Mistä lisää tarjoajia julkisiin hankintoihin?

Yksi julkisten hankintojen ikuisuusongelmista on, miten saisimme lisää tarjoajia mukaan tarjouskilpailuihin. Tutkimusten perusteella vaikuttaa hyvinkin selvältä, että kilpailun lisääntyminen hankinnoissa toisi säästöjä ja johtaisi tuotteiden ja palveluiden kehittymiseen. Kilpailun lisääminen on myös yksi uudessa hallitusohjelmassa linjatuista asioista. Tarjoajien osallistumisinnon lisäämisen keinoja käsiteltiin myös hankintayhdistyksen seminaarissa viime viikolla. Tähän kirjoitukseen olen koonnut muutamia poimintoja ja omia ajatuksiani tästä ajankohtaisesta aiheesta.   

Velvoite uusia tarjouskilpailu, jos saadaan vain yksi tarjous

Hallitusohjelmassa on nostettu esiin erityisesti kilpailun määrä ja säästöjen saavuttaminen nimenomaan kilpailua lisäämällä. Hallitusohjelmassa ehdotetaan, että hankintalakiin lisätään velvoite uusia tarjouskilpailu, jos kilpailutuksessa on mukana vain yksi tarjoaja. Tästä velvoitteesta voitaisiin poiketa vain erityisen painavasta syystä. 

Tarjoajien näkökulmasta on tietysti ongelmallista, jos hankintayksikkö valmistelee hankinnan ainoastaan yhden tutun toimittajan kanssa. Tällöin todennäköisesti käy niin, että tarjouspyynnön speksit on suunnattu käytännössä tälle tarjoajalle, eivätkä muut tarjoajat pysty vastaavaa tarjousta tekemään. Lopputuloksena vanha tuttu toimittaja luonnollisesti voittaa, eikä kilpailua synny.  

Toinen selitys sille, ettei kilpailua synny, saattaa olla hankintayksikön osaamattomuus. Tarjoajat voivat kokea, etteivät hankinnan soveltuvuusvaatimukset ole relevantteja tai että hankinnan vertailuperusteet eivät liity suoraan hankinnan kohteeseen. Myös sopimusehtoja saatetaan pitää liian tiukoina tai ne eivät tarjoajien mielestä vastaa markkinoiden todellista tilaa esimerkiksi hinnanmuutosehtojen osalta. Kaikissa näissä tilanteissa saattavat potentiaaliset toimittajat jättää tarjouksensa tekemättä epäselvän tarjouspyynnön tai liian tiukkojen ehtojen vuoksi.   

Hallitusohjelman esitys siitä, että tarjouskilpailu olisi uusittava, jos tarjouksia saadaan vain yksi, pakottaisi hankintayksikön valmistelemaan hankintansa paremmin. Toisaalta on olemassa riski, että hallinnollinen taakka lisääntyy ja kilpailutusprosesseihin tulee muutoksen myötä kulumaan entistä enemmän aikaa ja resursseja. Omasta mielestäni näitä ongelmia voisi taklata panostamalla enemmän hallitusohjelmassakin esiin tuotuun hankintaosaamisen vahvistamiseen.  

Lue myös aiempi blogimme Mitä hankinnoista on kirjattu uuteen hallitusohjelmaan.

Vuoropuhelulla on merkitystä hankinnoissa 

Hankintayhdistyksen tilaisuudessa 30.8.2023 oli aiheena ”Miten enemmän yrityksiä hankintamarkkinoille?”. Päivän aikana käytiin keskustelua erityisesti markkinavuoropuhelusta ja hankintayksiköiden tavoista viestiä tulevista hankinnoistaan. Osallistujat olivat yksimielisiä siitä, että lisääntynyt markkinavuoropuhelu on vaikuttanut positiivisesti myös hankintoihin.  Mutta sekä viestintää, että aidosti avointa keskustelua tarvittaisiin kuitenkin lisää. Pelkästään tarjouspyyntöluonnoksen lähettäminen kommenteille viime tipassa juuri ennen suunniteltua hankintailmoituksen julkaisuajankohtaa tuskin tuottaa parasta mahdollista lopputulosta. Usein myös muutosten tekeminen vasta hankintamenettelyn kysymys-vastaus -vaiheessa on aikataulusyistä mahdotonta.  

Hyvä pointti markkinavuoropuhelun osalta oli mielestäni myös, että sen tulisi olla jatkuvaa. Yritysten ei pidä jäädä pelkästään odottelemaan hankintayksikön tietopyyntöilmoituksia tai kutsuja markkinavuoropuheluun, vaan ne voivat myös itse olla aktiivisia hankintayksiköiden suuntaan.  

Esimerkkinä siitä, miten hankintayksikön ei kannata toimia, nousivat esiin tilanteet, joissa hankintayksikkö haluaa poimia ”rusinat pullasta” eli toisin sanoen kaikkien tarjoajien ehdotuksista, ideoista, osaamisesta tai ratkaisuista poimitaan jotain. Usein käy kuitenkin niin, että hankintayksikkö huomaamattaan muodostaa sellaisen hankintakokonaisuuden, jollaista kukaan tarjoajista ei lopulta pysty tarjoamaan. Ja jälleen ollaan siinä tilanteessa, että vertailukelpoisia tarjouksia ei saada lainkaan.  

Mielestäni sekä hankintayksiköiden että yritysten osaamisen lisääminen on avainasemassa kun pohditaan, miten yhä useampia tarjoajia saadaan mukaan tarjouskilpailuihin.

Tekstin on kirjoittanut PTCS:n toimitusjohtajan tehtävistä takaisin asiantuntijatehtäviin 1.9.2023 siirtynyt  Saila Eskola.

Olemme käsitelleet tätä aihetta myös aiemmin julkaistussa blogissa Julkisten tarjouskilpailujen haasteet tarjoajan näkökulmasta.

PTCS:n koulutusvalikoimasta löytyy kursseja sekä tarjoajille että hankintayksiköille

Koko laajaan julkisten hankintojen koulutustarjontaamme voit tutustua jatkuvasti päivittyvässä Koulutuskalenterissamme.

Kaipaatko apua julkisen hankintojen kilpailutuksiisi?

PTCS:n huippuasiantuntijat ovat valmiina auttamaan missä tahansa kilpailuksesi vaiheessa. Ota yhteyttä info@ptcs.fi.