Miksi yrityksissä kannattaa panostaa hankintaosaamiseen?
Julkiset hankinnat ovat noin 37 miljardin euron markkina täällä Suomessa. Julkisen sektorin tarjouskilpailuihin osallistuminen on arvokas referenssi yritykselle kuin yritykselle. Yhä useamman tarjoajan osallistuminen tarjouskilpailuihin lisää myös yritysten innovatiivisuutta. Se puolestaan vaikuttaa sekä yritysten, että myös julkisten sektorin kannattavuuteen ja edesauttaa talouskasvua. Ja sitä kautta hyödyttää meitä kaikkia. Tarjouskilpailuihin osallistuminen ja niissä menestyminen vaatii yrityksiltä kuitenkin monenlaista erityisosaamista ja perehtymistä hankintojen maailmaan.
Listasin neljä osa-aluetta, joihin tarjouskilpailuihin osallistuvan yrityksen kannattaa panostaa:
1. Menestyminen markkinavuoropuhelussa
Hankintayksiköiden tavoitteena on saada kilpailutuksiinsa mahdollisimman monta vertailukelpoista tarjousta. Siksi ne keräävät jo ennen tarjouspyynnön julkaisemista markkinoilta tietoa hyödyntämiskelpoista innovaatioista ja yritysten erilaista ratkaisuista sen tarpeeseen. Markkinavuoropuheluiden järjestäminen potentiaalisten tarjoajien kanssa, on tehokas keino hankkia tätä tietoa.
Markkinavuoropuheluun osallistuvan tarjoajan kannattaa hyödytään sille annettu mahdollisuus hyvin. Yrityksen on tärkeää tunnistaa omat vahvuutensa ja ehdottaa markkinavuoropuhelussa sellaisia vähimmäisvaatimuksia ja tarjousten vertailuperusteita, jotka auttavat yritystä menestymään kilpailussa.
2. Vaatimukset täyttävien tarjousten laatiminen
Tarjouskilpailussa menestyminen edellyttää yrityksiltä tarkkaa tuntemusta hankintalainsäädännöstä ja
-prosesseista. Mitä enemmän yritys panostaa hankintaosaamiseensa, sitä varmemmin se pystyy laatimaan hankintayksiköiden julkaisemiin tarjouspyyntöihin kilpailukykyisiä tarjouksia ja vastaamaan tarjouspyyntöihin asetettujen vaatimusten mukaisesti.
3. Virheellisten ja puutteellisten tarjousten välttäminen
Valitettavan usein tarjoaja joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailusta, koska sen jättämä tarjous on niin puutteellinen, ettei sitä voi ottaa mukaan tarjousten vertailuun. Vaikka yritys on vastannut tarjouspyyntöihin mielestään huolellisesti ja ns. tositarkoituksella, rajaa hankintalaki kuitenkin hyvin tarkkaan, minkälaisia virheitä ei voida katsoa läpi sormien, vaan tarjous on suljettava pois kilpailusta Turhaa työtä välttääkseen tarjoajan kannattaa siis ehdottomasti panostaa osaamiseen, jonka myötä virheellisten tarjousten määrä vähenee ja kaikkien osapuolten resursseja säästyy.
4. Sopimusten hallinta
Kun kilpailutus on saatu päätökseen, on osapuolten huolehdittava sopimusehtojen noudattamisesta, aikataulujen pitämisestä sekä laadun varmistamisesta. Julkisen hankinnan kilpailutuksen voittanut yritys ei voi yleensä toimia omilla vakioehdoillaan, vaan se joutuu mukautumaan hankintayksikön laatimiin vaatimuksiin ja ehtoihin. Vahva hankintaosaaminen auttaa yritystä tunnistamaan ja välttämään myös mahdollisia sen maineeseen ja luotettavuuteen liittyviä riskejä.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija Satu Grekin.
PTCServices Oy auttaa kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymissä – olipa kyseessä hankintayksikkö tai tarjoaja
PTCS on 20 vuotisen taipaleensa aikana laatinut tuhansia tarjouspyyntöjä hankintayksiköiden toimeksiannoista. Asiantuntijamme avustavat myös yhä useampia julkisten hankintojen tarjouskilpailuihin osallistuvia tarjoajia menestymään tarjouskilpailuissa, koska julkisten hankintojen osaaminen on avainasemassa kohti parempaan kilpailua.
Tutustu palvelutarjontaamme uudistetuilla kotisivuillamme ptcs.fi. Voit myös pyytää lisätietoja sivustolla olevalla Ota yhteyttä -lomakkeella tai lähettää meille vapaamuotoisen viesti info@ptcs.fi.
PTCS:n koulutustarjonnasta löytyy erilaisia julkisten hankintojen koulutuksia
Seuraava lähinnä tarjoajille suunnattu koulutuksemme Tarjoajana julkisissa hankinnoissa järjestetään 12.11.2024. Tutustu myös muihin koulutuksiimme päivittyvässä koulutuskalenterissamme.
