Perustietotekniikan kilpailutus ja ICT-ulkoistus – voisiko hankinnan tavoitteena olla palvelutarpeen vähentäminen?

Perinteisesti perustietotekniikan kilpailutuksessa ja ICT-ulkoistuksessa huomio kohdistuu laitteiden, lisenssien, tukipalvelujen ja työtuntien yksikköhintoihin, kun taas laatua ohjataan palvelutasoehdoilla ja sanktioilla. Palvelutasoehdot eivät kuitenkaan takaa organisaatiotason optimitulosta, eikä halpa yksikköhinta tarkoita edullista kokonaisratkaisua. Tilaajan ja toimittajan kannustimet voivat pohjimmiltaan osoittaa eri suuntiin.

Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten ICT-ulkoistuksen kilpailutus voidaan rakentaa allianssimallilla niin, että toimittajien tehtävänä on palvelujen tuottamisen lisäksi vähentää laitteiden, palvelujen, tukipyyntöjen, tukityön ja manuaalisen työn tarvetta sekä optimoida kokonaisuutta. Kun turhat hankinnat, tukipyynnöt ja työvaiheet vähenevät, kaikki osapuolet voivat voittaa.

Perinteinen ICT-ulkoistus: halpa yksikköhinta, kallis kokonaisuus

Perinteisessä ICT:n ulkoistuksessa palvelut pilkotaan erillisiksi kokonaisuuksiksi, kuten laitehankinnoiksi, lisensseiksi, käyttötueksi, lähitueksi ja laitehallinnaksi. Jokaiselle määritellään omat hinnat, vastuut ja palvelutasot. Kaikki osat voivat toimia sopimuksen mukaisesti, mutta kokonaisuus voi silti olla kallis ja tehoton. Riski syntyy siitä, ettei kukaan vastaa yhtä aikaa siitä, mitä todella tarvitaan, miten tarve täytetään ja millä laadulla kokonaisuus toimii. Silloin toimittajat käsittelevät tilaukset ja tiketit tehokkaasti, mutta kukaan ei kysy, voisiko niiden syntymisen välttää.

Vaihtoehto 1: ICT-kehittämiskumppani nykyisten sopimusten rinnalle

Ensimmäisessä vaihtoehdossa katalogitoimittaja ja nykyiset ICT-sopimukset säilyvät. Niiden rinnalle hankitaan ICT-kehittämiskumppani, jonka tehtävänä on vähentää palvelutarvetta, parantaa asiakaskokemusta ja tehostaa asiakkaan prosesseja.

ICT-kehittämiskumppani käy läpi palvelukatalogin, sopimukset, tilauskäytännöt, lisenssit, laitekannan, tukipyynnöt ja käyttäjäpolut. Se kysyy jokaisen kustannuksen kohdalla: voidaanko tämä poistaa, automatisoida, vakioida tai ratkaista kerralla niin, ettei sama tarve toistu?

ICT-kehittämiskumppanille ei makseta ensisijaisesti työtunneista vaan tuloksesta. Palkkio sidotaan todennettuihin hankinta- ja prosessisäästöihin. Näin kehittämiskumppani ansaitsee vain, jos tilaajalle syntyy ensin mitattavaa hyötyä.

Vaihtoehto 2: ICT-ulkoistus tai perustietotekniikan hankinta allianssimallilla

Toisessa vaihtoehdossa koko ICT-ulkoistus/perustietotekniikan hankinta toteutetaan allianssimallilla. Allianssimalli on totuttu yhdistämään suuriin infra- ja rakennushankkeisiin, mutta sen periaatteita voidaan soveltaa kasvavassa määrin myös palveluhankintoihin – nyt myös ICT-palveluihin. Tyypillisesti palveluhankinnoissa allianssimalli on hallinnollisesti ja sopimusrakenteeltaan hieman kevyempi kuin perinteinen allianssimalli. Tästä syystä puhutaan usein kevytallianssista. Sopimukseen tuodaan yhteiset tavoitteet, avoin kustannusten perusura, jaettu päätöksenteko ja tuloksiin sidottu hyödynjako ilman raskasta hankekohtaista organisaatiota.

Allianssissa tuotteen/palvelun toimittajan kannustin rakennetaan uudelleen. Sen tavoitekate sovitaan osaksi allianssin kaupallista mallia, joten ostovolyymin pieneneminen ei automaattisesti heikennä sen kannattavuutta. Kun ympäristö vakioituu, kysyntä muuttuu ennustettavammaksi ja turha työ vähenee, toimittaja voi tehdä pienemmällä volyymilla suhteellisesti parempaa katetta.

Tuotetoimittajaa allianssissa kirittää kehittämiskumppani, joka saa esimerkiksi 50 prosenttia perusuraan verratuista hankinta- ja prosessisäästöistä, jos sovittu laatu toteutuu: palveluprosessi nopeutuu ja asiakaskokemus paranee. Tilaajalle jää hyötyjen toinen puoli. Jos säästöä tai laatua ei osoiteta sovituilla mittareilla, palkkiota alennetaan.

Esimerkiksi:

• laitteiden, lisenssien ja ICT-palvelujen ennakoitu hankintakustannus viidelle vuodelle on 20 miljoonaa euroa,
• Allianssi vähentää hankinnat 18 miljoonaan euroon. Lisäksi prosessikustannusten säästö on miljoona euroa.
• Todennettua hyötyä syntyy yhteensä kolme miljoonaa euroa. Kehittämiskumppani saa siitä sovitun 50 prosentin tulospalkkion eli 1,5 miljoonaa euroa, ja tilaajalle jää 1,5 miljoonan euron nettosäästö sekä parempi palvelu.
• Myös katalogitoimittaja voittaa: kate paranee pienemmästä volyymista huolimatta.

On tärkeää huomata, että tilaaja saa edellä kuvatun lisäksi ne hyödyt, joita ei hyväksytä palkkiolaskentaan tai voida luotettavasti muuttaa euroiksi: sujuvamman työn, lyhyemmät käyttökatkot, paremman asiakaskokemuksen, nopeammat palveluprosessit ja pienemmän toiminnallisen riskin. Laatua onkin mitattava prosessin toimivuudella ja asiakaskokemuksella, esimerkiksi läpimenoajalla, ensimmäisellä yhteydenotolla ratkaistujen tukipyyntöjen osuudella, käyttökatkoilla ja käyttäjätyytyväisyydellä. Näin säästöä ei voi tehdä palvelua hidastamalla tai siirtämällä työtä käyttäjille.

Allianssin ydin on siinä, että kannustimet osoittavat samaan suuntaan: tuotetoimittaja hyötyy tehokkaammasta volyymista, kehittämiskumppani todennetusta tuloksesta ja tilaaja säästöistä sekä toiminnallisista hyödyistä. Viime kädessä kyse on siitä, että siirrytään panosajattelusta tulosajatteluun, jossa hyötyvät sekä tilaaja että toimittaja.

ICT-hankinnan kohteena ei silloin ole mahdollisimman halpa laite, tiketti tai työtunti. Hankinnan kohteena on kyky tehdä osa niistä tarpeettomiksi.

Miten allianssissa pääsee liikkeelle? Allianssin rakentaminen alkaa käytännön hankintatarpeesta, ei valmiista sopimusmallista. Liikkeelle pääsee neljällä vaiheella:

1. Määritä hankinnan kohde. Tunnista, mitä ICT-palveluja allianssi koskee, mitä tarpeita halutaan vähentää ja mistä osapuolet voivat yhdessä tuottaa mitattavaa hyötyä.
2. Tee esiselvitys optimaalisesta kannustemallista. Määritä kustannusten perusura, tavoiteltavat hyödyt, laatumittarit ja se, miten säästöt, riskit ja palkkiot jaetaan tilaajan, tuotetoimittajan ja kehittämiskumppanin kesken.
3. Kilpailuta hyödyntäen allianssimallien hyviä käytäntöjä. Arvioi hinnan lisäksi tarjoajien kykyä yhteiseen kehittämiseen, avoimeen kustannuslaskentaan, tiedolla johtamiseen ja hyötyjen todentamiseen.
4. Varmista hankintaoikeudellinen näkökulma. Huolehdi, että hankinnan kohde, vertailuperusteet, neuvottelut, kaupallinen malli ja sopimuskauden aikainen kehittäminen kuvataan avoimesti, syrjimättömästi ja riittävän täsmällisesti.

Tekstin on laatinut osakas, VTM Jussi Pyykkönen.

Pohditko ICT-ulkoistusta, kehityskumppanuutta tai allianssimallin soveltuvuutta? Me PTCS:llä autamme.

Ota yhteyttä niin keskustellaan aiheesta lisää. Tapio Lahtinen ja Jussi Pyykkönen avustavat asiassa eteenpäin.

Osallistu PTCS:n uutuuskoulutukseen

Järjestämme aiheesta etäyhteyksin koulutustilaisuuden ”Webinaari: ICT:n ja perustietotekniikan kilpailutus – allianssi- ja kumppanuusmallien soveltaminen” keskiviikkona 10.12.2026 klo 13-15. Ilmoittaudu heti mukaan, ja tutustu laajaan koulutustarjontaamme PTCS:n koulutuskalenterissa.