Neuvottelumenettely osaksi julkisten hankintojen työkalupakkia

Cloudiasta saatavien tilastojen mukaan neuvottelumenettelyjen käyttö on kasvussa. Vuonna 2017 neuvottelumenettelyjä käynnistettiin 198 ja vuonna 2018 jo 306. Vuonna 2019 laskuri on kivunnut jo huikeaan lukuun 447. Ja lisää vielä tulee, koska kaikkihan me tiedämme, että joulukuun alkuviikoilla vielä muutama HILMA-ilmoitus julkaistaan. Onko joku sinun hankintasi mukana näissä luvuissa? Vai oletko enemmänkin sitä mieltä, että neuvottelumenettely on aivan turhaa konstailua, kun avoimella menettelyllä on tähänkin asti pärjätty?

Milloin ja miten neuvottelumenettelyä voi käyttää?

Hankintalaissa tunnistetaan sekä neuvottelumenettely että kilpailullinen neuvottelumenettely. Molemmat ovat kaksivaiheisia menettelyjä, joissa osallistumishakemuksen jättäneistä tarjoajista on valittu neuvotteluihin tietty määrä toimittajia, jotka sitten saavat jättää lopullisen tarjouksensa. Menettelyjen eri vaiheisiin, asiakirjoihin ja käytännön kulkuun liittyvät hankintalain vaatimukset eroavat toisistaan. Nämä vaatimukset määrittävät kumpaa neuvottelumenettelyä hankinnassa tulee käyttää.

Neuvottelumenettelyjen käyttäminen ei ole mahdollista missä tahansa hankinnassa, kuten avoimen ja rajoitetun menettelyn on. Nykyisen hankintalain myötä käyttötilanteet ovat lisääntyneet kuitenkin merkittävästi. Lähtökohtaisesti neuvottelumenettelyn käyttöä kannattaa harkita erityisesti mutkikkaampia hankintoja tehtäessä. Kriittisin kysymys ei ole kuitenkaan se, saako neuvottelumenettelyä hankintalain mukaan käyttää, vaan milloin neuvottelumenettelyn käyttäminen oikeasti on tarkoituksenmukaista.

Neuvottelumenettelyn käyttäminen voi tulla kysymykseen esimerkiksi, kun hankinnan kohde osoittautuu hankalasti määriteltäväksi. Tai kun hankintayksikön tarpeita ei pystytä täyttämään räätälöimättä markkinoilla jo olevia ratkaisuja. Hankintaan voi myös liittyä riskejä, joista on syytä neuvotella tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön laatimista.

Huomion arvoista on, että vaikka hankinta olisi käynnistetty avoimella tai rajoitetulla menettelyllä, neuvottelumenettelyyn voidaan tarvittaessa siirtyä kesken aloitetun menettelyn.  Näin kannattaa tehdä, kun avointa tai rajoitettua menettelyä käytettäessä ei ole saatu tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Neuvottelumenettelyn käyttäminen voikin olla pelastava ratkaisu hankinnan keskeyttämisen sijaan, kuten Markkinaoikeuden päätöksestä teiden hoitoon ja ylläpitoon liittyvästä tapauksesta (MAO:893/15, JulkiSet-lyhennelmä) käy ilmi. Jos alkuperäisessä tarjouspyynnössä on asetettu vähimmäisvaatimuksia, ei niitä saa muuttaa neuvottelumenettelyyn siirryttäessä, vaan neuvotteluja voidaan käydä ainoastaan vähimmäisvaatimukset ylittävistä vaatimuksista (MAO:245/18, Julkiset-lyhennelmä).

Miksi käyttää neuvottelumenettelyä avoimen menettelyn sijaan?

Hankintayksiköllä ei välttämättä ole käytettävissään riittävästi sellaista substanssiosaamista, jonka avulla hankinnan kohde pystytään määrittelemään riittävän tarkasti vastaamaan hankintayksikön tarvetta. Usein myöskään pelkkä markkinakartoitus ei riitä, vaan on järkevää hyödyntää markkinatoimijoiden osaamista. Neuvottelumenettelyn käyttäminen antaa siis hankintayksikölle mahdollisuuden neuvotella toimittajien kanssa hankinnan kohteesta ennen tarjouspyynnön laatimista ja myös kilpailutuksen aikana.

Neuvottelumenettelyn käytön vaatimukset hankintayksiköltä

Neuvottelumenettelyn käyttö vaatii hankintayksiköltä osaamista, aikaa ja osallistumista. Niinpä siihen ei kannata lähteä, jos ei ole valmis panostamaan onnistuneen neuvottelumenettelyn läpiviennin vaatimuksiin. Vaikka neuvottelumenettelyn käynnistäminen saattaa olla ketterämpää avoimeen menettelyyn verrattuna, neuvottelut vaativat runsaasti aikaa ja resursseja, jotta niistä saadaan irti paras mahdollinen hyöty.

Vaikka neuvottelumenettelyn käyttäminen vaatii panostusta kaikilta osapuolilta, on tästä paljon hyötyä varsinaisen sopimuskauden aikana. Esimerkiksi hankinnan kohde vastaa useimmiten hankintayksikön todellisia tarpeita. Selkeästi määritelty hankinnan kohde houkuttelee myös useampia tarjoajia. Ja mitä useampia osallistuja tarjouskilpailussa on, sitä parempi kilpailu luonnollisesti saadaan aikaan.  Lopputuloksena todennäköisesti ovat suuremmat hankintakohtaiset säästöt kiitos alentuneiden tarjoushintojen.

Neuvottelumenettelyssä keskustellaan usein myös sopimuksen sisällöstä. Tästä voi olla merkittävää etua myöhemmin sopimuskauden aikana. Etenkin epäselvissä tilanteissa neuvottelua helpottaa se, että molemmat osapuolet ovat päässeet vaikuttamaan yhdessä sopimusehtojen sisältöön.  Neuvottelumenettelyä käytettäessä hankintayksiköllä on myös mahdollisuus tutustua potentiaalisiin sopimustoimittajiin. Kun toimittaja on valittu, on molemmilla sopimusosapuolilla jo alustavaa tietämystä toisistaan.

Kannattaako neuvottelumenettelyä siis käyttää?

Kyllä kannattaa. Jos mietit ensimmäisen neuvottelumenettelyn käynnistämistä, tule poimimaan vinkkejä ”Neuvottelumenettelyn  läpivienti käytännössä” -kurssiltamme.  16.9.2020 järjestettävässä koulutuksessa perehdytään muun muassa siihen, milloin neuvottelumenettelyjä käytetään, neuvottelumenettelyjen suunnitteluun ja käyttämiseen. Koulutuksessa perehdytään myös neuvottelujen jälkeiseen aikaan ja tarjouspyynnön viimeistelyyn.

Tekstin ovat kirjoittaneet PTCS:llä harjoittelijana työskentelevä Jarkko Palokangas ja yllä mainitun koulutuksen vetäjä varatuomari Merja Kortesuo.


Tags: Neuvottelumenettelyt

Arkisto: Neuvottelumenettely osaksi julkisten hankintojen työkalupakkia