Datan hyödyntämisen monet mahdollisuudet julkisissa hankinnoissa
Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2019
Digitaalisen tiedon hyödyntäminen ja sen mukanaan tuomat mahdollisuudet ovat nykyajan tieto- ja teknologiayhteiskunnassamme päivänpolttavia puheenaiheita. Terminä datan hyödyntäminen yhdistetään usein tuottavuuden edistämiseen, tehokkuuden kasvattamiseen ja ylipäätään monenlaisten hyötyvaikutusten muodostumiseen yritysmaailmassa. Mutta pystytäänkö digitaalista tietoa hyödyntämään myös julkisten hankintojen kilpailutuksissa tai vaikka hankinnan toteutumisen seurannassa?
Datan hyödyntämiseen on viimein havahduttu myös julkisia hankintoja tehtäessä. Erityisesti julkisten hankintojen johtamisessa, kilpailutuksissa ja käytännön ratkaisujen toteuttamisessa hyödynnetään tilastoja, tutkimusta ja digitaalista tietoa eli dataa. Vaikka datan hyödyntämisen mahdollisuuksia ja tapoja on paljon, ei syntyviä positiivisia vaikutuksia vielä ymmärretä eikä pystytä hyödyntämään kaikessa laajuudessaan.
Tutkimustietoa datan hyödyntämisestä
OECD on tänä vuonna julkaissut tutkimuksen (Productivity in Public Procurement – A Case Study of Finland: Measuring the Efficiency and Effectiveness of Public Procurement), jossa datan saatavuutta tarkastellaan yhtenä keinona mitata tuottavuutta julkisissa hankinnoissa. Suomalaisessa hankintajärjestelmässä tapahtunut kehitys on tehnyt mahdolliseksi ennen kaikkea yhteishankintoja koskevan datan keräämisen ja analysoinnin. Yhteishankintojen ulkopuolisista hankinnoista esimerkiksi kuntatasolla ei ole tutkimuksen mukaan kuitenkaan saatavilla tarpeeksi kattavaa tietoa, jotta kansallisesta hankintajärjestelmästä voitaisiin saada kokonaisvaltainen käsitys julkisista hankinnoista. Hansel-lakiehdotuksessa (HE 47/2019 vp) todetaan kuitenkin, että myös useat kunnat ovat toimineet edelläkävijöinä ja julkaisseet oman hankintoja koskevan tietonsa avoimena datana.
OECD:n tutkimuksen mukaan digitaalisten hankintajärjestelmien lisääntyminen on parantanut mahdollisuuksia datan keräämiseen myös julkisten hankintojen osalta. Hyvin rakennettujen digitaalisten hankintajärjestelmien avulla voidaan kerätä tietoa sekä hankintatoiminnasta yleensä että valtion ja markkinoiden yhteistoiminnasta. Kun järjestelmiä käytetään laajasti ja johdonmukaisesti, paranee tiedon saatavuus erityisesti alueellisella ja paikallisella tasolla.
Handi-ohjelma digitalisoinnin apuna
Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa eli lyhennettynä Handia voidaan pitää pilottiesimerkkinä datan hyödyntämisestä julkisissa hankinnoissa. Handin tarkoituksena on kehittää valtion hankintatoimea digitalisoinnin keinoin. Valtion hankintoja digitalisoimalla pyritään tehostamaan niiden toteuttamista sekä edistämään kilpailua tarjoajien keskuudessa. Hankintojen digitalisoinnilla tähdätään yksinkertaiseen, yhdenmukaiseen ja ohjattuun hankintaan, jossa tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan kokonaisvaltaisesti aina hankintatarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta tilaukseen, maksuun ja raportointiin saakka. Tavoitteena on helppouden myötä saada myös aikaan säästöjä erityisesti virastotasolla. Handi-ohjelman mukaisella digitalisoinnilla on myös tarkoitus lisätä hankintojen tekemisen automatisointia ja vähentää manuaalista työtä.
Handi-ohjelmaan sisältyvän Tutkihankintoja.fi-palvelun tarkoituksena on lisätä läpinäkyvyyttä ja avoimuutta valtion hankinnoissa. Palvelusta voi muun muassa hakea tietoa siitä, mihin julkisia varoja käytetään. Handi-ohjelmaan sisältyy myös Hanki-sähköinen kilpailutuspalvelu, joka on osa Hanselin palveluvalikoimaa.
Hansel Oy:n rooli Hilman uudistuksessa ja HE 47/2019
Suomen valtion omistama yhteishankintayhtiö Hansel Oy tulee olemaan vetovastuussa uudistuvan Hilman rakentamisesta. Hilma-uudistuksella tavoitellaan avoimuutta, käyttäjälähtöisyyttä ja jatkuvaa kehitystä. Hanselin roolia koskevassa lakiehdotuksessa HE 47/2019 vp, on voimassa olevaan lakiin Hansel Oy -nimisestä osakeyhtiöstä, ehdotettu lisättäväksi säännökset hankintatiedon käsittelyyn liittyvästä tietojensaanti- ja käsittelyoikeudesta. Lakiehdotuksen mukaan tiedot kerätään ja ne saadaan pääosin automaattisesti lähinnä laskutus- ja kilpailutustietoja koskevista tietoaineistoista. Lakiehdotuksessa korostetaan hankintatiedon keräämisen korkeaa tasoa Suomessa. Lakiehdotuksessa mainitaan myös, että tietoa valtion hankinnoista on kerätty systemaattisesti jo vuoden 2017 alusta lähtien ja tätä tietoa on julkisesti saatavilla. Verkkopalvelu tutkihankintoja.fi on lakiehdotuksen mukaan osoittautunut kansainväliseksi menestykseksi ja Suomi on toiminut edelläkävijänä valtion hankintatiedon avoimuudessa.
Lakiesityksen tavoitteena on mahdollistaa analysointi- ja vertailupalvelut Hanselin mahdollisuuksien mukaan kuntien, seurakuntien, kuntayhtymien ja Kevan tietojen osalta. Ostotietojen luovuttaminen ja palvelun käyttö tulisivat olemaan näille tahoille vapaaehtoista.
Lakiesityksen mukaan julkisia hankintoja koskevat tiedot ovat pirstaleisia, joten kokonaiskuvan muodostaminen julkisten hankintojen merkityksestä ja kehityksestä on vaikeaa. Tiedon hajanaisuuden vuoksi markkinoiden toimivuudesta on myös hankalaa muodostaa selkeää kuvaa. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että julkisista hankinnoista on kyllä olemassa dataa varsin monipuolisestikin, mutta tieto on hajaantunut jossain määrin hallitsemattomasti ja siksi datasta ei saada tällä hetkellä kaikkea hyötyä irti. Julkisten varojen käytön tehokkuuden sekä hankintatoimen avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi on oltava saatavissa dataa, joka on avoimesti kenen tahansa hyödynnettävissä.
Blogin ovat koostaneet ja kirjoittaneet PTCS:llä harjoittelijana työskentelevä Tommi Keränen sekä asiantuntija, OTM Sara Taivainen.
Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa konkreettisia esimerkkejä ja tapauksia
PTCS:n järjestämässä Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa 20.11 kuulemme asiantuntijapuheenvuoroja datan hyödyntämisestä julkisten hankintojen valmistelussa. Lavalla näemme myös uuden uutukaisen hankintabotti Hankin. Puheenvuoroissa havainnollistetaan aihepiiriä konkreettisten esimerkkitapausten kautta.
