Tekoäly hankinta-asiantuntijan työparina

Tekoäly ja erilaiset kielimallit kehittyvät jatkuvasti, ja yhä useammassa organisaatiossa pohditaan, miten näitä uusia työkaluja voidaan hyödyntää tehokkaasti ja turvallisesti. Myös hankintayksiköissä ollaan heräämässä tekoälyn potentiaaliin hankintojen toteuttamisen eri vaiheissa.

Julkisuudessa käytyjen keskusteluiden perusteella käyttöönottoa ovat kuitenkin saattaneet hidastaa perustellut huolet tekoälyn käyttämisen tietoturvasta, tietosuojasta sekä tekoälyn aiempi taipumus ”hallusinoida” eli tuottaa virheellistä tietoa. Nimenomaan tekoälyn taipumus hallusinoida on asettanut kyseenalaiseksi sen, konkretisoituvatko tekoälyn luvatut hyödyt käytännön työssä etenkin, jos vastausten validointiin ja korjaamiseen kuluu merkittävästi aikaa.

Vaikka kielimallien kehitys on vähentänyt hallusinoinnin määrää merkittävästi, on tärkeää muistaa, että tekoälyn käyttö edellyttää edelleen vastuullisuutta. Tekoälyn tuottama sisältö on AINA validoitava huolellisesti ennen sen hyödyntämistä. Lisäksi käyttäjän on huolehdittava, ettei arkaluontoisia tietoja syötetä sellaisiin järjestelmiin, joiden tietojen käyttämisestä kielimallien koulutusmateriaalina ei ole varmuutta. Erityisen tärkeää on, ettei tekoälylle koskaan syötetä sensitiivistä dataa, kuten henkilötietoja tai liikesalaisuuksia, ellei käytössä oleva tekoälyratkaisu ole organisaation hyväksymä ja tieto- ja tietosuojaturvalliseksi todettu.

Lainsäädännön ja siten EU:n tekoälyasetuksen huomioiminen on välttämätöntä tekoälyn käytössä. Asetus tuli voimaan 1.8.2024, ja vaikka sen velvoitteita aletaan soveltaa pääosin vasta siirtymäajan jälkeen (viimeistään 1.8.2026), osa säännöksistä on jo voimassa. Asetuksen riskiperusteinen lähestymistapa asettaa tiukkoja vaatimuksia, jotka tulee huomioida kaikessa tekoälyn käyttöönottamisen yhteydessä. Korkean riskin toiminnassa tekoälyjärjestelmän käyttöönotossa on noudatettava erityisiä velvoitteita, jotka koskevat esimerkiksi dokumentointia, ihmisen suorittamaa valvontaa ja riskienhallintaa. On myös olennaista muistaa, että tekoälyn hyödyntämiseen organisaatiossa vaikuttavat myös muut säädökset, joista yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) lienee keskeisin.

Tässä blogissa kuvaan kokemuksiani tekoälystä asiantuntijatyössä ja käyn läpi konkreettisia esimerkkejä siitä, miten tekoälyä voi hyödyntää hankintaprosessin eri vaiheissa. Näkemykset perustuvat omiin kokemuksiini, eivätkä ne ole virallisia suosituksia tai oikeudellisia ohjeita. Noudata aina ensisijaisesti oman organisaatiosi antamia ohjeita tekoälyn käytöstä.

Kokemuksia kaupallisista tekoälyratkaisuista

Olen viimeisen vuoden aikana päässyt työssäni pilotoimaan kahta erilaista kaupallista tekoälyratkaisua. Kokeiluissa, jotka ovat edellyttäneet asiakirjojen syöttämistä tekoälyn lähdemateriaaliksi, olen käyttänyt Microsoftin Copilot Pro -versiota, joka on integroitu Microsoft 365 -työkaluihin. Valinta perustui Microsoftin julkisesti antamaan lupaukseen, jonka mukaan yrityskäyttöön tarkoitetun Copilotin käsittelemiä tietoja ei käytetä tekoälyn opetusmateriaalina, vaan tiedot pysyvät organisaation sisällä. Vastaavasti tehtävissä, jotka eivät ole vaatineet sensitiivisen materiaalin käsittelyä, olen hyödyntänyt Google Gemini Pro -versiota. Tähänastisten kokemusteni perusteella Gemini on osoittautunut laadullisesti Copilotia vahvemmaksi työkaluksi, tuottaen usein loogisempia vastauksia. Koska ala kehittyy nopeasti, voimasuhteet voivat kuitenkin tulevaisuudessa muuttua.

Koekäytön perusteella keskeisimmät tekoälyn tarjoamat hyödyt asiantuntijatyössä liittyvät avustaviin tehtäviin.

Vaikka tekoäly on voi olla hyödyllinen työkalu juridiikan ammattilaisillekin, se ei kykene korvaamaan ihmisen keräämää asiantuntemusta ja kokemusta. Sen soveltuvuutta erityisesti juridisten kysymysten ratkaisemiseen rajoittavat kaksi keskeistä haastetta.

Ensinnäkin tekoälyn juridinen päättelykyky on puutteellinen, koska se ei ymmärrä oikeuslähteiden painoarvoa ja soveltamisjärjestystä (oikeuslähdeoppi). Toiseksi suomen kieli tuottaa sille merkittäviä ongelmia. Yleisimmät kielimallit perustuvat englannin kieleen, minkä vuoksi suomenkielinen kehote ja tekoälyn käyttämät lähteet käyvät läpi monivaiheisen käännösprosessin. Tässä prosessissa sanojen juridiset merkitykset voivat vääristyä, jolloin tekoälyn tuottama lopputulos saattaa poiketa lain alkuperäisestä tarkoituksesta. Tämän takia oikeudellisten vastausten paikkansapitävyyden tarkistaminen on äärimmäisen tärkeää.

Rajoitteistaan huolimatta tekoäly toimii tällä hetkellä parhaiten avustavissa tehtävissä, erityisesti tekstin muokkaamisessa, tiedon analysoinnissa ja rutiininomaisten tehtävien nopeuttamisessa. Tekoäly on osoittanut hyötynsä myös kielen kääntämisessä sekä viestinnässä etenkin vierailla kielillä. Tekoälyn rooli asiantuntijan apurina ottaa nähdäkseni merkittävän kehitysloikan vasta, kun markkinoille tulee suomen kieleen perustuva kielimalli, joka karsii kielenkääntämisestä syntyvät käännösvirheet, jolloin tekoäly voi nousta erittäin merkittäväksi työkaluksi myös oikeudellisten kysymysten parissa työskenteleville.

1. Valmisteluvaihe: Markkina-analyysit ja riskien kartoitus

Hankinnan valmisteluvaiheessa tekoäly voi toimia tehokkaana apurina. Esimerkiksi sille voidaan antaa tehtäväksi muodostaa hankinnan kohteesta markkina-analyysi julkisten lähteiden perusteella. Tämä analyysi auttaa hahmottamaan markkinoiden rakennetta, keskeisiä toimijoita ja mahdollisia riskejä, joita voidaan huomioida esimerkiksi sopimusehdoissa. On kuitenkin muistettava, että tekoälyn tuottama analyysi on luonnos, joka asiantuntijan on aina tarkistettava ja validoitava.

On myös tärkeää huomioida, ettei tekoälyn käyttö hankinnan valmisteluvaiheessa korvaa perinteistä markkinakartoitusta ja suoraa vuoropuhelua toimittajien kanssa. Tekoälyllä ei toistaiseksi ole riittävän kattavaa pääsyä toimittajadataan, jotta sen tuottama analyysi voisi vastata aidon vuorovaikutuksen arvoa. Tekoäly voi kuitenkin toimia tehokkaana tukena markkinakartoituksessa. Se voi esimerkiksi auttaa hankintayksikköä tunnistamaan ja muotoilemaan olennaisia kysymyksiä, jotka syventävät ja nopeuttavat varsinaista markkinavuoropuhelua.

2. Hankinta-asiakirjojen valmistelu: Nopeutta ja laatua

Hankinta-asiakirjojen laatiminen on työvaihe, jossa tekoäly voi säästää merkittävästi aikaa ja parantaa lopputuloksen laatua.

• Asiakirjapohjien haku: Tekoäly voi etsiä organisaation tiedostoista aiemmin käytettyjä sopimuspohjia, jotka soveltuvat uuden hankinnan pohjaksi.
• Asiakirjojen analysointi ja kehittäminen: Tekoälylle voidaan syöttää esimerkiksi vanha sopimus sekä sopimuskauden aikana kerätty palaute. Näiden perusteella se voi analysoida sopimuksen kipukohtia ja ehdottaa muutoksia, joilla sopijapuolten vastuita ja velvollisuuksia selkeytetään uudella kaudella.
• Sisällön tuottaminen ja tarkastaminen: Tekoäly on erinomainen apu ehtojen muotoilussa, tekstin selkeyttämisessä ja kieliasun tarkastamisessa. Lisäksi tekoälyä voi käyttää asiakirjojen sisällön tarkastamisessa ja pyytää tekoälyä nostamaan esille ristiriidat ja muut huomiot. Tekoäly ei kuitenkaan korvaa asiantuntijan tekemää tarkastusta, mutta se voi toimia siinä tukena.
• Oikeudelliset kysymykset: Kuten aiemmin totesin, tekoälyn nykyiset rajoitteet tekevät siitä toistaiseksi epäluotettavan apuvälineen juridiikan ammattilaiselle puhtaasti oikeudellisena työkaluna. Erityisesti hankintajuridiikkaan liittyvät kysymykset ovat usein hyvin monimutkaisia, ja niiden ratkaisuissa korostuvat tapauskohtaiset yksityiskohdat, jotka vaikuttavat merkittävästi oikeudelliseen lopputulokseen. Vaikka nykypäivän kielimallit ovat edistyneitä päättelykyvyltään, ne eivät välttämättä tunnista näiden yksityiskohtien merkitystä tai osaa antaa niille riittävää painoarvoa vastausta muodostaessaan. Juridiikan ammattilaisetkin voivat tosin hyötyä tekoälystä tiedon haussa, tiedon ja asiakirjojen analysoinnissa sekä sisällön tuottamisessa ja tarkastamisessa vastaavasti, kuin missä tahansa muussakin asiantuntijatyössä.

Kaikissa näissä tehtävissä on olennaista, etenkin oikeudellisissa kysymyksissä, että kysymyksen kohteen hallitseva asiantuntija validoi lopputuloksen huolellisesti varmistaen esimerkiksi ehdotusten juridisen pätevyyden ja soveltuvuuden kyseiseen hankintaan.

3. Tarjouskilpailun aikana: Kysymysten käsittely

Tarjouskilpailun aikana tarjoajilta tulee usein kysymyksiä hankinta-asiakirjoihin liittyen. Tekoälylle voidaan antaa lähdemateriaaliksi koko hankinta-asiakirja-aineisto. Tämän jälkeen tarjoajien kysymykset voidaan syöttää tekoälylle, joka etsii aineistosta relevantit kohdat ja muodostaa niiden pohjalta vastausluonnoksen. Asiantuntijan tehtäväksi jää validoida tekoälyn tuottama vastausluonnos ja varmistaa sen paikkansapitävyys ennen vastausten lähettämistä.

4. Tarjousajan jälkeen: Tarjousten käsittelystä hankintapäätökseen

Tarjousten käsittely on yksi hankintaprosessin kriittisimmistä vaiheista, ja siihen liittyy myös tietoturvan näkökulmasta eniten kysymyksiä ja riskejä. Koska tarjoukset sisältävät lähes poikkeuksetta yritysten liikesalaisuuksia, niiden syöttäminen tekoälylle on merkittävä tietoturvariski. Riskien minimoimiseksi suosittelen, ettei tekoälylle syötetä tarjousten tietoja, ellei käytössä ole täysin suljettu ja organisaation tietoturvan hyväksymä tekoäly-ympäristö.

Tekoäly voi laatia mallipohjan perusteella hankintapäätösluonnoksen, mikä voi nopeuttaa hallinnollista työtä. Myös tässä vaiheessa ihmisen suorittama validointi on välttämätöntä, jotta varmistutaan päätöksen ja sen perustelujen virheettömyydestä.

Yhteenveto: Tärkeimmät huomioni

1. Tietoturva ja tietosuoja ensin: Lähtökohtaisesti tekoälylle ei tule syöttää arkaluontoista tai salassa pidettävää tietoa, kuten henkilötietoja tai liikesalaisuuksia. Jos tällaisten tietojen käsittely on kuitenkin välttämätöntä, on ehdottoman tärkeää käyttää ainoastaan organisaation hyväksymiä ja tietoturvallisiksi todettuja työkaluja. Julkisiin, vapaisiin kielimalleihin sensitiivistä dataa ei tule syöttää missään olosuhteissa.
2. Tuotosten validointi on välttämätöntä: Kaikkiin tekoälyn tuotoksiin on suhtauduttava kriittisesti. Tekoälyn tuotokset on aina tarkistettava huolellisesti. Jos vastauksia ei validoida, käyttää siirtää päätöksenteon algoritmille, mikä on EU-lainsäädännön vastaista. Validointia ei voi tehdä ilman, että tarkastajalla itsellään on riittävä asiantuntemus aiheesta – esimerkiksi hankinta- tai liikejuridiikkaan liittyvää kannanottoa ei voi validoida ilman spesifiä juridista osaamista.
3. Lähdemateriaalin laatu ratkaisee: Tekoälyn vahvuus ja heikkous ovat sen käytössä olevat lähteet. Jos sille antaa kaiken olennaisen lähdemateriaalin valmiina (esimerkiksi PDF-tiedostoina), vastausten tarkkuus paranee huomattavasti verrattuna siihen, että se etsii tietonsa vapaasti verkosta. Tekoälylle on myös haasteellista löytää relevantteja lähteitä johtuen sen rajoittuneesta kyvystä hakea tietoa syvältä internet-sivuston rakenteista sekä sivustojen robottisuojauksista, jotka voivat estää tekoälyn pääsyn relevanttiin lähdemateriaaliin. Kannattaakin nähdä vaivaa ja käydä etsimässä vastauksen kannalta olennaiset lähteet (kuten oikeustapaukset) valmiiksi, tulostaa ne PDF:ksi ja syöttää tekoälylle ennen kehotteen antamista sen sijaan, että luotat tekoälyn kykyyn löytää relevantit lähteet ja näin parantaa vastausten laatua. On kuitenkin syytä muistaa, että lähtökohtaisesti tekoäly kääntää sille syötetyn lähdemateriaalin aina ensin englanniksi ennen kuin se tekee sille analyysin, joka voi johtaa virheellisiin päätelmiin lähdemateriaalin analyyseissa, joka taas heijastuu vastauksiin.
4. Hyvä kehote tuottaa yleensä hyvän vastauksen: Tekoälyn antaman vastauksen laatu korreloi suoraan käyttäjän syöttämän kehotteen kanssa. Huonosti muotoiltu, epämääräinen kehote johtaa väistämättä heikkoon vastaukseen, kun taas hyvin muotoiltu ja yksityiskohtainen kehote tuottaa pääsääntöisesti laadukkaan vastauksen. Monimutkaiset tehtävänannot kannattaa usein pilkkoa useampaan pienempään ja yksinkertaisempaan kehotteeseen. Jos tekoälyn vastaus ei tunnu oikealta, käytä jatkokehotteita ja pyydä tekoälyä korjaamaan vastausta kehotteen sisältämän huomioin mukaisesti. Tämä johtaa miltei aina parempiin vastauksiin. Hyviä kehotteita oppii laatimaan vain harjoittelemalla.

Lopuksi: Asiantuntija pysyy ratin takana

Vaikka tekoälyn kehitysvauhti on huimaa, on selvää, ettei se tule korvaamaan asiantuntijaa. Päätöksenteossa vaadittava kokemuksen tuoma hiljainen tieto ja tilannetaju ovat ominaisuuksia, joita teknologia ei pysty korvaamaan. Myös EU:n tekoälyasetus lähtee samasta periaatteesta: tekoäly on ihmisen ohjauksessa toimiva työkalu, ja lopullinen vastuu päätöksistä säilyy aina ihmisellä.

Tulevaisuuden menestyjä ei olekaan tekoäly yksin, vaan asiantuntija, joka osaa hyödyntää sitä tehokkaasti. Tekoäly on parhaimmillaan assistenttina, joka hoitaa rutiininomaiset ja mekaaniset tehtävät, jolloin asiantuntijan voimavarat vapautuvat vaativampiin työtehtäviin kuten vaikka strategiseen suunnitteluun. Tekoälyn kehitys on jo nyt sillä asteella, että se voi tuottaa aitoa hyötyä työssä. En näe tarvetta odottelulle tekoälyn käyttöönotossa, ja nyt mielestäni onkin täydellinen hetki omaksua näiden uusien työkalujen käyttö ja oppia valjastamaan ne oman työn tehostamiseen – vastuullisesti ja fiksusti.

Blogin laatinut Jarkko Palokangas.

Lopuksi mainittakoon, että myös tämän blogitekstin laatimisessa on käytetty tekoälyä, joka on muokannut tekstin lopulliseen muotoonsa laatimani käsikirjoituksen sekä lukuisten korjauskehotteiden pohjalta.