Elinkaarivaikutusten huomioiminen hankinnoissa – katse hankintahintaa pidemmälle 

Hankinnan halvin ostohinta ei välttämättä tarkoita edullisinta lopputulosta. Hankinnan todelliset kustannukset ja vaikutukset syntyvät usein vasta käytön aikana esimerkiksi energiankulutuksesta, huolloista, työajan käytöstä, muutostarpeista ja käytöstä poistamisesta. Elinkaariajattelu auttaa hankintayksikköä tunnistamaan nämä vaikutukset jo hankinnan suunnitteluvaiheessa. 

Mitä elinkaarikustannuksilla tarkoitetaan? 

Hankintalain 95 §:n mukaan hankintayksikkö voi käyttää hankinnan kustannusten arvioinnin perusteena elinkaarikustannuksia. Niihin voidaan sisällyttää hankintahinnan lisäksi esimerkiksi käyttö-, huolto-, kierrätys- ja jätevaiheen kustannukset sekä muut tavaran, palvelun tai rakennusurakan elinkaaren aikana syntyvät kustannukset.  

Sisäiset ja ulkoiset elinkaarikustannukset 

Elinkaarikustannukset jaetaan usein sisäisiin ja ulkoisiin kustannuksiin. Sisäiset kustannukset kohdistuvat hankintayksikköön tai hankinnan kohteen käyttäjiin. Niitä voivat olla esimerkiksi tuotantoon, kuljetukseen, käyttöön, ylläpitoon, muutoksiin ja käytöstä poistamiseen liittyvät kustannukset.  

Ulkoiset elinkaarikustannukset puolestaan aiheutuvat ympäristövaikutuksista ja kohdistuvat kolmansiin osapuoliin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi raaka-aineiden hankinnasta, tuotteen valmistuksesta, kasvihuonekaasupäästöistä tai muusta ympäristön pilaantumisesta aiheutuvat kustannukset. 

Elinkaariajattelu alkaa hankinnan suunnittelusta 

Jo hankinnan suunnittelussa tulisi selvittää, missä vaiheissa kustannuksia syntyy ja mitkä tekijät vaikuttavat hankinnan kokonaiskustannuksiin pitkällä aikavälillä. Elinkaarikustannusten tarkastelu vasta tarjousvaiheessa tai sopimuskauden aikana on jo myöhäistä. 

Markkinavuoropuhelu on tässä keskeisessä asemassa. Sen avulla hankintayksikkö voi selvittää esimerkiksi: 

• millaisia käyttö- ja huoltokustannuksia markkinoilla oleviin ratkaisuihin liittyy 

• millä tiedoilla kustannuksia voidaan luotettavasti vertailla 

• millaisia laskentamalleja tarjoajat pystyvät käyttämään 

• miten vastuut kannattaa jakaa sopimuksessa 

• voidaanko hankinnan kustannuksia ennakoida nykyistä paremmin. 

Elinkaarikustannusten analysointi auttaa ennakoimaan tulevia kustannuksia, varautumaan elinkaaren loppuvaiheeseen ja varmistamaan paremman vastineen rahalle pitkällä aikavälillä.  

Laitehankinnassa hankintahinta on vasta alku 

Laitehankinnoissa elinkaariajattelu voi tarkoittaa esimerkiksi energiankulutuksen, huoltotarpeen, varaosien, vikakorjausten, kulutustarvikkeiden ja käyttäjien työajan huomioimista. Edullinen laite voi tulla vuosien aikana kalliiksi, jos se kuluttaa paljon energiaa, vaatii jatkuvaa huoltoa tai aiheuttaa käyttökatkoja. 

Myös hinnoittelumallilla voidaan ohjata hankinnan lopputulosta. Jos huolto ja korjaukset hinnoitellaan erillisinä suoritteina, toimittajan tulot voivat kasvaa laitteen huoltotarpeen mukana. Vaihtoehtona voidaan pyytää laitteelle vuosihinta, joka sisältää huollot, vikakorjaukset ja varaosat. Tällainen malli voi parantaa kustannusten ennakoitavuutta ja tarjousten vertailukelpoisuutta sekä tekee elinkaarikustannukset näkyviksi. 

Laite voidaan myös hankkia palveluna tai vuokrata. Tällöin toimittaja voi vastata laitteen toimivuudesta, huollosta ja korjauksista. Sopimuksessa on kuitenkin määriteltävä tarkasti esimerkiksi vasteajat, hyväksyttävien käyttökatkojen pituus ja velvollisuus toimittaa korvaava laite.  

Myös käyttäjän työaika on elinkaarivaikutus 

Kaikkia vaikutuksia ei löydy laskulta. Laitteen käyttökuntoon saattaminen, puhdistaminen, kalibrointi ja muu päivittäinen ylläpito voivat viedä huomattavan määrän työaikaa. 

Jos yksi laite vaatii päivittäin 15 minuuttia enemmän työtä kuin toinen, neljän vuoden aikana eroa kertyy laskennallisesti 365 tuntia. Pieneltä vaikuttava päivittäinen ero voi siten muodostaa merkittävän kustannuksen koko käyttöajalla.  

Ajankäyttöä voidaan arvioida esimerkiksi tarjoajan ilmoittamien tietojen, hankintayksikön tekemän testauksen tai koekäytön avulla. Käytettävyyden arvioinnissa voidaan tarkastella myös käytön oppimista, navigoinnin nopeutta, virheiden vähentymistä ja ergonomiaa.  

Tarjouspyynnön ja laskentamallin on oltava selkeitä 

Jos hankintayksikkö käyttää elinkaarikustannusmallia, hankinta-asiakirjoissa on ilmoitettava, mitä tietoja tarjoajien on toimitettava ja millä menetelmällä kustannukset lasketaan. Tarjoajien on pystyttävä arvioimaan etukäteen, miten niiden antamat tiedot vaikuttavat tarjousvertailuun.  

Selkeys koskee sekä laskentaperusteita että hinnoittelulomakkeita. Esimerkiksi markkinaoikeuden ratkaisussa MAO 570/2024 arvioitiin huolto- ja ylläpitopalvelun vuosihinnan ilmoittamista. Markkinaoikeuden mukaan ammattimaisen tarjoajan olisi tullut ymmärtää tarjouspyyntöasiakirjoista, että vuosihinnan tuli kattaa koko järjestelmätoimituksen lukijakanta. Tarjouksen poissulkeminen ei ollut hankintalain vastaista. Ratkaisusta voidaan tehdä käytännön johtopäätös: elinkaarikustannusten laskentaan liittyvät yksiköt, oletukset, määrät ja tarkastelujaksot kannattaa kuvata tarjouspyynnössä mahdollisimman yksiselitteisesti. 

Muutos- ja käyttöönottokustannukset osaksi kokonaisuutta 

Myös toimittajan vaihtamisesta syntyvät kustannukset voivat olla sisäisiä elinkaarikustannuksia. Näitä voivat olla esimerkiksi integraatiot, tiedonsiirrot, henkilöstön koulutus, rinnakkaiskäyttö, turvallisuusselvitykset ja tilaajan oma työ. 

Oikeuskäytännön perusteella muutoskustannuksia voidaan huomioida tarjousvertailussa, kun niiden perusteet ja arvioitu määrä kerrotaan etukäteen ja kustannukset vastaavat todellista tilannetta. Myös tietojärjestelmän käyttöönotosta syntyvät kustannukset voivat kuulua järjestelmän elinkaarikustannuksiin. Tämä korostaa sitä, ettei järjestelmähankinnan kokonaiskustannus muodostu pelkästä lisenssi- tai palvelumaksusta. 

Rakennushankkeiden elinkaarikustannukset 

Rakentamisessa elinkaarikustannusten merkitys korostuu, koska rakennuksen käyttöikä ja käyttötarkoitus voivat vaihdella. Elinkaarivertailu voi auttaa ratkaisemaan, kannattaako rakennus toteuttaa omana investointina, jolloin tilaaja omistaa rakennuksen ja vastaa kaikista siihen liittyvistä kustannuksista vai vuokramallilla, jolloin eri kustannuksista voidaan sopia toisin. Ratkaisuun vaikuttavat esimerkiksi tilatarpeen kesto, käyttäjämäärien muutokset, rakennuksen muuntojoustavuus, ylläpitovastuut sekä mahdollisuus siirtää tai pienentää tiloja tulevaisuudessa.  

Elinkaarikustannuksia, joita molemmissa vaihtoehdoissa on huomioitava ovat ainakin seuraavat: 

• investointikustannukset / vuokrakustannukset 

• energia- ja vesikustannukset 

• kiinteistönhoito ja siivous 

• huollot ja lakisääteiset tarkastukset 

• talotekniikan uusiminen 

• julkisivu- ja kattokorjaukset 

• tilamuutokset ja käyttötarkoituksen muutokset 

• purkaminen, kierrätys ja jätteenkäsittely 

• rahoitus- ja riskikustannukset.  

Yhtä ja oikeaa toteutusmallia ei ole. Päätöksenteon tueksi tarvitaan skenaariolaskelmia, joissa käytetyt lähtötiedot ja oletukset määritellään tapauskohtaisesti ja vaihtoehtojen vaikutuksia tarkastellaan riittävän pitkällä aikavälillä. Lopullisen päätöksen tulisi perustua laskemiin, jossa tarkastellaan kaikkia investointiin ja vuokramalliin liittyviä kustannuksia. 

Palveluhankinnoissa elinkaarivaikutus voi olla vaikuttavuutta 

Palveluhankinnoissa sisäisiä elinkaarikustannuksia voivat olla esimerkiksi käyttöönotto, integraatiot, koulutus, sopimushallinta, raportointi, laadunvalvonta, reklamaatioiden käsittely, käyttökatkot sekä palveluntuottajan vaihtamiseen liittyvät kustannukset.  

Elinkaariajattelua voidaan viedä vielä pidemmälle vaikuttavuusperusteisissa hankinnoissa. Tällöin palveluntuottajalle ei makseta ainoastaan suoritteista, vaan saavutetuista tuloksista. 

Esimerkiksi työllisyyspalvelussa tavoiteltava vaikutus voi olla työnhakijoiden nopeampi työllistyminen tai opintojen aloittaminen. Palveluntuottajan palkkio voidaan kytkeä tilaajalle syntyviin säästöihin ja verohyötyihin. Tällainen malli antaa palveluntuottajalle vapautta palvelun toteuttamiseen, mutta edellyttää vaikutusten luotettavaa mittaamista ja palkkioperusteiden täsmällistä määrittelyä.  

Ulkoisten ympäristövaikutusten huomioiminen vaatii toimivan menetelmän 

Ulkoisia ympäristökustannuksia voidaan ottaa huomioon, jos niiden rahallinen arvo voidaan määrittää ja tarkistaa. Arviointimenetelmän on perustuttava puolueettomasti todennettaviin ja syrjimättömiin perusteisiin. Menetelmä ei saa perusteettomasti suosia tai syrjiä tiettyjä toimittajia, ja sen on oltava kaikkien asianomaisten osapuolten saatavilla. Tarjoajilta vaadittavien tietojen toimittaminen ei myöskään saa edellyttää kohtuuttomia ponnistuksia.  

Ympäristötekijöitä voidaan käyttää myös tarjousten vertailuperusteina. EU-tuomioistuimen Concordia Bus -ratkaisussa hyväksyttiin linja-autojen typpioksidipäästöjen ja melutason huomioiminen tarjousvertailussa. Kriteerien tulee liittyä hankinnan kohteeseen, olla etukäteen ilmoitettuja ja riittävän täsmällisiä sekä noudattaa yhdenvertaisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.  

Elinkaariajattelu tukee onnistunutta hankintaa 

Elinkaarivaikutusten huomioiminen ei tarkoita, että jokaisessa hankinnassa pitäisi rakentaa raskas ja monimutkainen laskentamalli. Olennaista on tunnistaa kyseisen hankinnan merkittävimmät pitkäaikaiset kustannukset ja vaikutukset. 

Laitehankinnassa ratkaiseva tekijä voi olla energiankulutus, käytettävyys tai huoltotarve. Rakennushankkeessa huomio voi kohdistua energiankulutukseen, muuntojoustavuuteen ja tuleviin korjauksiin. Palveluhankinnassa olennaista voi olla tilaajan työajan säästyminen tai palvelulla saavutettava vaikuttavuus. 

Uusien mallien käyttöönottoa kannattaa valmistella markkinavuoropuhelussa. Näin voidaan varmistaa, että laskentaperusteet ovat realistisia, tarjoajat pystyvät tuottamaan tarvittavat tiedot ja tarjouspyyntö johtaa aidosti vertailukelpoisiin tarjouksiin.  

Blogin ovat laatineet  PTCS:n asiantuntijat Jesse Hakkarainen ja Pauliina Karinkanta

Kaipaatko apua elinkaarivaikutusten huomioimiseen hankinnassa? 

Meiltä saat käytännönläheistä ja asiantuntevaa apua elinkaarikustannusten, vertailuperusteiden, hinnoittelumallien ja sopimusehtojen suunnitteluun. Lähetä viesti osoitteeseen info@ptcs.fi tai täytä verkkosivujemme yhteydenottolomake.