PTCServices Oy avusti Suomen ilmailuopistoa vaativassa lentokonehankinnassa

Julkiset hankinnat ovat usein hyvin haastavia monestakin syystä. Hankinnan kohde voi jo itsessään ollaan määritysten kannalta monimutkainen, ja vaikeuskerrointa lisää se, että monimutkainen hankinta tulee toteuttaa hankintalain mukaisella menettelyllä.

Aina hankinnan kohdetta ei pystytä etukäteen edes määrittelemään, vaikka yritettäisiinkin. Tällöin neuvottelumenettely on paitsi tehokas työkalu, käytännössä myös välttämättömyys onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi. Neuvottelumenettely mahdollistaa aidon vuoropuhelun markkinoiden kanssa ja hankinnan yksityiskohtien hiomisen yhdessä tarjoajien kanssa.

Suomen Ilmailuopiston hiljattainen lentokonehankinta on erinomainen esimerkki siitä, miten monimutkainen hankinta saatiin toteutettua neuvottelumenettelyn avulla. PTCServices Oy:n osakas Pilvi Takala ja senioriasiantuntija Jarkko Palokangas avustivat Ilmailuopistoa koko hankintaprosessin ajan.

Lähtökohta: Tiedot eivät riitä tarjouspyynnön laatimiseen

Uuden lentokoneen hankinta on kaikkea muuta kuin yksinkertaista. Kokonaisuuteen vaikuttavat teknisten spesifikaatioiden lisäksi muun muassa takuu-, toimitus- ja maksuehdot. Lisäksi Ilmailuopiston tarpeita vastaavien lentokoneiden valmistajia on vain muutama, jotka hallitsevat markkinaa. Yleensä pieni valmistajamäärä kasvattaa merkittävästi valmistajien neuvotteluvoimaa, mikä puolestaan vaikeuttaa ostajien mahdollisuuksia neuvotella keskeisistä sopimusehdoista.

Haastetta lisäsi se, että lentokoneiden pääkomponentteihin – kuten moottoriin, avioniikkaan, potkuriin ja runkoon – sovelletaan sekä lentokonevalmistajan että komponenttivalmistajan ehtoja. Vastuut näiden eri toimijoiden välillä voivat olla vaikeaselkoisia ja vaihdella merkittävästi riippuen lentokonetoimittajasta.

Hankittavien lentokoneiden elinkaari on noin 30 vuotta, mikä sitoo Ilmailuopiston ja valitun toimittajan pitkäaikaiseen kumppanuuteen. Tämä korosti huolellisen hankintaprosessin merkitystä.

Koska oli selvää, ettei kaikkia vaatimuksia ja ehtoja ollut mahdollista lyödä lukkoon ennen kilpailutuksen aloittamista ilman edeltäviä neuvotteluita, päätettiin hankinta toteuttaa neuvottelumenettelyllä.

Prosessi: Neuvotteluilla kohti lopullista tarjouspyyntöä

Hankinnan valmistelu aloitettiin syyskuun 2024 lopussa ja tarjoajavalintaa koskeva päätös tehtiin saman vuoden marraskuussa. Neuvotteluihin valittiin mukaan kaikki kolme keskeistä lentokonevalmistajaa.

Varsinaiset neuvottelut toteutettiin tammi-huhtikuun 2025 aikana. Roolijako oli alusta asti selkeä.  Ilmailuopiston asiantuntijat vastasivat substanssista, ja PTCS:n asiantuntijat tukivat hankinta- ja sopimusjuridiikassa sekä kaupallisissa kysymyksissä.

Neuvottelukierrosten aikana tarjoajat pääsivät kommentoimaan tarjouspyyntöluonnoksia, mikä auttoi heitä parantamaan tarjouksiaan ja täsmensi samalla hankinnan kohdetta. Neuvotteluissa keskeisiksi kysymyksiksi nousivat muun muassa hintojen muutosehdot, maksuehdot, lentokonetoimittajan vastuut kolmansien osapuolien valmistamien komponenttien osalta. Myös varaosien saatavuus tilanteissa, joissa turvallisuusmääräys estää lentokoneella lentämisen sekä kysymys sopimukseen sovellettavasta lainsäädännöstä olivat keskeisiä aiheita. Hankintayksikön edustajat testasivat lentokoneita tekemällä niillä koelennon sekä tutustuivat muiden käyttäjien kokemuksiin koneista.

Neuvotteluiden tuloksena hankinnan kohdetta jouduttiin tarkentamaan. Lentokoneet päätettiin hankkia elinkaarimallilla, ja alun perin optioina olleet varaosat sisällytettiin osaksi vähimmäisvaatimuksia.

Lopullisen tarjouspyynnön laatimisessa pystyttiin hyödyntämään myös markkinoiden erityispiirteitä. Ilmailuala on erittäin tiukasti säänneltyä (esim. EASA), mikä takaa jo lähtökohtaisesti lentokoneiden turvallisuuden ja teknisen soveltuvuuden. Tämän ansiosta ei ollut tarvetta määritellä jokaista teknistä vaatimusta erikseen, vaan voitiin keskittyä Ilmailuopiston operatiivisiin tarpeisiin ja sopimusehtoihin.

Lopputulos: Paras hinta-laatusuhde

Tarjoukset vertailtiin hinta-laatusuhteen perusteella, lopullisilla painoarvoilla hinta 60 % ja laatu 40 %.

Vertailuhinta koostui lentokoneiden, lisävarusteiden, huoltosopimuksen, varaosien ja työkalujen sekä toimituksen, koulutuksen ja elinkaaren kustannuksista. Lisäksi hintavertailussa huomioitiin markkinoille epätyypillisten sopimusehtojen vaikutus lentokoneiden hintaan.

Laadun osalta vertailtiin takuun kattavuutta ja kestoa, toimittajan vastuun laajuutta takuukauden jälkeen, toimitusaikaa, sopimuksessa sovellettavaa lainsäädäntöä sekä lentokoneen hintaan sisältyviä vakiovarusteita.

Lopullisen tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa, joista Suomen Ilmailuopisto valitsi toukokuussa 2025 tekemällään hankintapäätöksellä toimittajaksi Costruzioni Aeronautiche Tecnam S.p.A.:n. Hankintasopimus allekirjoitettiin Tecnamin tehtailla Italian Capuassa 24. kesäkuuta 2025. Sopimuksen laskennallinen kokonaisarvo on noin 9,2 miljoonaa euroa, kattaen 10 kappaletta lentokoneita (Tecnam P2010), takuun, koulutukset sekä elinkaarimallin mukaiset huolto- ja varaosakustannukset sekä optiot.

Uudet lentokoneet on varustettu mittarilentotoimintaan, jonka ansiosta osa liikennelentäjäkoulutuksen sisältämästä mittarilentokoulutuksesta voidaan suorittaa yksimoottorisella lentokoneella kaksimoottorisen sijaan. Tecnam-kaluston käyttöönotto mahdollistaakin noin 20 prosenttia pienemmät päästöt koulutuksen aikana.

Lentokoneiden toimitukset alkavat maaliskuussa 2026 ja jatkuvat erissä koko ensi vuoden siten, että kaikki lentokoneet on toimitettu hyväksytysti vuoden 2026 loppuun mennessä. Näillä näkymin ensimmäiset koulutettavat pääsevätkin lentämään uusilla koneilla jo kesällä 2026.

Yhteenveto: Huolellisuus voittaa kiireen

Koko hankintaprosessi valmistelun aloittamisesta sopimuksen allekirjoittamiseen kesti kaikkiaan reilu 8 kuukautta. Neuvottelumenettely vaatiikin aikaa, eikä kiirehtiminen sovi siihen. Kiirehtiminen nimittäin voi kostautua myöhemmin, jos jokin olennainen asia jää huomaamatta, mikä voi johtaa esimerkiksi koko hankinnan keskeyttämiseen.

Ilmailuopiston hankinta osoittikin, että monimutkaisissa hankinnoissa huolellisesti valmisteltu ja toteutettu neuvottelumenettely on melkeinpä välttämättömyys onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi.

Blogin on laatinut PTCS:n asiantuntija Jarkko Palokangas.