Hyvin laskettu on puoliksi tehty – myös julkisissa hankinnoissa
Onnistuneessa hankinnassa on kysymys siitä, pystytäänkö valitsemaan kustannusvaikuttavuudeltaan paras toimittaja. Kysymys on myös siitä, pysytäänkö aikataulussa ja budjetissa. Ja kysymys on lopulta myös siitä, saadaanko hankinnoista irti se hyöty, mitä lähdettiin hakemaan.
Onnistunut hankinta on siis monen tekijän summa. Yksi seikka näyttäisi kuitenkin yhdistävän kaikkia onnistuneita hankkeita. Niissä kaikissa on panostettu riittävästi hankintalaskentaan.
Aikataulussa ja budjetissa pysyminen ovat pohjimmiltaan ns. excel-kysymyksiä, joihin pätee hieman mukailtuna vanha sananlasku ”Hyvin laskettu on puoliksi tehty”.
Useat hankintaongelmat olisivat paremmalla laskennalla ennakoitavissa. Aikataulut, budjetti ja resurssitarpeet ovat ilmiselviä esimerkkejä siitä, mihin hankintalaskentaa tarvitaan. Kun tekee kotiläksyt kunnolla, selviää sopimuskaudella eteen tulevista haasteista kunnialla, säästäen samalla resursseja ja euroja.
Hinnankorotukset ovat oiva esimerkki hankintalaskennan tarpeesta. Tällä hetkellä inflaatio jyllää, kuten tiedämme. Energian ja raaka-aineiden hinnat tulevat todennäköisesti nousevat voimakkaasti. Luonnollisesti myös palkkoihin on odotettavissa korotuksia. Tästä seuraa, että sopimusten hinnantarkistuksia tullaan toimittajien puolelta varmasti ehdottamaan ja myös näkemään. Kyse ei ole mistään pienistä korotuksista, vaan sadoista tuhansista tai jopa miljoonista euroista.
Hankintayksiköissä on tehtävä sekä oikeudellista että taloudellista arviointia. Tilaajan tulee kaikin tavoin välttää luisumista hallitsemattomaan tilanteeseen. Jo ennen ensimmäisiä linjauksia, hankintayksiköiden on hyvä luoda taloudellinen malli sille, miten ja millä perusteilla hinnantarkistukset lasketaan. Jokaisen tapausta ei kannata arvioida erikseen.
Jokaiseen hankintayksikköön tarvitaan konkreettisia työkaluja taloudellisten vaikutusten hallintaan. Se, joka jättää talouden hallinnan työkalut hyödyntämättä, ottaa merkittävän riskin hankinnan onnistumisen suhteen.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija, VM Jussi Pyykkönen.
Uusi hankintalaskennan koulutuksemme on lanseerattu
PTCS on juuri lanseerannut uuden hankintalaskennan koulutuksen, jossa kouluttajana toimii blogin kirjoittanut PTCS:n talousvaikutustiimin asiantuntija Jussi Pyykkönen. Uudelta kurssiltamme saat vinkkejä ja käytännön työkaluja hankintojen taloudellisen kestävyyden varmistamiseksi. Ensimmäinen koulutus järjestetään 30.8.2022. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu pikaisesti mukaan!
Meiltä saat tukea ja apua julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissäsi
PTCS:n talousvaikutustiimiltä saat tarvittaessa apua hankintayksikkösi strategisesti keskeisimpien tai arvoltaan suurimpien hankintojen tekemisen tueksi. Talousvaikutustiimimme toteuttaa muun muassa kustannusvaikuttavuusanalyysejä osana markkinavuoropuhelua sekä varmistaa hinnoittelumalliesi kestävyyden. Lisäksi voimme huolehtia kustannusvaikuttavuuden seurannasta sopimuskaudella.
Jos haluat keskustella, miten voisit PTCS talousvaikutustiimin avulla varmistaa hankintasi onnistumisen, lähetä viesti info@ptcs.fi.
