Olipa kerran kevät – ja hankintapiikki – julkisissa hankinnoissa
Hankinta-asiantuntija Hilma (nimi muutettu) huomasi jälleen kerran kevään koittaneen, koskapa lumet alkoivat sulaa ja aurinko paistaa, mutta myös työlistalla olevien tarjouspyyntöjen määrä lähenteli sormien yhteenlaskettua määrää. Hilma tiesi, että enimmän osan saisi julkaistua jo keväällä, mutta lisää tulisi vielä ennen kesää. Ja ne loput laitettaisiin maailmalle sitten juuri ennen lomia. ”Onneksi tämä on jokavuotista ja tähän on totuttu, joten stressi ei pääse yllättämään”, hän mietti. Ja niin sama toistui taas seuraavana vuonna. Sen pituinen se.
Vuonna 2017 EU-hankintailmoitusten määrä oli huhtikuussa 338 kpl ja kesäkuussa 322 kpl. Muina kuukausina jäätiin alle 300 (pl. lokakuu, jolloin julkaistiin ilmoituksia 356 kpl). Kesäkuun osalta ilmoitusten piikki osuu usein juuri aikaan ennen juhannusta, jolloin moni aloittaa kesälomansa. Ilmoituspiikki ei toki koske pelkästään kesää. Jos joku vielä muistaa, niin Aalto-yliopisto teki tutkimuksen jouluostoksista pari vuotta takaperin. Lue lisää tutkimuksesta Year-End Purchases in Finnish Municipalities s. 49-67.
Mitä tästä sitten seuraa?
Kun tarjouspyyntöjen valmisteluun ei jää riittävästi aikaa, niiden laatu kärsii. Tällä on myös paljon vaikutusta tarjoajiin ja tarjousten tekemiseen. Jos tarjouspyynnöt ovat epäselviä, herättävät ne tarjoajissa paljon kysymyksiä. Kiireessä tehdyt ja epäselviin tarjouspyyntöihin pohjautuvat tarjoukset voivat olla puutteellisia tai hinta voi nousta yleistä tasoa korkeammaksi, tarjoukset voivat olla jopa vertailukelvottomia ja pahimmassa tapauksessa tarjoajat jättävät kokonaan tarjoamatta.
Jos samantyyppisestä hankinnasta on useita tarjouskilpailuja samaan aikaan käynnissä, ovat tarjoajien resurssit tarjota näihin jokaiseen usein rajalliset. Tarjoaja on sidottu tekemäänsä tarjoukseen, eikä välttämättä uskalla ottaa riskiä siitä, että kaikki samaan aikaan tehdyt tarjoukset tulisivatkin hyväksytyiksi. Tästä puolestaan voi seurata, että samaan aikaan käynnissä oleviin tarjouskilpailuihin ei saada tarjouksia ollenkaan tai saadaan vain muutamia, jolloin kunnollista kilpailua ei pääse syntymään.
Juuri viime viikolla uutisoidussa tutkimuksessa todettiin tarjouksien määrä hyvin vähäiseksi julkisissa hankinnoissa. Lue uutinen kokonaisuudessaan Joka kolmanteen julkisen hankinnan kilpailutukseen ei tule tarjouksia lainkaan – Uuden tutkimuksen mukaan kilpailutus ei toimi.
Tähän ongelmaan ei hankintayksiköiden systemaattinen vuodesta toiseen toistuva ilmoituspiikki juuri ennen kesälomia varmasti tuo helpotusta.
Kolme asiaa, joilla hankintayksikkö voi helpottaa tilannetta
- Julkaise hankintailmoitus aiemmin
Jotta tämä olisi mahdollista, pitäisi hankintojen olla vuositasolla suunniteltu hyvin. Yksi hankintalain tavoitteistakin on, että hankinnat tulisi toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti. Jos et siis halua omaa ilmoitustasi samaan ilmoituspiikkiin muiden kanssa, julkaise ilmoituksesi aiemmin.
- Tee markkinakartoitus ja käy vuoropuhelut ensin ja julkaise ilmoitus myöhemmin
Kun hankinnasta on parempi ymmärrys, on tarjouspyynnön ja tarjouksen laatiminenkin helpompaa. Hyvällä markkinakartoituksella ja kunnollisella vuoropuhelulla potentiaalisten tarjoajien kanssa voidaan välttää myös epäselvyydet tarjouspyynnössä ja helpottaa tarjouksen tekemistä. Hyvä markkinavuoropuhelu ja hankinnasta tiedottaminen etukäteen mahdollistavat todennäköisesti myös lyhyempien määräaikojen käyttämisen tarjouskilpailussa, eikä tarjouskilpailun käynnistäminen vasta syksyllä lomien jälkeen ole ongelma. Tarkemmin markkinavuoropuhelun toteutuksesta voit lukea maaliskuussa julkaisemastamme blogista Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa?
- Aseta normaalia pitempi määräaika
Jos hankinta on pakko saada julkaistua ennen lomia, on suositeltavaa, että tarjoajille annetaan vähimmäismääräaikoja pitempi aika esittää kysymyksiä ja jättää tarjous. Näin voidaan vähentää myös tarjoajien painetta lomakautena. Myös tarjoajapuolella luonnollisesti vietetään kesälomia.
Jos et siis halua olla enää tarinan Hilma, noudata yllä olevia ohjeita. Jos yllä olevat ohjeet eivät yksistään auta selviämään tulevasta kilpailutusruuhkasta ja tarvitset apua, niin olethan yhteydessä.
Kirjoittaja HTK Jesse Hakkarainen työskentelee asiantuntijana PTCServices Oy:ssä.
Mukavaa ja stressitöntä kevään jatkoa ja kesälomien odotusta!
Tags: hankintailmoitushankintapiikkiHILMAkilpailutustarjouskilpailu