ICT-hankinnat haltuun

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2021

Laajat ICT-hankinnat mietityttävät – ja syystäkin. Uusien järjestelmien käyttöönotto on iso ponnistus, mutta onnistuneen projektin lopussa siintää niin ostajan, työntekijöiden, kuin asiakkaidenkin tyytyväisyys ja työskentelyn tehostuminen. ”Onnistuneen ICT-hankinnan taustalta löytyy useimmiten huolellinen suunnittelu ja valmistautuminen”, kertovat haastattelemani PTCS:n julkisten hankintojen asiantuntijat Tapio Lahtinen ja Uttrang ”Utu” Simola.

Ostajan kannalta on huomionarvoista, että ICT-järjestelmien ja -palveluiden tarjonta on jatkuvassa muutoksessa. Esimerkiksi kymmenen vuotta sitten hyvin harvat puhuivat vielä SaaS-palvelumallista ja pilvipalveluista. Pilvipalveluiden kilpailuttamisen haasteita olemme aiemmin käsitelleet blogissa Miten taklata pilvipalveluiden kilpailuttamisen haasteet. Tuskinpa muutokset ovat tulevaisuudessa ainakaan vähenemässä. Tästä huolimatta monet perusasiat pysyvät samoina, kuten esimerkiksi markkinakartoitus ja aktiivinen vuorovaikutus ostajan ja toimittajan välillä. Nämä taatusti vähentävät kitkaa ja epäselvyyksiä, olipa kyse minkälaisesta hankinnasta tahansa.

Tapion ja Utun vinkit ICT-hankintoihin

Mitkä piirteet yhdistävät ICT-hankintaprosesseja, joissa ostaja on lopputulokseen tyytyväinen?

”Hyvissä hankinnoissa korostuvat realistinen suunnittelu, aikataulutus ja vaatimukset. Hyvää projektinjohtoa kaivataan sekä tilaajan että toimittajan puolelta. Kun molemmat osapuolet hoitavat huolella tonttinsa, syntyy win-win-tilanne”, toteaa Utu.

”Hallintamalli on myös tärkeässä roolissa” jatkaa Tapio. ”Muotoilisin niin, että onnistunut ICT-hankinta tarvitsee reseptiksi tilaajan puolelta aktiivista osallistumista ja selkeän hallintamallin, jota noudatetaan. Joustoa tarvitaan toki aina jonkin verran puolin ja toisin”.

Hankintayksiköillä itsellään ei välttämättä ole kovin syvällistä tietoteknistä ymmärrystä. Miten toimia tässä tilanteessa? Mitkä perusseikat/-käsitteet olisi hyvä ainakin tietää?

”On hyvä tietää, että kaikkea ei voi tietää. Tällöin on oleellista hankkia ulkopuolista asiantuntemusta. Hankinnan valmistelu on hankala vaihe opetteluun, joten avun pyytäminen on enemmän kuin toivottua”, rohkaisee Utu.

”Markkinavuoropuhelu on mahdollisuus ottaa selvää, mitä on tarjolla. Jos jotain ei osata, se pitää myöntää ja tukeutua ulkopuoliseen apuun” kannustaa Tapio

Onko markkinakartoituksen tekemisessä jotain vaaroja? Ja toisaalta, milloin siihen kannattaa turvautua?

”Aina, jos tuntuu vähänkään olevan tarvetta, kannattaa tehdä markkinakartoitus. Ilman taustatietoja joutuu tekemään ratkaisuja ja vaatimuksia hieman umpimähkään” neuvoo Tapio.

”Riskinä on, että, jos liikaa lähtee yhden toimittajan kelkkaan, poimii parhaat ominaisuudet eri toimittajien ratkaisuista pakollisiksi vaatimuksiksi. Lopputuloksena saadaan kokoon kuvaus, johon on kerätty kaikki parhaat ominaisuudet, mutta jota kenelläkään ei ole oikeasti tarjota. Aiemmin korostettu realistisuus on siis tässäkin avainasemassa” Utu varoittaa.

SaaS-hankinnat ovat yleistyneet. North Patrolin tekemän tutkimuksen mukaan, niitä oli vuonna 2020 jo 21 % kaikista tietojärjestelmähankinnoista. Miten tällainen hankinta eroaa muista tietojärjestelmähankinnoista ja miten hankintayksikön pitäisi huomioida erot?

”SaaS-toteutusmallissa järjestelmä tai palvelu ei tule tilaajan ympäristöön, jolloin esimerkiksi järjestelmän arkkitehtuuria tai muuta sellaista ei ole tarpeen määritellä tarkasti.” Tapio selittää.  ”Tietoturva- ja suojavaatimuksia toki voidaan ja pitääkin määritellä. Itse hankintaprosessissa ei välttämättä ole suurtakaan eroa, vaan eroavaisuudet ilmenevät joidenkin vaatimusten ja sopimusehtojen kohdalla” lisää Utu lopuksi.

Haastattelija ja tämä tekstin kirjoittaja on PTCS:llä harjoittelijana toimiva Lasse Lipsanen.

Kaipaatko apua tai koulutusta ICT-hankinnoista?

Meiltä saat osaavaa ja asiantuntevaa apua kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissäsi. Kun ICT-hankinnat pohdituttavat, me voimme auttaa. Ota yhteyttä Laura Mäkeen tai lähetä viesti info@ptcs.fi tai pyydä tarjous.

Lue lisää PTCS:n ICT-hankintapalveluista.