Dynaaminen hankintajärjestelmä – varteenotettava vaihtoehto puitejärjestelylle

Dynaaminen hankintajärjestelmä (Dynamic Purchasing System – DPS) on täysin sähköinen hankintamenettely, joka muistuttaa paikoin puitejärjestelyä. Erona kuitenkin on, että DPS mahdollistaa soveltuvuusehdot täyttävien toimittajien hyväksymisen järjestelmään koko dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajan.

Dynaamisen hankintajärjestelmän hyödyt hankintayksiköille

Hankintayksikön työtä helpottaa, ettei järjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tarvitse erikseen ilmoittaa tarjoajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia, vaan tarjouksia voi pyytää järjestelmään valituilta tarjoajilta. DPS:ää käytettäessä ei tarvitse myöskään julkaista erillistä hankintailmoitusta dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä kilpailutettavista hankinnoista.

Dynaamisen hankintajärjestelmän kesto täytyy ilmoittaa, mutta ei sitä ole laissa rajoitettu. Hyvä ja toimiva dynaaminen hankintajärjestelmä voi olla voimassa jopa useita vuosia, joka osaltaan myös vähentää hankintayksikölle aiheutuvia hallinnollisen työn kustannuksia, koska hankinnat tapahtuvat sähköisesti,

Tarjoajat voivat hakea mukaan koko DPS:n keston ajan, jolloin ne usein tarjoavat myös uusimpia ratkaisuja. Mitä enemmän tarjoajia dynaamiseen hankintajärjestelmään saadaan, sitä parempaan lopputulokseen kilpailutuksessa todennäköisesti päästään.

Hyödyt tarjoajien vinkkelistä

Kaikki tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset, hyväksytään dynaamiseen hankintajärjestelmään.

Tarjoajien ei tarvitse todistaa soveltuvuuttaan aina uudestaan, kun se haluaa antaa tarjouksensa hankintayksikön tarjouspyyntöön dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa. Tämä vähentää tarjoajien transaktiokustannuksia. Tosin hankintayksiköllä on oikeus DPS:n voimassaollessa edellyttää tarjoajaa osoittamaan, että se täyttää asetetut vähimmäisvaatimukset.

Jos yritys ei puitejärjestelyn osallistumishakemusvaiheessa täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, se ei pysty osallistumaan kyseiseen hankintamenettelyyn lainkaan.

Sen sijaan DPS:ssä tarjoajat voivat hakea mukaan hankintajärjestelmään missä vaiheessa tahansa koko järjestelmän keston aikana. Yritys voi hankintajärjestelmän voimassaolon aikana parantaa resurssejaan ja hankkia tarvittavat soveltuvuusvaatimukset ja pyrkiä sitten mukaan hankintajärjestelmään. Tämä parantaa pk-yritysten asemaa markkinoilla ja parantaa niiden mahdollisuuksia päästä julkisen toimijan sopimustoimittajaksi.

Myös hankintalain mahdollistama dynaamisen hankintajärjestelmän hankintojen jakaminen, esimerkiksi hankintojen koon mukaan, parantaa pk-yritysten mahdollisuuksia päästä mukaan kilpailuun. Koska jokainen hankinta dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä on kilpailutettava, antaa se myös tarjoajille mahdollisuuden antaa ns. markkinahinnan kulloisenkin kilpailutuksen yhteydessä.

Missä hankinnoissa ja miten DPS:ää käytetään?

DPS:ää on ryhdytty käyttämään ilahduttavan monipuolisesti hyvinkin erilaissa hankinnoissa. Hilma-ilmoitusten mukaan dynaaminen hankintajärjestelmä on perustettu muun muassa sosiaalipalveluiden henkilökuljetusten, viestinnän ja markkinoinnin palveluiden, maanteiden päällystysurakoiden, tietokoneiden ja ohjelmistorobotiikan hankinnoissa

Dynaaminen hankintajärjestelmä toteutetaan kokonaan sähköisesti esimerkiksi hankintayksikön sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta. Hankintalain sähköistä tietojenvaihtoa koskevan vaatimuksen myötä myös sähköisten järjestelmien käyttö on yleistynyt. Saadut positiiviset kokemukset lisännevät niiden käyttöä entisestään.

Lähikuukausina voimaan tulevassa hankintalain muutoksessa myös DPS:ään tulee pieniä tarkennuksia ja muutoksia. Muutoksia on tulossa muun muassa tilapäisen sulkemisen osalta sekä hyväksymisen osalta, silloin kun järjestelmä on suljettuna. Muutoksia tulee myös todistusten ja selvitysten toimittamiseen.

Blogin on kirjoittanut Tuukka Lappalainen.

Kaipaatko lisää tietoa DPS:stä? – Ilmoittaudu webinaariimme!

Järjestämme lyhyen Dynaamisen hankintajärjestelmän suunnittelu ja toteutus -tietoiskun 28.10.2022 klo 9:30-11:30. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan.

Tutustu myös PTCS:n koulutuskalenteriin, josta löydät kaikki ajantasaiset julkisten hankintojen kurssimme.

PTCS auttaa kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa

Autamme mielellämme, jos tarvitset apua ja neuvoja esimerkiksi dynaamisen hankintajärjestelmän suunnittelussa ja läpiviennissä tai muissa julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa. Lähetä viesti info@ptcs.fi,

Tutustu myös aiempaan blogiimme Kaipaatko apukäsiä hoitamaan DPS:n osallistumishakemukset?