Viimeisimmät vinkit ESPD-lomakkeen täyttämiseen
Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja eli ESPD-lomake on varmasti yksi eniten keskustelua ja samalla myös harmaita hiuksia viime vuosina aiheuttaneista hankintadokumenteista. Tähän blogiin on koottu vinkkejä, joiden avulla pystyt välttämään ainakin muutaman selkeän sudenkuopan.
ESPD-lomakkeen avulla voidaan osoittaa tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttyminen koko EU- ja ETA-maiden alueella. ESPD-lomakkeen tarkoitus on siis helpottaa tarjousten tekemistä riippumatta siitä, missä päin Eurooppaa hankintaa ollaan tekemässä. Me PTCS:llä törmäämme usein ESPD-lomakkeen käyttöön liittyviin haasteisiin nimenomaan hankintayksikön näkökulmasta.
Yleisiä havaintoja ESPD-lomakkeen käyttämisestä
Havaintojeni perusteella ja tarjouspyyntöjä eri tarjouspalveluportaaleissa selatessani olen tullut siihen tulokseen, että selkeää yhtenäistä linjaa ei ESPD-lomakkeen yksityiskohtaisten kenttien käytölle ole olemassa. Ns. harmaan alueen välttämiseksi kannattaa ESPD-lomaketta käytettäessä nojautua viimeisimpään oikeuskäytäntöön. Tältä pohjalta olemme PTCS:llä luoneet ESPD-lomakkeen, joka löytyy vuosimaksullisesta Julkiset-tietopalvelustamme. Tutustu tarkemmin Julkiset-tietopalvelun sisältöön ja tilaamiseen.
Oikeustapaukset
PTCS:n marraskuussa 2021 järjestämässä Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa ruodittiin perinteiseen tapaan vuoden kiinnostavimpia oikeustapauksia. Erityisesti ESPD-lomakkeen käyttöä koskevista tapauksista keskusteltiin vilkkaasti, ja näitä tapauksia hämmästeltiin Clarionin käytävillä vielä pitkään paneelin puheenvuorojen jälkeenkin.
Panelistien esittelemissä tapauksissa on MAO tehnyt uudenlaisia linjauksia, joiden perusteella useat hankintayksiköt ovat joutunevat muuttamaan ESPD-lomakkeen käyttöön liittyviä käytäntöjään. Näiden oikeustapausten tiivistelmät löytyvät myös Julkiset-tietopalvelusta.
MAO 127/21/ Espoon kaupunki – satamatarvikkeet
Tässä tapauksessa hankintayksikkö oli valittajan mukaan menetellyt virheellisesti, koska se ei ollut tehnyt luotettavaa selvitystä tarjouskilpailun voittajan soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä.
MAO aloitti tapauksen käsittelyn tutkimalla esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia sekä ESPD-lomakkeen käyttöä. Annetun ratkaisun KHO:2015:151 (JulkiSet-tiivistelmä) perusteella MAO saa ottaa viran puolesta tutkittavakseen muitakin hankintamenettelyn lainmukaisuuden arviointia koskevia perusteita kuin ne, joihin valittaja tai muut asianosaiset ovat nimenomaisesti vedonneet.
Julkaistussa hankintailmoituksessa ei ole ollut lainkaan osallistumisvaatimuksia koskevaa vakiolomakeasetuksen mukaista kohtaa III. Lisäksi hankintailmoituksessa ei ole muutoinkaan ilmoitettu hankintalain 83 § edellyttämiä tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia. Sen sijaan suuri osa soveltuvuusvaatimuksista oli esitetty tarjouspyynnössä, ja kolme soveltuvuusvaatimusta on esitetty tarjouspyynnön lisäksi myös tarjouspyynnön liitteenä olleella ESPD-lomakkeella.
MAO:n päätöksen mukaan ”hankintayksikön olisi tullut kaikilta osin hankintalain 87 §:n mukaisesti käyttää ESPD-lomaketta alustavana näyttönä siitä, että tarjoaja täyttää hankintalain mukaiset soveltuvuusvaatimukset. Tämä olisi edellyttänyt sitä, että kaikista soveltuvuusvaatimuksista olisi ilmoitettu ESPD-lomakkeen asianmukaisessa kohdassa.” Näin ollen hankintayksikön menettely katsottiin hankintalainsäädännön vastaiseksi ja MAO kumosi hankintapäätöksen.
Tämän ratkaisun perusteella voidaan todeta, että kaikki tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset tulee ilmoittaa ESPD-lomakkeessa, eikä muissa tarjouspyyntöasiakirjoissa voida asettaa lisävaatimuksia.
MAO 564/20/Lahden kaupunki – rakennustekniset työt
Toisessa esillä olleessa tapauksessa valituksen perusteena oli, ettei tarjoajalle ei ollut varattu mahdollisuutta täsmentää teknisten ja taloudellisten soveltuvuusvaatimusten täyttymiseen liittyviä seikkoja.
Hankintayksikkö oli tarjouslomakkeella edellyttänyt tilaajavastuulain mukaisten selvitysten tai tilaajavastuu.fi-raportin toimittamista tarjouksen liitteenä. Lisäksi tarjouslomakkeella esitettiin vaatimuksia liikevaihdosta, luottokelpoisuudesta, vakuutuksista ja laadunvarmistuksesta, joista oli tullut toimittaa todistuksia tai selvityksiä tarjouksen liitteenä.
MAO arvioi asiaa ennen kaikkea siitä näkökulmasta, kuinka laaja on hankintayksikön oikeus esittää soveltuvuusvaatimuksia erillisellä tarjouslomakkeella silloin, kun menettelyssä käytetään yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD). Osapuolet eivät olleet vedonneet tähän vaatimuksissaan, mutta kuten tapauksessa MAO 127/21, myös tässä tapauksessa MAO viittasi tapaukseen ( KHO 2015:151 ) ja alkoi tutkimaan ns. viran puolesta muita hankintamenettelyn lainmukaisuuden arviointia koskevia perusteita kuin niitä, joihin asianosaiset ovat nimenomaisesti vedonneet.
MAO:n mukaan hankintadirektiivin (2014/24/EU) tultua voimaan ja Suomen implementoitua sen hankintalain uudistuksella, on yksi sen tavoitteista ollut vähentää tarjoajiin kohdistuvia selvitysvelvollisuuksia soveltuvuudestaan. Tarkoitus on, että soveltuvuusvaatimusten alustavaksi täyttämiseksi riittäisi vain ESPD-lomakkeessa esitetty vakuutus, ja vain voittanut tarjoaja esittäisi tarvittavat selvitykset tarjousten vertailun jälkeen.
MAO totesi päätöksessään, että ”hankintayksikkö on näin ollen menetellyt hankintasäännösten vastaisesti edellyttäessään soveltuvuutta koskevien lukuisten selvitysten liittämistä tarjoukseen ja vaatiessaan soveltuvuutta koskevien tietojen ilmoittamista lähinnä tarjouslomakkeella ESPD-lomakkeen käyttämisen sijasta.”
Tapauksesta annetun päätöksen perusteella EU-hankintojen osalta soveltuvuusvaatimukset esitetään ja niihin vastataan ESPD-lomakkeella, eikä hankintayksikön laatimalla osallistumispyynnöllä ja/tai tarjouslomakkeella.
Nämä yllä kerrotut ratkaisut kannattaa ottaa huomioon aina kun olet suunnitelmassa tai tekemässä EU-kynnysarvot ylittävää hankintaa.
Julkiset-tietopalvelun vuositilaajana pysyt kartalla myös muista tuoreista MAO:n ratkaisuista.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija Lassi Mäkinen.
Lue myös Tiesitkö, että EU:n komission ESPD-palvelu on päättynyt? Entä miten menetellä jatkossa?
Meiltä saat apua ja neuvoja
PTCS:n asiantuntijat ovat perehtyneet mm. ESPD-lomakkeen käyttöön perusteellisesti. Meiltä saat apua ja vinkkejä ESPD-lomakkeen rakentamiseen ja voimme tarvittaessa ottaa myös koko hankintaprosessin hoitaaksemme. lähetä viesti info@ptcs.fi, niin keskustellaan, miten voisimme olla avuksi.
