Avaimet pienhankintojen onnistuneeseen toteuttamiseen

Pienhankintoja eli kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja tehdään Suomessa yllättävänkin paljon. Kappalemäärissä mitattuna suurin osa kaikista hankinnoista on pienhankintoja, jotka jäävät hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle. Mutta toki niiden tekemistä ohjaavat muun muassa hankintalain mukaiset periaatteet ja hallinnon yleiset oikeusperiaatteet.

Joku voisi ehkä kuvitella, että pienhankinnan tekeminen olisi läpihuutojuttu, mutta ainakin me PTCS:llä olemme huomanneet, ettei pienhankinnan läpivienti ole läheskään aina helppoa ja mutkatonta. Pienhankinnan kilpailuttamisessa voidaan yhtä lailla onnistua tai epäonnistua ihan niin kuin kynnysarvot ylittävän hankinnan kilpailuttamisessakin.

Pienhankintoihin 16 miljardia euroa vuodessa

Julkisiin hankintoihin kuluu vuosittain erittäin suuri määrä verovaroja. Tänä vuonna julkaistun tutkimuksen mukaan julkisiin hankintoihin käytettiin tarkasteluvuonna (2018) yhteensä 47 miljardia euroa, joka sisältää myös pienhankinnat ja julkisyhteisöjen toisiltaan tekemät hankinnat.

Tutkimuksen mukaan hankintojen kokonaisarvoksi saadaan 31 miljardia euroa, kun laskennasta poistetaan julkisyhteisöjen toisiltaan tekemät ostot. Pelkästään kynnysarvot ylittävien hankintojen arvoksi jäi lopulta vain 15 miljardia euroa. Toisin sanoen pienhankintoja tehdään siis 16 miljardin euron edestä. Tämä on merkillepantavan suuri summa.

Onnistumisen avaimet

Hankintayksikön kannattaa aika ajoin tarkastaa omat pienhankintojen kilpailuttamista koskevat sisäiset prosessinsa ja strategiansa, jotta niiden tekeminen sujuu mutkattomasti. Joissakin hankintayksiköissä pienhankinnat kilpailutetaan hyvin rutiininomaisesti. Tällöin kannattaa tarkastella sitä, onko hankinnat varmasti tehty suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.

Olemme PTCS:llä monesti kiinnittäneet huomiota siihen, että kansalliset hankinnat kilpailutetaan käytännössä yhä pitkälti samaan tapaan kuin ennen hankintalain kokonaisuudistusta. Myös pienhankinnat kilpailutetaan usein turhan raskaalla menettelyllä. Pienhankinnoissa olisi hyvä suosia kevyempiä menettelyjä, jotta tarjouksen tekeminen ei olisi liian työlästä ja tarjouksia saataisiin.

Olemme koonneet alle muutaman keskeisen seikan, jotka edesauttavat pienhankintojen onnistunutta toteuttamista.

Hyvä hankintastrategia

Hyvällä hankintastrategialla on olennainen merkitys pienhankinnan onnistuneen toteutuksen kannalta. Hankintastrategia ohjaa hankintayksikköä pienhankintojen toteutuksessa. Myös hankintayksikön omat sisäiset ohjeet ohjaavat käytännössä pienhankinnan kilpailuttamista.

Ongelmia voi tulla, jos hankintayksiköllä ei ole olemassa pienhankintoja koskevaa hankintastrategiaa. Esimerkiksi monissa kunnissa on laadittu omat pienhankintaohjeet, joita pienhankintoja tehtäessä tulee noudattaa. Samoin valtion viranomaisilla on oma Valtion hankintakäsikirja, jossa ohjeistetaan pienhankintojen tekemisessä.

Tehokas hankintatoimi ja suunnitelmallisuus

Hankintayksikön hankintatoimella on keskeinen rooli pienhankintojen koordinoinnissa ja suunnittelussa. Hankintayksiköllä pitäisi olla määriteltynä niin sanottu pienhankintaraja eli euromääräinen raja, jonka ylittävät hankinnat kilpailutetaan pienhankintoina. Tämän alle jäävät pienemmät yksittäiset ostot ja tilaukset. Pienhankintaraja on tyypillisesti vahvistettu hankintayksikön omassa hankintastrategiassa.

Hankintatoimesta vastaavien tahojen pitää olla perillä hankintastrategian sisällöstä ja heidän olisi tärkeää ennakoida ja suunnitella tulevia pienhankintoja hyvissä ajoin ennen kilpailuttamisen aloittamista. Suunnitelmallinen tekeminen säästää sekä euroja että työmäärää, jolloin jää enemmän aikaa ja resursseja laajojen ja strategisten hankintojen toteuttamiseen.

Yksittäisiä, pieniä hankintoja vain poikkeuksellisesti ja vähän

Hankinnan tekemiseen kuluu aina aikaa ja resursseja, olipa kyseessä sitten pienhankinta tai suurempi hankinta. Hankinnan tekeminen aiheuttaa myös aina kustannuksia. Osa kustannuksista on välittömiä, osa välillisiä. Pienhankintoja kannattaa tehdä kustannustehokkaasti eli suunnitelmallisesti ja harkiten.

Hankintayksikön kannattaa myös olla tarkkana ja arvioida, muodostaisiko suunniteltu pienhankinta yhdessä jonkin toisen hankinnan kanssa luontevan hankintakokonaisuuden. Tällainen hankintakokonaisuus saattaa olla tarkoituksenmukaista kilpailuttaa kynnysarvot ylittävänä hankintana. Tällöin voi syntyä myös resurssisäästöjä.

Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija Sara Taivainen. Olemme käsitelleet pienhankintoja myös aiemmassa blogikirjoituksessamme (3.7.2019).

PTCS järjestää webinaarin pienhankinnoista 29.11

Kaipaatko tietoa pienhankintojen tekemisestä? Järjestämme 29.11.2021 webinaarin Pienhankinnat pähkinänkuoressa. Koulutuksessa käydään läpi pienhankinnan määrittelyt, säännöt, kilpailutusmuodot mallipohjineen, pienhankintapäätös ja muutoksenhakumenettely. Käytännössä harjoitellaan muun muassa tunnistamaan pienhankinta ja määrittelemään sen arvo. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan.

Tarvitsetko apua suurten tai pienempien hankintojesi kanssa?

Autamme kaikissa julkisia hankintoja koskevissa kysymyksissäsi. Tai voimme tarvittaessa ottaa vaikka koko kilpailutuksesi hoidettavaksemme. Ota yhteyttä Laura Mäkeen, laita viestiä info@ptcs.fi tai pyydä tarjous.


Tags: hankintastrategiakynnysarvoPienhankinnat

Arkisto: Avaimet pienhankintojen onnistuneeseen toteuttamiseen