Hyvän hankintasopimuksen perusteet
Hankintasopimus on osa onnistunutta hankintaa ja hankinnan kilpailutusvaihe päättyy sen allekirjoittamiseen.
Hankinnan suunnittelu on olennainen osa hankintaprosessia. Siihen kuuluun luonnollisena osana hankintasopimuksen laatiminen, mikä ei aina kuitenkaan onnistu ilman päänvaivaa.
Mitkä ovat hankintasopimuksen tärkeimmät ehdot, joilla varmistetaan, että yhteistyö osapuolten välillä toimii? Käyn tässä blogissa läpi hyvän hankintasopimuksen perusteita.
Hankinnan suunnittelu
Hankintaa suunniteltaessa hankintayksiköiden fokus on useimmiten kilpailutuksen läpiviemisessä ja tarjouspyynnön laatimisessa. Hankintasopimus ja sopimusehdot, joilla varmistetaan hankinnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen jäävät usein taka-alalle. Onnistunut tarjouskilpailu ei kuitenkaan vielä takaa onnistunutta hankintaa. Viimeisimmän hankintalakiuudistuksen myötä sopimuksen laatimiseen on ruvettu kiinnittämään enemmän huomiota. Tähän ohjaavat etenkin hankintalain uudet säännökset olennaisista sopimusmuutoksista. Sopimusehdot pitäisi suunnitella huolellisesti jo ennen hankintailmoituksen laatimista, ettei hankintayksikkö päätyisi sopimuskaudella tekemään laittomaksi suorahankinnoiksi katsottavia olennaisia sopimusmuutoksia. Sopimuksen yleiseen toimivuuteen ja sen valvontaan on myös hyödyllistä paneutua ja laatia omiin tarpeisiin sopivat sopimusehdot.
Keskeisten sopimusehtojen läpikäyminen markkinavuoropuhelussa potentiaalisten toimittajien kanssa säästää todennäköisesti aikaa ja resursseja mahdollisissa tulevissa ongelmatilanteissa. Lisää tietoa markkinavuoropuheluista löytyy aiemmasta blogistamme Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa?
Sopimuksen keskeinen sisältö
Olennaisimpia osia hankintasopimuksessa on sopimuksen kohteen tai tavoitteen määrittely. Sopimuksen kohteen määrittämisessä konkretisoidaan, mitä sopimuksella tavoitellaan tehtävän sekä myös perustellaan, miksi asia halutaan tehtävän määritellyllä tavalla. Kohteen ja sopimuksen tarkoituksen määrittely konkretisoi sen, mitä hankintayksikkö haluaa saada sopimuksella aikaan. Lisäksi se selkiyttää tarjoajalle, mitä häneltä odotetaan ja miten hänen toivotaan toimivan odotusten toteutumiseksi. Sopimuksen tarkoitus tuleekin avata mahdollisimman hyvin.
Määritelmien asettaminen voi tarkoittaa sanakirjamaista sanojen määrittelyä (mikä voi olla sopimuksessa tärkeää erityissanaston kohdalla), mutta vielä olennaisemmin sillä viitataan tiettyjen laatukriteerien määrittämiseen. Tämä asettaa tarjoajalle nimenomaiset vaatimukset myymänsä tuotteen tai palvelun tarjoamiseen. Laatua voidaan määritellä esimerkiksi suorituskyvyn tai toiminnallisten ominaisuuksien perusteella. Sopimuksen kohteen määritteleminen yhdessä määritelmien asettamisen kanssa antaa siis tarjoajalle ne rajat, joiden sisällä tarjoajan odotetaan toimivan. Liika epämääräisyys sopimuksen kohteen tai määritelmien osalta voi johtaakin siihen, että hankintayksikkö ei saakaan odottamaansa palvelua tai tavaraa tarjoajalta. Tämä tavoitteen ja toteutuksen välinen kohtaamattomuus onkin usein yleinen peruste sopimuksen irtisanomiselle.
Sopimuksen seuranta
Sopimus ilman määriteltyä kohdetta on tarkoitukseton. Kuitenkin yhtä tarkoitukseton tai hyödytön on sopimus, jota ei noudateta. Tämän vuoksi sopimuksen seurantaa ja valvontaa sekä niihin liittyviä sanktioita on hyvä harkita sopimusta tehtäessä. Sopimuksessa on yleensä määritelty velvollisuuksia molemmille osapuolille. Lisäksi on tarpeen pohtia keinoja sopimuksen toteutumisen seurantaan sekä mahdollisia tiedotus- ja ohjeistusvelvollisuuksia, joita saattaa syntyä esimerkiksi silloin, kun toinen osapuoli ei suoriudu sopimusvelvoitteistaan ajoissa tai kun puutteita havaitaan. Samoin voi olla tärkeää valvoa, että sovitut menettelytavat toteutuvat ja sopimusehtoja ylipäätään noudatetaan.
Valvontaa vahvistamaan on myös hyvä harkita, mitä seuraamuksia ja sanktioita sopimusvelvollisuuksien noudattamatta jättämisestä on. Sanktioiden tarkoitus on varmistaa, että osapuolet noudattavat sopimusta, mutta liian korkeat sanktiot johtavat usein samalla korkeaan tarjoushintaan tai jopa siihen, että tarjouksia ei saada lainkaan.
Ei pidä myöskään unohtaa sopimuksen ns. jalkauttamista. Joskus kannattaa jopa tehdä sopimuksesta oma “lukuohje” tai käsikirja olennaisista sopimusehdoista – ja ennen kaikkea tiedottaa sopimuksen sisällöstä sitä soveltaville tai sen piiriin kuuluville henkilöille.
Lopuksi
Suomalaisen sopimusoikeuden etuna on laaja sopimusvapaus, jota jossain määrin käytännössä rajoitetaan varsinkin hankintalainsäädännöllä. Sopimusvapaus tarkoittaa toki samalla, että sopimusta laadittaessa on otettava huomioon paljon asioita, joita ei lainsäädännöstä löydy. Tässä esitetyillä vinkeillä toivon, että hankintasopimuksen suunnittelu ja työstäminen sujuu hieman helpommin. Jos haluat sukeltaa syvemmälle hankintasopimusten rakentamiseen, suosittelen tutustumaan 25.-26.4. järjestettävän koulutukseen Näin laadin hyvän sopimuksen ohjelmaan. Vielä ehdit ilmoittautua mukaan.
Kirjoittaja on PTCS:n asiantuntija, OTK Minna Eskola, minna.eskola@ptcs.fi.
Tags: hankintailmoitushankintaprosessiHankintasopimushankintayksikkömarkkinavuoropuhelusanktiosopimusvapaustarjoaja