Julkisten tarjouskilpailujen haasteet tarjoajan näkökulmasta

Sekä Euroopan unionin että Suomen kansallisena tavoitteena on jo pitkään ollut kasvattaa tarjoajien määrää. Eritoten pk-yrityksiä halutaan kannustaa mukaan julkisten hankintojen tarjouskilpailuihin. Miksi julkisia hankintoja pidetään vaivalloisina ja niihin ei haluta osallistua? Alla yleisiä väittämiä vastauksineen.   

Väittämä 1: Tarjoajilla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön

Kyllä, väitteessä on valitettavasti jonkin verran perää. Miten ongelmaan sitten voitaisiin vaikuttaa ennen ja jälkeen tarjouspyynnön julkaisemisen?

Vaikuttamiskeinot tarjouspyynnon sisältöön suunnitteluvaiheessa

Hankintayksiköt voivat vaikuttaa tarjoajien osallistumisinnokkuuteen esimerkiksi hankintamenettelyn valinnalla sekä suosimalla toimialakohtaisesti tyypillisiä käytäntöjä ja valintaperusteita. Kokemukseni mukaan tarjouspyynnöt onnistuvat paremmin silloin, kun potentiaalisiin tarjoajiin ollaan yhteydessä ennen tarjouspyynnön julkaisua. Tarjouspyynnön onnistumisprosenttia saa hilattua ylöspäin järjestämällä markkinavuoropuhelun. Jos tarjouspyynnön julkaisussa on kiire, hankintayksikkö voi lähettää työnalla olevan tarjouspyynnön potentiaalisille tarjoajille kommentoitavaksi ja näin parantaa hankintamenettelyn onnistumisen todennäköisyyttä.  Kun hankintayksikkö pyytää ja saa kommentteja suoraa tarjoajilta, on tarjouspyynnön onnistuminen todennäköisempää.

Vinkkejä toimivan ja tehokkaan markkinavuoropuhelun toteuttamiseen löydät Saila Eskolan blogista Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa.

Markkinavuoropuheluihin osallistuvien yritysten on tärkeää tuoda esiin kaikki olennainen toimialan yleisistä tavoista, hinnoitteluperiaatteista ja sopimusehdoista. Tarjoajan kannattaa nostaa esiin kaikki tarjouspyyntöluonnoksen kohdat, jotka tuntuvat tavalla tai toisella hankalilta. Näin hankintayksikkö tulee tietoiseksi, mitä se voi ja mitä ei kannata tarjoajilta vaatia lopullisessa tarjouspyynnössä.

PTCS:n vuosimaksullisesta Julkiset.fi-tietopalvelusta löytyvät yleiset tarjouspyyntö- ja sopimusmallit, joita kilpailutuksen osapuolet voivat hyödyntää markkinavuoropuheluissa. Palveluun voit tutustua veloituksetta kuukauden ajan tilaamalla koekäyttäjä tunnukset.

Tarjoajan vaikutusmahdollisuudet tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen

Kun tarjouspyyntö on julkaistu, on osallistumista harkitsevilla tarjoajilla tyypillisesti mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä sekä ilmoittaa hankintayksikölle tarjouspyynnössä olevista epäselvyyksistä ja täsmennystä vaativista kohdista. Tämä mahdollisuus kannattaa ehdottomasti hyödyntää, jos tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä tai puutteita. On hyvä kuitenkin tiedostaa, että muutokset, joita hankintayksikkö voi tässä vaiheessa toteuttaa, ovat hyvin rajallisia eli kommentit ja kysymykset kannattaa esittää heti, kun siihen on annettu mahdollisuus.

Väittämä 2: Tarjouspyyntöissä suositaan tiettyjä toimittajia tai sopimusehdot sulkevat pois osan toimittajista.

Hankintalain 3 §:n mukaan ”Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.”

On totta, että joskus tarjouspyynnöt saattavat vaikuttaa epätasapuolisilta ja syrjiviltä, vaikka eivät sitä välttämättä olisikaan. Oikeuskäytäntöä asian tiimoilta puolesta ja vastaan löytyykin runsaasti.

Epätasapuolisuus ja syrjivyys voi ilmetä esimerkiksi hankinnan kokoon ja vaadittuun laatuun kohdistuvina, tiukkoina tai epäolennaisina soveltuvuusvaatimuksina, jotka sulkevat pois muutoin potentiaalisia tarjoajia. Tutustu esimerkkitapaukseen MAO:466/17, jossa markkinaoikeus totesi hankintayksikön asettaman referenssivaatimuksen syrjiväksi tarjoajia kohtaan.

Oikeuskäytännöstä löytyy tapauksia, joissa hankintayksikkö on tarjousten vertailuvaiheessa soveltanut kohtuuttomia vertailuperusteita.

Esimerkkinä markkinaoikeuden tapaus MAO:H186/2021, jonka ratkaisun perusteella hankintayksikkö käytti syrjivää vertailuperustetta. Päätöksessään MAO muistutti myös, että vertailuperusteiden ja vähimmäisvaatimusten on erottava toisistaan riittävän selvästi.

Jos haluat osallistua tarjouskilpailuun, ja havaitset edellä esitettyjen kaltaisia tilanteita, kannattaa kuten edellä mainitsin, olla yhteydessä suoraa hankintayksikköön heti, kun kysymyksiä ja kommentteja on mahdollista antaa. Tällöin hankintayksikölle jää aikaa selvittää, millä tavoin korjaukset on mahdollista tehdä hankintalain mukaisesti.

PTCS:n Julkiset.fi-tietopalvelusta löytyy paljon erilaisia asiantuntijoiden kommentoimia tapauksia. Palvelun vuosimaksu on 270 €/organisaation ensimmäinen käyttäjä ja 100 €/seuraavat käyttäjät. Kaikki uudet käyttäjät voivat tutustua palveluun kuukauden ajan sitoutumatta tilaamiseen. Koekäyttötunnukset voit tilata täyttämällä tilauslomakkeen.

Väittämä 3: Pienten yritysten on mahdotonta jättää tarjouksia

Yrityksen koko ei lähtökohtaisesti ole este julkisiin hankintoihin osallistumiselle, mutta joissain tapauksissa sillä on luonnollisesti paljonkin merkitystä.

Hankintalain 105 §:ssä todetaan kansallisia hankintoja koskien: ”Soveltuvuutta koskevien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen.” Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi volyymiltaan suurissa tai muuten erityislaatuisissa hankinnoissa on perustelua vaatia tarjoavilta yrityksiltä tietyn asteista kokemusta tai kapasiteettia.

Hankintayksikön keinot pk-yritysten osallistamiseen

Volyymiltaan suurten kilpailutusten osalta hankintayksiköllä on hankintalain 75 §:n mukaisesti mahdollisuus jakaa hankinta erillisiin osiin sekä määritellä erikseen näiden osien koko ja hankinnan kohde. Tämä pykälän tavoitteena on nimenomaan pk-yritysten osallistumismahdollisuuksien lisääminen julkisten hankintojen kilpailutuksiin.

Pk-yritykset voivat yhdistää voimansa

Isommissa kilpailutuksissa tulee usein vastaan tilanne, jossa yritys yksinään ei täytä asetettuja soveltuvuus- tai muita vaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten läpäisemiseksi tarjoaja voi tukeutua alihankkijaan. Joissain tapauksissa voi olla järkevää, että pk-yritykset yhdistävä osaamisensa ja osallistuvat hankintaan ryhmittymänä eli muodostavat konsortion. Tutustu aiempaan blogiimme Konsortiot ja ryhmittymät julkisessa hankinnassa.

Väittämä 4: Tarjouskilpailuun osallistuminen on niin monimutkaista, että yrityksissä on oltavat puhtaasti hankintoihin keskittyviä resursseja  

Kilpailutuksiin osallistuminen tapahtuu nykyisin helppokäyttöisten järjestelmien avulla. Kaikissa Suomessa käytössä olevissa tarjousportaaleissa on hyvät ja selkeät ohjeet tarjousprosessin läpiviemisestä. On totta, että tarjousten jättämisessä on työtä, mutta ylitsepääsemättömän hankalaa se ei kuitenkaan ole. Hankintayksiköt auttavat mielellään kysymys- ja vastausvaiheessa tarjousten jättöön liittyvien päävaivaa aiheuttavien kohtien tulkitsemisessa. Tarjouksia tekevien ei tarvitse olla hankintojen ammattilaisia, mutta aiempi kokemus varmasti helpottaa tarjouksen laatimisessa.

Miksi tarjouskilpailuihin kannattaa käyttää aikaa ja resursseja?

Vaikka Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen voi tuntua hankalalta ja vaativaltakin, niihin käytetystä ajasta on varmasti lopulta hyötyä ja vaivannäkö useimmiten kannattaa. Itsestään selvää lienee, että menestyminen tarjouskilpailuissa lisää yrityksesi liikevaihtoa. Ja mikä parasta, julkisen sektorin toimijat maksavat laskunsa ajallaan. Kilpailutukseen osallistumisen myötä yritys saa myös arvokasta kokemusta ja seuraaviin tarjouskilpailuihin osallistumisen kynnys madaltuu kerta kerralta. Ja kilpailutuksen voittaminen on tietysti hyvä lisä referenssilistallesi.

Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija Lassi Mäkinen.

PTCS tarjoaa koulutuksia kilpailutuksiin osallistuville tai sitä harkitseville tarjoajille

Tutustu koulutuskalenteriimme.