Tilaajavastuulain velvoitteet on syytä huomioida – myös julkisissa hankinnoissa
Tilaajavastuu on monille tuttu termi, mutta sen todellinen merkitys ja vaikutukset saattavat jäädä hämärän peittoon, vaikka tilaajavastuulailla on keskeinen rooli julkisissa hankinnoissa. Mikäli hankintayksikkö laiminlyö tilaajavastuuvelvoitteensa, voi sillä olla merkittäviäkin rahallisia seurauksia.
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) eli tilaajavastuulaki on keskeinen työkalu julkisissa hankinnoissa, ja sillä on useita merkittäviä yhteiskunnallisia vaikutuksia.
Tilaajavastuulain tarkoituksena on edistää yritysten tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista. Lailla torjutaan siten harmaata taloutta estämällä lainvastaista työn hinnalla kilpailua. Tilaajavastuulain mukaisilla velvoitteilla luodaan reiluja kilpailuedellytyksiä verot maksaneille yrityksille. Tilaajavastuu turvaa myös vastuullisuuden toteutumista hankinnoissa, sillä lailla edistetään työntekijöiden työehtojen ja sosiaaliturvan laillista toteutumista. Myös julkisissa hankinnoissa tavoitteena on, ettei sopimuskumppaniksi valikoituisi toimijaa, joka ei huolehdi lakisääteisistä velvoitteistaan.
Milloin tilaajavastuulakia on sovellettava?
Tilaajavastuulakia on sovellettava julkisissa hankinnoissa, kun hankintayksikkö on tilaajavastuulain mukainen tilaaja ja hankintasopimus on tilaajavastuulain mukainen alihankintasopimus tietyn työtuloksen aikaansaamiseksi vastiketta vastaan. Lakia sovelletaan, kun tilaaja käyttää Suomessa vuokrattua työntekijää taikka työ suoritetaan Suomessa olevissa työtiloissa tai työntekijä työskentelee Suomessa olevassa työkohteessa alihankintasopimuksen tehneen työnantajan palveluksessa, ja kyse on tilaajan toiminnassa tavanomaisesti suoritettavista tehtävistä tai tavanomaiseen toimintaan liittyvistä kuljetuksista. Rakennusurakoissa tilaajavastuulain asettamat ehdot ovat tiukemmat ja tilaajan tulee huomioida, että lakia sovelletaan myös korjaus-, hoito- ja kunnossapitotoimintaan – ei pelkästään rakentamiseen.
Tietyissä tilanteissa tilaajavastuulain soveltuminen tulee tarkistaa erikseen. Tilaajan on otettava huomioon esimerkiksi raja-arvoja ja työskentelyaikaa koskevat poikkeukset. Lakia ei nimittäin sovelleta sopimuksiin, joiden arvo ilman arvonlisäveroa on alle 9 000 euroa. Lakia ei sovelleta myöskään silloin, jos vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä enintään 10 työpäivää. Tilaajan tulee huomioida, että rakennustoiminnassa ja lähetettyjen työntekijöiden kohdalla tilaajavastuulaki sisältää muutamia poikkeuksia ja erityisiä velvollisuuksia.
Miten tilaajavastuulain velvoitteiden toteutuminen varmistetaan?
Mikäli tilaajavastuulaki tulee sovellettavaksi, tulee tilaajan ennen sopimuksen solmimista pyytää sopimuspuolelta tilaajavastuulaissa määritellyt selvitykset. Selvitykset on listattu lain 5 §:ssä. Näitä ovat:
- selvitys ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta
- kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot
- selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verovelkaa tai viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä
- todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
- selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
Tilaajavastuulain mukaisten selvitysten tarkastamisessa voi käyttää hyödyksi kaupallisten toimijoiden ylläpitämiä palveluita, joihin on koottu yrityksiä koskevia tilaajavastuutietoja. Mikäli yritys ei kuulu tällaisiin palveluihin, tulee yritystä pyytää toimittamaan vaaditut selvitykset. Osa selvityksistä on saatavissa yleisistä ja maksuttomista tietolähteistä. Esimerkiksi verovelkaa ja rekisteröintejä koskevat tiedot ovat saatavissa YTJ:n palvelusta.
Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Jos hankintasopimus on voimassa yli vuoden, tulee hankintayksikön tarkastaa selvitykset 12 kuukauden välein. Tämän vuoksi tarkastamisen yhteydessä on hyvä dokumentoida päivämäärä, jolloin selvitykset on tarkastettu. Selvitykset, todistukset ja tiedot on säilytettävä vähintään kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt. Työsuojeluviranomaiset voivat pyytää hankintayksiköltä asiakirjat nähtäväkseen, minkä vuoksi on tärkeää, että ne otetaan tarkastamisen yhteydessä talteen. Asianmukaista dokumentointia on hyvä noudattaa myös sopimuskauden aikana.
Hankintayksikkö voi poiketa selvitysvelvollisuudesta, jos sillä on perusteltu syy luottaa siihen, että sopimuspuoli täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Tällainen tilanne voi olla kyseessä esimerkiksi silloin, kun sopimuskumppania voidaan pitää luotettavana tahona (esim. valtio, kunta, julkinen osakeyhtiö) tai silloin, kun sopimuskumppanin toiminta on vakiintunutta tai sopimussuhdetta itsessään voidaan pitää vakiintuneena.
Mitä seurauksia tilaajavastuulain laiminlyönnistä voi olla?
Työsuojeluviranomaiset valvovat tilaajavastuulain noudattamista. Laiminlyöntimaksu voidaan lain mukaan määrätä, jos hankintayksikkö on
- laiminlyönyt tilaajavastuulain mukaisen selvitysvelvollisuutensa,
- tehnyt sopimuksen liiketoimintakiellossa olevan elinkeinonharjoittajan tai yrityksen kanssa, jonka toimitusjohtaja, hallituksen jäsen tai vastaava on määrätty liiketoimintakieltoon tai
- tehnyt sopimuksen, vaikka sen on täytynyt tietää, ettei yritys tule täyttämään lakisääteisiä velvoitteitaan
Lievemmistä laiminlyönneistä sopimuskohtainen maksu vaihtelee 2 000–20 000 euron välillä. Korotetun laiminlyöntimaksun suuruus voi olla 20 000–65 000 euroa. Laiminlyöntimaksu määrätään sopimuskohtaisesti, joten kyse voi olla hankintayksikölle merkittävistä summista.
Tilaajavastuulain mukaisista velvollisuuksista huolehtiminen ei vie paljoakaan aikaa. Tärkeintä on, että hankintayksikössä luodaan asianmukaiset käytännöt asiakirjojen tarkastamiselle ja dokumentoinnille. Hankintayksikössä voidaan esimerkiksi nimetä tietty henkilö vastaamaan selvitysten tarkastamisesta. Vaihtoehtoisesti hankintayksikkö voi ulkoistaa tarkastamisen ulkopuolisen tahon hoidettavaksi.
Blogin ovat kirjoittaneet PTCS:n juristi Sara Taivainen ja asiantuntija Annika Lommi.
Tutustu myös PTCS:n aiempaan blogiin aiheesta Tilaajavastuulaki – pakollinen paha vai hyödyllinen työkalu?.
Mietityttävätkö tilaajavastuuseen liittyvät asiat? Meiltä saat apua ja neuvoja.
PTCS:llä on vahva osaaminen tilaajavastuuseen liittyvistä kysymyksistä ja toimeksiannoista, joten autamme mielellämme siihen liittyvissä pulmissasi. Voimme myös tarvittaessa hoitaa hankintasopimukseesi liittyvät tilaajavastuuvelvoitteet puolestasi. Lähetä meille viestiä osoitteeseen info@ptcs.fi tai täytä yhteydenottolomake, niin otamme yhteyttä sinuun.
PTCS kouluttaa laajasti julkisten hankintojen teemoista
Tutustu päivittyvään koulutuskalenteriimme ja ilmoittaudu mukaan koulutuksiin.
Voit myös tilata meiltä omalle organisaatiollesi räätälöidyn koulutuksen vaikkapa juuri tilaajavastuuseen liittyen lähettämällä viestin osoitteeseen kurssit@ptcs.fi.
