen toimeksiannon pelkästään niiden osalta.

Sopimusoikeudellisten palveluiden tarjontamme

Sopimusten laatiminen

Hankintasopimus on oleellinen osa onnistunutta hankintaa. Onnistuneen hankintasopimuksen avulla varmistetaan hankinnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen sopimuskaudella ja toimiva yhteistyö sopijapuolten välillä.

Avustamme asiakkaitamme erilaisiin kilpailutuksiin liittyvien hankintasopimusten (tavarat, palvelut, urakkasopimukset ja käyttöoikeussopimukset) laatimisessa. Tarjoamme apua myös asiakkaan omien sopimusmallien ja yleisten sopimusehtojen tekemisessä. Meiltä löytyy laaja-alaista osaamista myös hankintalain soveltamiseen liittyvien sekamuotoisten sopimusten, hankintayksiköiden välisten yhteistyösopimusten sekä T&K- sopimusten että sidosyksikköhankintoja koskevien sopimusten laatimiseen.

Sopimuksen käyttöönotto

Hyvin laaditun sopimuksen hyödyt ja tuottavuus jäävät puolitiehen, jos sopimusta ei käytännössä noudateta, toteuttamista ei valvota ja sopimuksen sisältöä tarpeellisilta osin viestitä organisaatiolle. Myös mahdollisten sopimussanktioiden vaatiminen voi unohtua ja pahimmassa tapauksessa asiakas voi puutteellisen valvonnan vuoksi menettää jopa oikeuksiaan.

Palvelumme avulla monimutkaisestakin sopimuksesta tulee ymmärrettävä ja selkeä. Huolehdimme myös siitä, että sopimus sisältää kaikki ne asiat aikatauluineen, jotka hankinnassa mukana olevien henkilöiden tulee tietää. Palvelumme sisältää onnistuneen sopimuksen kannalta oleelliset seikat ja valvontaa vaativat asiat, kuten laatu ja mitoitus sekä toimittajan ja asiakkaan velvoitteet. Laadimme myös ohjeistuksen, josta käy ilmi mitä, kenelle ja milloin sopimuksen sisällöstä informoidaan. Valvomme asiakkaan niin halutessa sopimuksen eri vaiheiden toteuttamista ja aikataulussa pysymistä säännöllisten katselmointien ja raporttien avulla.

Reklamaatioihin liittyvät palvelut

Reklamaation tekemättä jättämisellä menettää julkisissa hankinnoissa oikeuden vedota tarjoajan virheisiin seuraavassa kisassa (poissulkuperuste), jolloin voi joutua ”huonon toimittajan kierteeseen”.

Autamme tarvittaessa tekemään reklamaation, jos sopimuksen ehdot eivät tilaajan näkökulmasta täyty. Reklamaation aiheena voi olla esimerkiksi sovittua huonompi laatu.

Huolella tapauskohtaisesti räätälöidyn reklamaation lopputuloksena hinnat eivät nouse, aikatauluista ja muista sopimusehdoista pidetään kiinni ja toimittaja korjaa havaitut puutteet ja muut ongelmat. Aikaa, omia resursseja ja kustannuksia säästyy, kun reklamaatio toteutetaan selkeän toimintamallin mukaisesti.

Palvelu sisältää ohjeistuksen reklamaatioiden tekemiseen sekä reklamaatiopohjan (asiakirjamalli) käyttöösi. Saat myös ohjeet omien sisäisten huomioiden kokoamiseen ja kirjaamiseen ennen reklamaation tekemistä. Voimme myös kartoittaa mahdolliset ongelmat etukäteen, luoda seurantamallin ja tehdä asiakirjapohjat. Voimme myös olla puolestasi yhteydessä toimittajaan sovituilta osin ja sopia tapaamista ongelmatilanteissa jne.

Sopimusriidat

Autamme välttämään sopimusriidat jo etukäteen. Tai voimme astua kuvaan mukaan siinä vaiheessa, kun vaikeuksia toimittajan kanssa ilmenee ja tarvitsette apua asian selvittämisessä. Voimme myös tarjota käyttöösi oman asiantuntevan tukihenkilön ongelmatilanteen selvittelyn ajaksi.

Esimerkkejä ongelmatilanteista, joissa voimme auttaa

  • reagointi suoritusvirheisiin sopimusaikana
  • reklamaatiot, vastaaminen vaatimuksiin, vaatimusten esittäminen
  • sopimuksen ennenaikainen päättäminen
  • sopimuksiin ja hankintamenettelyihin liittyvät riidat
  • sovintoneuvottelut
  • prosessaaminen tuomioistuimissa
  • perintätoimet

Sopimuksen muuttaminen

Toisinaan sopimusmuutosten tekeminen aiheuttaa päänvaivaa. Uusin aluevaltauksemme hankintabotti Hank osaa auttaa alkuun, kun mietit voiko sopimusta muuttaa vai ei. Hank voi ohjata ongelmasi edelleen asiantuntijamme arvioitavaksi tai voit ottaa suoraan yhteyttä asiantuntijaan, jonka kanssa voitte keskustella sopimusmuutoksen sallittavuudesta ja mahdollisista riskeistä. Asiantuntijamme antaa myös suosituksen siitä, miten asiassa kannattaisi edetä.

Blogeja ja koulutuksia

Käy tutustumassa asiantuntijoidemme aiheesta kirjoittamiin blogeihin Aiheuttaako sopimusmuutosten laillisuuden pohdista harmaita hiuksia ja Hyvän hankintasopimuksen perusteet sekä Keinoja sopimusten ongelmien ja niiden seurausten välttämiseen.

Vuoden 2019 Kuntamarkkinoilla OTK Minna Eskola käsitteli aihetta tietoiskussaan  Pelittävätkö vai pelottavatko sopimukset?

Katso myös Kuntamarkkinoilla 2019 kuvattu video, jossa Minna Eskola kertoo aiheesta otsikolla Sopimusoikeudelliset palvelut kilpailutusvaiheesta sopimuskauden loppuun asti.

Lue tiivistelmä Mistä julkisissa hankinnoissa riidellään?  PTCS:n asantuntija, varatuomari Aarne Kumlinin  Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa 20.11. pitämästä esityksestä.

Koulutustarjontaamme sisältyy myös sopimusoikeuden koulutuksia. Tulevat koulutuksemme löydät koulutuskalenteristamme.

Lisätietoja sopimusoikeudellista palveluistamme antaa Laura Mäki, puh. 050 591 6553, laura.maki@ptcs.fi. Tai pyydä tarjous.