Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa?
Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2019
Ovatko markkinavuoropuhelut ja niiden toteuttaminen sinulle jo arkipäivää eli ihan tuttua juttua? Vai oletko yksi niistä, joka osaa jo jonkin verran, mutta haluaisi syventää osaamistaan markkinakartoituksen ja markkinavuoropuhelun osalta?
Osaatko jo käyttää markkinakartoitusta ja vuoropuhelua?
KEINO-osaamiskeskus suoritti 2.-19.9.2018 kyselyn aiheesta ”Kestävien ja innovatiivisten hankintojen hankintaosaaminen”. Vastanneita oli 270, joista suurin osa työskenteli kunnissa, valtiolla tai kuntayhtymässä.
Yhtenä kyselyn osa-alueena oli osaamisen taso ja kehittämistarpeet koskien markkinakartoitusta ja vuoropuhelua. Kysymys oli ”Osaatko jo käyttää markkinakartoitusta ja vuoropuhelua?”
Kuntien ja kuntayhtymän edustajista jopa 80 % vastasi, että osaa jo jonkin verran, mutta haluaa syventää osaamista markkinakartoituksen ja markkinavuoropuhelun osalta. Myös valtion yksiköiden edustajista melkein 40 % osaa jonkin verran, mutta haluaisi syventää osaamistaan.
Puolestaan noin 24 % kuntien ja kuntayhtymien edustajista, jotka eivät osaa käyttää markkinakartoitusta ja vuoropuhelua, haluaisivat oppia vähintään perusteet aiheesta. Vain osa hankintoja tekevistä, jolla on jo tietoa aiheesta, kokee osaavansa riittävästi (esimerkiksi valtion yksikössä luku on n. 27 %, kunnissa 30 % ja seurakunnissa alle 5 %).
Tutustu kyselystä julkaistuun tulosyhteenvetoon. Lisää KEINO:sta ja kestävien ja innovatiivisten hankintojen tekemisestä voit lukea myös nettisivuillamme julkaistusta blogista Mistä motivaatiota kestävien ja innovatiivisten hankintojen tekemiseen?.
Markkinavuoropuhelun haasteet
Markkinavuoropuhelujen toteuttamisen haasteena on usein se, että ei oikein tarkkaan tiedetä, miten markkinavuoropuhelu kussakin hankinnassa kannattaisi toteuttaa. Markkinavuoropuhelun hyödyt on kyllä ymmärretty, mutta markkinavuoropuhelun toteuttamiseen ei ole vielä tarpeeksi osaamista eikä käytännön kokemusta.
Markkinavuoropuhelun toteuttaminen esimerkiksi liian raskaasti tai työläästi saattaa johtaa siihen, että yritykset eivät osallistu lainkaan vuoropuheluun. Tuohtunein kommentti, jonka tarjoajan suusta olen eräässä koulutuksessa kuullut, on ”Tekisivät itse tarjouspyyntönsä. Tuntuu siltä, että hankintayksikkö ulkoistaa tarjouspyynnön tekemisen kokonaan tarjoajille markkinavuoropuhelun verukkeella. Harmittaa, mutta emme uskalla jättää osallistumattakaan vuoropuheluun. Resursseja on kuitenkin vaikea irrottaa vuoropuheluun, kun palveluitakin pitäisi siinä samalla koko ajan tuottaa.”
Se, että markkinavuoropuhelun toteuttamatta jättäminen johtaa usein huonoon hankintaan, on jo suhteellisen selvää. Sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös hankinnoissa. Hankintayksikön tulisikin tunnistaa markkinat ja potentiaaliset tarjoajat sekä suunnitella kuhunkin hankintaan sopivin tapa toteuttaa markkinavuoropuhelu.
Markkinavuoropuhelun parhaat käytännöt
Näkemykseni siitä, että meillä hankintojen parissa työskentelevillä on vielä paljon oppimista markkinavuoropuhelujen toteuttamisesta, perustuu käytännön kokemuksen lisäksi myös tutkittuun tietoon. Käy tutustumassa tutkimusraporttiin ”Julkisen hankintaprosessin alkuvaiheet: hankintayksikön ja toimittajien välinen vuorovaikutus” .
Miten sitten saada aikaan vuoropuhelua ja vuorovaikutusta parhaalla mahdollisella tavalla?
Julkisten hankintojen yhdistyksen seminaarissa elokuussa 2018 yhdessä osallistujien kanssa kiteytimme kolme keskeisintä asiaa onnistuneen markkinavuoropuhelun osalta. Keskeisimmiksi asioiksi nousivat seuraavat:
- Suunnitelmallinen ja tavoitteellinen valmistelu
- Aikataulutus – aikaisessa vaiheessa ja riittävästi aikaa
- Vuoropuhelu – aito halu keskustella ja vuorovaikutus
Tutustu hankintayhdistyksen seminaarista tehtyyn koosteeseen Parhaita käytäntöjä hankintojen suunnitteluun ja markkinavuoropuheluihin.
Allekirjoitan edellä mainitut parhaat käytännöt täysin. Suunnitelmallinen ja tavoitteellinen valmistelu on mahdollista, silloin kun eri tavat markkinavuoropuhelun toteuttamiseen ovat hallussa. Usein niinkin yksinkertainen asia, kuin riittävän ajan varaaminen, on avain onnistumiseen. Lopulta kaksi edellä mainittua asiaa luovat mielestäni myös edellytykset sille, että aitoon vuorovaikutukseen ylipäätään voidaan päästä.
Markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa monella eri tapaa ja edellä mainitut, kaikkein keskeisimmät asiat on mahdollista konkretisoida käytännön tekemiseksi.
Jos siis kuulut niihin, joiden osalta perusteet eivät ole vielä hallussa tai osaat jo jonkin verran, mutta haluat syventää osaamistasi, on webinaarimme markkinakartoituksesta oiva mahdollisuus oppia lisää. Markkinakartoitus osaksi onnistunutta hankintaa -koulutuksessa käydään läpi parhaat käytännön oivallukset markkinavuoropuhelun toteuttamiseksi.
Jos taas kuulut siihen harvinaiseen muutaman kymmenen prosentin eliittiin, joka Keinon tutkimuksen mukaan osaa jo riittävästi markkinavuoropuhelun toteuttamisen osalta, oletko miettinyt markkinavuoropuhelun suunnitelmallisempaa toteuttamista? Sisältääkö markkinoiden kartoittaminen (toimittaja-analyysit) ja markkinavuoropuhelun toteuttaminen sellaisia asioita, joissa datan, algoritmin tms. hyödyntäminen kuulostaa kiinnostavalta vaihtoehdolta? Hankintabottimme Hank voisi mahdollisesti auttaa sinua hankintojen suunnittelussa. Lisätietoja Hank-hankintabotistamme.
Kun puhutaan hankinnoista, tulee esille aina liuta epäonnistuneita hankintoja ja huonoja toimintatapoja. Hyvät käytännöt jäävät usein taka-alalle. Käytännössä kuitenkin on olemassa useita hyviä hankintoja ja niitä edeltäviä onnistuneita markkinavuoropuheluita.
Blogin kirjoittaja on PTCS:n toimitusjohtaja, OTK Saila Eskola.
Jos olet kiinnostunut hyödyntämään PTCS:n asiantuntijoiden osaamista ja kokemusta markkinavuoropuhelujen toteuttamisesta, olethan yhteydessä saila.eskola@ptcs.fi.
