Tehdäänkö itse vai ulkoistetaanko? – Tuotantotavan analyysi auttaa päättämään
Tuotantotavan analyysi eli Make or Buy -analyysi tarkoittaa nimensä mukaisesti analyysiä sitä, kannattaako toiminto toteuttaa omin voimin vai teettää se kokonaan tai osittain ulkopuolisella toimijalla. Make or Buy -analyysin avulla pystymme kartoittamaan, mikä eri vaihtoehdoista on asiakkaan näkökulmasta kustannustehokkain – vaikuttavuutta unohtamatta.
Lähtökohtaisesti analyysi kannattaa toteuttaa jo heti hankinnan suunnittelun alkuvaiheessa. Analyysin avulla kartoitamme hankinnan toteuttamisen vaihtoehtoja ja vertailemme niiden kustannuksia, vahvuuksia ja heikkouksia toisiinsa nähden. Analyysiin lopputulemana esittelemme optimaalisimman tavan toteuttaa haluttu toiminto.
Make or Buy -analyysin vaiheet
Analyysin viisi keskeistä osa-aluetta ovat
- Kokonaiskustannusten arviointi
- Laadun arviointi
- Osaamisen arviointi
- Strateginen arviointi
- Riskien arviointi
Analyysin tarkoituksena on ensinnäkin arvioida eri vaihtoehtojen ennakoidut kustannukset. Kokonaiskustannuksia arvioitaessa otetaan huomioon kaikki mahdolliset kuhunkin vaihtoehtoon liittyvät usein hyvinkin erilaiset kustannukset. On hyvin todennäköistä, että eri vaihtoehdoissa kustannushyödyt nousevat esiin eri osa-alueissa.
Kokonaiskustannusten vertailu on luonnollisesti olennaisin osa analyysia, mutta kokonaiskuvan kannalta ei kuitenkaan ole järkevää tuijottaa pelkkiä numeroita. Kustannusten lisäksi on punnittava laadullisia tekijöitä ja niiden arvoa. Tuotantotavan analyysissa nousee usein esiin seikkoja, jotka eivät syystä tai toisesta puollakaan kokonaiskustannuksiltaan edullisimman vaihtoehdon valitsemista.
Joskus toiminnon toteuttaminen itse ei tule kyseeseen esimerkiksi puutteellisen osaamisen vuoksi. Osaamista voi toki hankkia lisää, mutta ennen hankintaa kannattaa analysoida, mikä lopulta tulisi olemaan sen hinta. Jos toiminto toteutetaan itse, syntyy kuluja helposti omien resurssien lisäksi myös erilaisista pakollisista investoinneista, joita toiminnon toteuttaminen omin avuin usein vaatii. Analyysiä tehdessä kannattaa arvioida myös omia vaikuttamismahdollisuuksia ulkoistetun palvelun toteuttamiseen ja aiheutuuko tästä mahdollisesti lisäkustannuksia.
Pääsääntöisesti organisaation ydintoiminnot on järkevintä toteuttaa omilla resursseilla. Tällöin nämä strategisesti tärkeät toiminnot ovat täysin organisaation omassa kontrollissa. Mutta useimmiten organisaation toiminnan kannalta vähemmän tärkeät toiminnot voi olla kannattavampaa ulkoistaa.
Tämänhetkisen epävakaan maailman tilanneen vuoksi on entistä ajankohtaisempaa varautua ulkoisiin riskeihin. Ulkoisiin riskeihin varautuminen onkin noussut yhdeksi tärkeimmäksi tekijäksi tuotantotapaa valittaessa. Juuri nyt olisikin erityisen tärkeää analysoida, onko ulkoisiin riskeihin varautuminen omassa organisaatiossasi vähintäänkin samalla tasolla, kuin se olisi ulkoistuskumppanin kanssa.
Paras ratkaisu ei aina löydy ääripäistä, vaan joskus voidaan päätyä myös osittaiseen ulkoistamiseen. Tällöin mahdollisuus hallintaan säilyy omalla organisaatiollasi toisin kuin kokonaisvaltaisessa ulkoistamisessa. Osittainen ulkoistaminen myös vapauttaa omia resursseja muihin tehtäviin. Osittaiselle ulkoistamiselle voidaan analyysin avulla mallintaa erilaisia vaihtoehtoja ja löytää sen avulla kustannustehokkain vaihtoehto.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija Anniina Parviainen.
Pohditko, kannattaako palvelusi ulkoistaa vai tehdä itse? Meiltä saat apua.
PTCS:n asiantuntijat ovat toteuttaneet useita Make or Buy -analyyseja, joiden tuloksena olemme voineet suositella asiakkaillemme kustannustehokkainta ja eniten hyötyjä tuottavaa vaihtoehtoehtoa toteuttaa haluttu toiminto. Kun tuotantotavan analyysi on sinun organisaatiossasi ajankohtainen, kysy lisää Laura Mäeltä , lähetä viesti info@ptcs.fi tai pyydä tarjous.
PTCS:lta löydät myös monipuolisen kattauksen julkisiin hankintoihin liittyviä koulutuksia
Osana laajaa koulutustarjontaamme järjestämme elokuussa 2023 koulutuksen otsikolla Make or Buy – erityisnäkökulmana varautuminen. Tutustu koulutuksen sisältöön ja ilmoittaudu mukaan.
Tags: Julkiset hankinnatMake or BuyTuotantotavan analysointiulkoistaminen