Hankintalakiin suunnitteilla muutoksia tarjouskilpailuun osallistumisen sääntelyn osalta – tavoitteena tarjousten määrän lisääntyminen

Julkisen hankinnan tarjouskilpailuun on mahdollista osallistua joko yksin tai yhdessä muiden toimittajien kanssa. Hankintalain uudistamista koskevassa työryhmämietinnössä on pyritty selkeyttämään erilaisten kokoonpanojen hyödyntämistä koskevaa sääntelyä ja tätä kautta lisäämään tarjoamisen mahdollisuuksia.

Hankintayksiköille lisää keinoja lisätä tarjoajien määrää

Työryhmämietinnössä esitetään useita keinoja, joiden avulla hankintayksiköt voivat lisätä tarjoamisen mahdollisuuksia. Tällaisia keinoja ovat (tietyin edellytyksin) muun muassa

• pakollinen markkinakartoitus
• hankinnan jakaminen osiin
• kilpailutuksen uusimisvelvollisuus.

Yllä mainittujen keinojen toimeenpanolla tavoitellaan kilpailun lisääntymistä ja tarjousten määrän kasvua. Tulevaisuudessa onnistuneen kilpailutuksen tunnuspiirteenä toivotaankin olevan yhä vahvemmin useamman kuin yhden tarjouksen saaminen.

Voimavarayksikkö määritelmän lisääminen hankintalakiin

Mietinnössä ehdotetaan ”voimavarayksikön” määritelmän lisäämistä hankintalakiin nykyisen ”voimavara-alihankkijan” sijaan. Muutos täsmentää nykyistä sääntelyä ja samalla se vähentäisi sekaannusta ”alihankkija” käsitteen kanssa. Uudistuksella halutaan selkeyttää myös alihankkijoihin, voimavarayksiköihin ja ryhmittymiin kohdistuvien poissulkuehtojen sääntelyä. Selkeämmän sääntelyn avulla voidaan todennäköisesti parantaa eri tarjouskokoonpanojen käyttämistä, mikä nykyisellään on jossain määrin alihyödynnetty mahdollisuus. Lisäksi hankintayksiköt voisivat jatkossa tehdä rohkeammin niihin kohdistuvia poissulkemista ja vaihtamista koskevia ratkaisuja.

Sääntelyn selkeyttäminen lisää tarjoajien määrää

Selkeä sääntely on kaikkien osapuolten etu, sillä sääntelyn epämääräisyys voi heikentää tarjoajien kykyä ja halua osallistua tarjouskilpailuun. Tarjousten määrän kasvattaminen on hyvä tavoite, johon pääseminen kuitenkin riippuu molemmista osapuolista.

Sääntelyllä voidaan velvoittaa hankintayksiköitä tiettyihin toimenpiteisiin, mutta ei tarjoajia tarjousten jättämiseen. On tärkeää muistaa, että tarjoajat toimivat markkinoilla keskenään kilpailuasemassa, joten tarjousten määrän kasvua ei voi laskea sen varaan, kuinka helpoksi eri tarjouskokoonpanojen hyödyntämien on tehty. Toisaalta hankintayksiköiden tulee osata myös houkutella sopivia tarjoajia ja kokoonpanoja miettimällä etukäteen, millaisina kokonaisuuksina ne hankintansa toteuttavat.

Tarjoajat mukaan hankintojen suunnitteluun

Samalla kun hankintayksiköiltä odotetaan uusien keinojen haltuun ottamista mahdollisimman kattavasti, odotetaan tarjoajilta aktiivisempaa roolia hankintaprosessissa.  Tästä hyvänä esimerkkinä on markkinavuoropuheluun osallistuminen. Tarjoajien olisi tärkeää olla enemmän mukana hankintojen suunnittelussa, jotta hankintayksiköiden markkinatuntemus ja tiedonhankinta näkyisivät myös kilpailutuksen onnistumisena.

Markkinavuoropuhelulla on oltava selkeä tavoite ja tarjoajien kannalta osallistuminen siihen tulee olla kannattavaa. Vetovastuu laadukkaammista ja markkinat huomioivista hankinnoista on jatkossa edelleen hankintayksiköillä. Tarjoajien on myös kyettävä reagoimaan tehtyihin ratkaisuihin hyvissä ajoin, jolloin oikea aikainen viestintä hankintayksikön suunnalta on avainasemassa laadukkaiden tarjousten saamisessa.

Hankintaprosessin tehostamisen keinoja

Hankintamenettelyyn käytettävien resurssien optimointi ja hallinnollisen työn minimointi ovat keskeisiä tekijöitä koko hankintaprosessin tehokkuuden kannalta. Hankintayksiköiden kannattaa lisäksi pyrkiä joustaviin ratkaisuihin myös erilaisten tarjouskokoonpanojen hyödyntämisen osalta. Esimerkiksi alihankkijoiden nimeämistä ei kannattaisi vaatia tarjousten jättämisen vaiheessa, ellei se ole välttämätöntä hankinnan toteuttamisen kannalta. Sääntelyn lisääntyessä on muistettava huolehtia myös siitä, että tarjoajalle aiheutuva taakka ei kasva liian isoksi. Tarjoamisen helpottamiseen on pyrittävä läpi prosessin.

Blogin ovat kirjoittaneet PTCS:n asiantuntija Annika Lommi ja OTM osakas Saila Eskola.

Haluatko kuulla ja oppia lisää? – Ilmoittaudu koulutukseemme!

Järjestämme 19.3.2025 webinaarin ”Menesty tarjoajana julkisissa hankinnoissa”, jossa käymme läpi tarjouksen laatimisen keskeiset vaiheet käytännönläheisten esimerkkien ja oikeustapausten avulla. Koulutuksessa saat käytännön ohjeita osallistumishakemuksen ja tarjouksen tekemiseen. Lisäksi kerromme, miten menestyt tarjousvertailussa. Käymme myös läpi keinoja välttää tarjoajien tavallisimmat virheet.

Tutustu koulutuksen ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan.

Tarvitsetko apua julkisissa hankinnoissa?

Meiltä saat apua kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissäsi. Lähetä meille viestiä info@ptcs.fi tai täytä yhteydenottolomake, niin olemme sinuun yhteydessä.