Käänteinen kilpailutus – mitä, miksi ja milloin?
Julkisten hankintojen kilpailuttaminen käänteisenä kilpailuttamisena on ollut mahdollista jo pitkään. Urakkahankinnoissa käänteistä kilpailutusta on käytetty yleisesti, mutta viime vuosina se on levinnyt myös palveluhankintoihin. Sote-ulkoistukset ovat esimerkki laajimmista hankinnoista, joissa mallia on sovellettu.
Mitä käänteisellä kilpailutuksella tarkalleen ottaen tarkoitetaan? Minkälaisissa tilanteissa tätä mallia kannattaa käyttää? Alla annamme vastauksia näihin kysymyksiin.
Käänteisen kilpailutuksen ytimessä on laadun vertailu
Käänteinen kilpailutus tunnetaan myös nimillä ranskalainen urakka ja kiinteähintainen kilpailutus. Käänteisestä kilpailutuksesta ei aikaisemmin ollut kansallista sääntelyä, mutta hankintalain uudistuksessa lain 93 §:ään lisättiin mallia koskeva säännös. Oikeuskäytännön perusteella käänteisen kilpailutuksen käyttäminen julkisissa hankinnoissa on kuitenkin ollut jo tätä ennen sallittua.
Käänteisessä kilpailutuksessa hankinnan enimmäishinta on määritelty etukäteen eli hinnoilla ei kilpailla. Tästä tulee myös termi kiinteähintainen kilpailutus. Tarjoajat siis kilpailevat yksinomaan laatutekijöillä. Koska hankintayksikkö päättää maksettavan kokonaishinnan, perustuu tarjousten vertailu sataprosenttisesti laatuun.
Käänteisen kilpailutuksen toteuttaminen edellyttää huolellista valmistautumista. Ensinnäkin hankintayksikön on käänteistä kilpailutusta käyttäessään kiinnitettävä erityistä huomiota hinnan tason määrittelyyn. Näin se saa sellaisia tarjouksia, jotka vastaavat sen tarpeita myös laadullisesti. Liian korkeaksi tai matalaksi määritelty hinta voi pahimmillaan johtaa koko kilpailun epäonnistumiseen. Toisaalta myös laadun vertailuperusteita asetettaessa täytyy olla huolellinen. Tarjouspyynnöstä pitää selkeästi käydä ilmi laadun vertailuperusteet sekä mitä kunkin vertailuperusteen osalta arvioidaan ja arvostetaan. Vertailuperusteiden määritteleminen ja erittäin huolellinen perusteleminen korostuvatkin käänteisen kilpailutuksen kohdalla. Markkinavuoropuhelu niin tarjoajien kuin loppukäyttäjien kanssa esimerkiksi markkinakartoituksen keinoin toimii valmistelussa hyvänä apuna. Markkinakartoituksesta ja vuoropuhelusta voit lukea blogistamme
Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa?
Käänteisen kilpailutuksen edut ja haasteet
Hankintojen kilpailuttamiseen käänteisesti liittyy kiistattomia etuja, mutta myös moninaisia haasteita. Parhaimmillaan käänteisen kilpailutuksen keinoin voidaan tavoittaa loppukäyttäjien todelliset intressit heitä tyydyttävällä tavalla, säästää kustannuksia ja kehittää uusia innovatiivisia ratkaisuja. Säästöjä syntyy, kun laatuun on panostettu ja hankinnalle asetettavassa enimmäishinnassa voidaan jo valmiiksi huomioida hankintaan liittyvät elinkaarikustannukset ja jatkohankintahinnat.
Koska vertailu tapahtuu laatuperustein, tarjoajien täytyy kiinnittää erityistä huomiota hankinnan laatuun ja käyttää laadun maksimoimiseksi hyväkseen koko osaamistaan. Kun tarjoaja laittaa kaikkensa peliin laadun suhteen, syntyy herkästi uusia innovaatioita, jotka hankintayksikkö saa ikään kuin kylkiäisenä. Käänteisen kilpailutuksen hyödyt ovat siis monitahoiset; hyötyjiä ovat niin tilaaja, tarjoaja kuin hankinnan kohteen loppukäyttäjäkin.
Käänteisen kilpailutuksen haasteet liittyvät ennen kaikkea siihen, ettei oikean hinnan asettaminen ole aina yksinkertaista. Oikean hinnan asettaminen vaatii markkinakartoitusta, jotta tilaajalla olisi mahdollisimman hyvä käsitys vallitsevasta hintatasosta. Myös hankinnan laatukriteerien asettamista käänteisen kilpailutuksen yhteydessä pidetään haasteellisena.
Käänteinen kilpailutus toimii parhaimmassa tapauksessa perustana laadukkaille ja innovatiivisille hankinnoille. Kaikkiin hankintoihin se ei kuitenkaan sovellu. Ja silloin, kun se soveltuu, tulee sitä käytettäessä noudattaa erityistä huolellisuutta hinnan ja laatuvertailun osalta.
Blogin ovat kirjoittaneet Sara Taivainen ja Saila Eskola.
Lue lisää käänteisestä kilpailutuksesta blogista Mikä on käänteinen kilpailutus ja miten se tehdään?
Palmia Oy:n 9.10.2018 julkaisemassa artikkelissa Käänteinen kilpailutus haastaa myös tilaajan annetaan vinkkejä käänteisten kilpailutusten suunnitteluun ja toteuttamiseen. Vinkkejä artikkelissa on jakanut PTCS:n toimitusjohtaja Saila Eskola.
Palmian toisessa 7.3.2019 julkaistussa käänteistä kilpailutusta koskevassa artikkelissa 3 +1 vinkkiä käänteiseen kilpailutukseen annetaan lisää neuvoja onnistuneeseen käänteiseen kilpailutukseen. Artikkelissa annettujen vinkkien lisäksi Palmia on tehnyt lomakepohjan, jolla voi hahmotella laatuperusteita ja niiden painotuksia käänteiseen kilpailutukseen. Lomakepohja on ladattavissa artikkelin lopusta.
Tarvitsetko konsultointia tai koulutusta? – Me tarjoamme molempia
Vaikka käänteisen kilpailutuksen -mallin käyttämiseen liittyy haasteita, ovat sen hyödyt useimmiten verrattomat. 2.12.2022 järjestettävässä webinaarissa Käänteinen kilpailutus – haasteet ja hyödyt pureudutaan tarkemmin käänteisen kilpailutuksen problematiikkaan ja haasteiden taklaamiseen. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan.
Meiltä voit myös pyytää tarjouksen, jos tarvitset osaavaa apua hankintaa suunnitellessasi. Voimme avustaa sinua myös kilpailutuksesi toteutus- tai sopimusvaiheessa ilmenevissä kysymyksissä sekä ongelmatilanteiden ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Laura Mäkeen, lähetä viesti info@ptcs.fi tai täytä tarjouspyyntölomake niin katsotaan, miten voimme olla avuksesi.
Tags: kiinteä hintaKäänteinen kilpailutuslaatuvertailumarkkinavuoropuheluranskalainen urakka