Vertailuperusteiden huolellinen määrittely takaa onnistuneen julkisen hankinnan
Julkisten hankintojen kilpailutuksissa onnistuminen edellyttää hankintayksiköiltä tarkkaan harkittuja tarjousten vertailuperusteita. Toivotun lopputuloksen takaamiseksi asetetut tarjousten vertailuperusteet eivät ainoastaan helpota tarjoajien arviointia, vaan myös varmistavat, että hankintayksikkö saa parhaan mahdollisen vastineen rahalleen. Hankintayksiköllä voi olla useita erilaisia visioita siitä, millaisia vertailuperusteita hankinnassa kannattaisi käyttää. Mutta mistä lähteä liikkeelle ja mitä asioita kannattaa huomioida ennen kuin hankinnan lopullisia vertailuperusteita ryhdytään kirjaamaan tarjouspyyntöön?
Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet
Julkisissa hankinnoissa on kolme eri vaihtoehtoa hinta-laatusuhteen määrittelemiseen. Näistä vaihtoehdoista käytetään myös nimitystä kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet. Tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus voi perustua hankintalain 93 §:n mukaisesti seuraaviin vaihtoehtoihin:
Halvin hinta
Halvin hinta merkitsee kirjaimellisesti sitä, että halvin tarjous voittaa. Halvin hinta tarjousten valintaperusteena soveltuu käytettäväksi erityisesti silloin, kun hankinnan kohde on hyvin määritelty ja standardoitu, eikä laadussa ole myöskään merkittäviä eroja eri tarjoajien välillä. Jos hankintayksikkö käyttää EU-hankinnoissaan muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena pelkästään halvinta hintaa, on perustelut mainittava joko hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai vaihtoehtoisesti hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.
Kustannuksiltaan edullisin tarjous
Jos tarjousten valintaperusteena käytetään kustannuksiltaan edullisinta tarjousta, voidaan valinta tehdä esimerkiksi hankittavan tuotteen tai palvelun elinkaarikustannuksia vertailemalla. Tätä vertailuperustetta käytettäessä hankinnan kokonaishintaa arvioidaan siis laajemmin kuin pelkän hankintahinnan osalta.
Paras hinta-laatusuhde
Kolmantena vaihtoehtona tarjousten valintaperusteena voidaan käyttää parasta hinta-laatusuhdetta. Usein tunnutaan ajattelevan, että laadukkaampien tavaroiden tai palveluiden hankinnassa laadulle annettaisiin suurempi painoarvo kuin hinnalle. Tämä on kuitenkin vain osa totuutta. Todellisuudessa hinnan ja laadun keskinäistä painoarvoa suurempi merkitys voi olla sillä, miten laadun alatekijät on määritelty, mikä on niiden keskinäinen painotus ja millaista vertailukaavaa käytetään.
Hankinnan huolellinen valmistelu on tärkeää myös vertailuperusteiden asettamisen kannalta
Onnistuneen hankinnan kannalta vertailuperusteet ovat luonnollisesti yksi keskeisimmistä tekijöistä. Vaikka hankinnan kohteen määrittäminen onkin hyvin oleellista, on vertailuperusteiden huolellinen miettiminen lähes yhtä tärkeää. Valitettavan usein käy kuitenkin niin, että vertailuperusteiden pohtiminen jää kuin jääkin viime hetkeen eikä niitä ehditä tai osata miettiä tarpeeksi perusteellisesti. Tämä puolestaan voi vaikuttaa paljonkin hankinnan lopputulokseen, joka voi pahimmassa tapauksessa olla aivan toisenlainen kuin alun perin oli suunniteltu. On tärkeää varata riittävästi aikaa vertailuperusteiden määrittämiseen ja varmistaa, että ne ovat mahdollisimman kattavat ja tarkasti harkitut. Näin voidaan varmistaa, että hankinta täyttää sille asetetut tavoitteet ja odotukset.
Vertailuperusteiden määrittelyssä kannattaa ehdottomasti testata erilaisia hinnan, laadun ja näiden alatekijöiden yhdistelmiä. Tämä edellyttää hankintayksiköltä käsitystä siitä, millaisia tuotteita ja palveluita markkinoilla on tarjolla ja millä hinnoilla. Markkinakartoitus, vuoropuhelu tarjoajien kanssa ja tuotteiden testaukset tuottavat hankintayksikölle arvokasta tietoa, jonka pohjalta hankintayksikkö pystyy laatimaan hankinnalleen toimivat ja tarkoituksenmukaiset tarjousten vertailuperusteet.
Blogin on kirjoittanut juristi Sara Taivainen.
Haluatko oppia lisää vertailuperusteiden asettamisesta?
PTCS järjestää 20.5.2025 klo 9–12 webinaarin, jonka aiheena on vertailuperusteet julkisissa hankinnoissa. Webinaarissa käsitellään julkisissa hankinnoissa käytettävissä olevia erilaisia vertailu- ja pisteytysmekanismeja ja niiden vaikutuksia. Webinaarissa pohditaan ajantasaisen lainsäädännön ja käytännön esimerkkien kautta myös tyypillisiä ongelmatilanteita sekä ratkaisuja. Koulutuksessa saadut opit ovat hyödynnettävissä eri alojen tavara- ja palveluhankintoihin.
Tutustu koulutuksen ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan!
Kaipaatko apua hankintasi vertailuperusteiden laatimisessa? – Me autamme.
PTCS:ltä saat apua kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissäsi. Lähetä meille viesti info@ptcs.fi tai täytä yhteydenottolomake.
