Rakennusurakoiden julkinen hankinta – pari sanaa urakkaneuvotteluista

Teetkö urakkahankintoja? Vai oletko kenties rakennusalan toimija ja osallistut alan tarjouskilpailuihin? Rakennusurakat ovat tyypillisesti laajoja hankintakokonaisuuksia, joissa onnistuminen voi toisinaan olla kiven takana.

Kun rakennusurakka kilpailutetaan hankintalain mukaisesti, on hyvin toivottavaa, että hankinnasta ei valitettaisi markkinaoikeuteen. Rakennusurakoiden osalta valitus johtaa todennäköisesti vähintäänkin urakan viivästymiseen ja pahimmillaan siihen, ettei urakkaa pystytä lainkaan toteuttamaan. Joissain tapauksissa kilpailuttaminen joudutaan aikataulumuutosten vuoksi keskeyttämään ja aloittamaan kokonaan uudestaan.

Kävimme läpi rakennusurakoiden osalta sitä, mistä asioista on eniten valitettu markkinaoikeuteen. Yksi valituksia poikineista asioista olivat urakkaneuvottelut. Siksi tarkastelemmekin tässä kirjoituksessa urakkaneuvottelujen merkitystä rakennusurakoissa: Mitä urakkaneuvotteluilla tarkoitetaan? Miten neuvottelut tulee käydä? Entä miten toteutuu tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu?

Urakkaneuvottelujen tarkoitus

Parhaimmillaan urakkaneuvotteluissa piilee positiivinen mahdollisuus hankinnan onnistumisen kannalta. Kun tarjoukset on avattu, kutsutaan tyypillisesti 1–3 edullisimman/parhaan tarjouksen tehnyttä tarjoajaa hankintayksikön järjestämiin urakkaneuvotteluihin. Urakkaneuvottelut käydään siten ennen hankintasopimusvaihetta.

Käytännössä puhutaan usein urakkaneuvotteluista, vaikka varsinaisesti kyse on tarjouksen selonottoneuvotteluista. Urakkaneuvotteluissa on tarkoitus selvittää esimerkiksi, onko tarjoaja ymmärtänyt tarjouspyynnön ja/tai tarjousasiakirjat oikein tai onko tarjoaja huomannut suunnitelmissa joitain epäselvyyksiä laskennan aikana, joita tulee tarkentaa. Urakkaneuvotteluilla voidaan myös varmistaa urakoitsijan kyky suoriutua urakasta tarjouspyynnön mukaisessa ajassa. Neuvotteluissa on hyvä mahdollisuus myös pyytää mahdolliset lisäselvitykset tarjoajilta.

Neuvotteluiden lainmukaisuuden varmistamiseksi on erittäin tärkeää huomioida urakkaneuvotteluja koskevat hankintalain asettamat vaatimukset sekä YSE-ehtojen ohjeistus.

Urakkaneuvottelut muistuttavat jossain määrin hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyn aikana pidettäviä neuvotteluja. Erona on kuitenkin se, ettei niiden tähtäimessä ole tarjouspyynnön valmiiksi saattaminen, vaan jo annettujen sitovien tarjousten selonotto. Urakkaneuvottelujen tarkoituksena on nimittäin selvittää tarjouksen sisältö, yhteisymmärrys urakan sisällöstä, rakennuttajan muutokset ja yhteiset menettelyt.

Urakkaneuvottelut – tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu

Urakkaneuvotteluja käytäessä ei saa unohtaa hankintalain yhtä metaperiaatetta – neuvotteluja käytäessä on nimittäin ensisijaisen tärkeää varmistaa, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseen tähtäävät myös urakoissa yleisesti sovelletut YSE-ehdot. YSE-ehtojen 63 §:n mukaan, mikäli sopijapuolet käyvät ennen sopimuksen allekirjoittamista urakkaneuvottelun, laaditaan neuvottelusta pöytäkirja, jonka tilaaja ja urakoitsija allekirjoittavat. Näin varmistetaan urakkaneuvotteluiden tarkka sisältö, joka on myös selvitettävissä ristiriitatilanteissa. YSE-ehdot antavatkin yhtenäiset ehdot koko urakkaketjuun.

Neuvottelupöytäkirjan laatimiseen kannattaa panostaa, sillä hyvin ja huolella laaditusta pöytäkirjasta osapuolet voivat myöhemmin tarkistaa tehdyt kirjaukset. Jos urakan yksityiskohdista tulee sopimuskauden aikana epäselvyyksiä, voivat osapuolet tukeutua neuvottelupöytäkirjaan ja tarkistaa jälkikäteen, onko tulkintaerimielisyyden kohteena olleesta seikasta ollut puhetta urakkaneuvotteluissa. Toisaalta pöytäkirjan laatiminen takaa tarjoajien tasavertaista kohtelua ja lisää avoimuutta urakkahankinnoissa.

Esimerkki oikeuskäytännöstä

KHO käsitteli ratkaisussaan (KHO:2019:85) muun ohella sitä, oliko hankintayksikkö menetellyt urakkaneuvotteluissa virheellisesti. Tarjouskilpailun voitti tarjoaja A. Ennen hankintapäätöksen tekemistä hankintayksikkö oli kutsunut urakkaneuvotteluihin edullisimman tarjouksen jättäneet tarjoajat kaikista urakkaosioista sekä kunkin urakkaosion suunnittelijat. Neuvotteluissa käytiin läpi A:n tarjouksen sisältö ja edellytykset urakoitsijavalinnalle. Hankintayksikön avustajana A:n kanssa käytyihin urakkaneuvotteluihin osallistui myös yhtiö B:n kaksi edustajaa. Tarjouskilpailun voittanut yhtiö A kuului yhtiö B:n kanssa samaan yritysryhmään ja A oli yhtiö B:n määräysvallan alainen. Asiassa ratkaistavaksi tuli siten se, oliko yhtiö B:n osallistuminen urakkaneuvotteluihin vaarantanut tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. KHO katsoi, että yhtiöiden taloudellinen intressi oli omiaan aiheuttamaan epäilyjä hankintamenettelyn puolueettomuudesta ja eturistiriidan olemassaolosta. Näitä epäilyksiä ei poistanut se, että selonottoneuvotteluun osallistuneiden edustajien tosiasialliset vaikutusmahdollisuudet urakoitsijavalintaan olivat epävarmat. KHO katsoi, ettei hankintamenettely ollut tältä osin turvannut tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.

KHO päätyi näin ollen siihen, että B:n edustajien osallistuminen selonottotilaisuuteen oli ollut tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vastaista. Tämä perustui siihen, että B:n ja voittajan välillä oli taloudellisten intressien yhteys, johon nähden B:n edustajien osallistuminen voittajan tarjouksen läpikäymiseen oli kyseenalaista hankintamenettelyn puolueettomuuden kannalta. Ratkaisun voidaan tältä osin katsoa olevan linjassa vakiintuneen oikeuskäytännön kanssa siitä, että hankintamenettelyn on näyttäydyttävä myös ulospäin tasapuolisena.

Tekstin kirjoittaja on PTCS:n asiantuntija, OTM Sara Taivainen.

Tarvitsetko apua rakennusurakan kilpailutuksessa?

PTCS auttaa kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissäsi. Meiltä saat apua hankintamenettelyn valinnasta aina sopimuksen laatimiseen ja mahdolliseen riidanratkaisuun saakka.  Lähetä viesti info@ptcs.fi.