Alustava tarjous on tärkeä osa neuvottelumenettelyä – Vai onko?
Onko tarjoaja hylättävä, jos se ei jätä alustavaa tarjousta neuvottelumenettelyssä? Tämä kysymys nousi vahvasti esiin eräänä päivänä käymämme keskustelun yhteydessä. Pian tästä helpolta kuulostavasta kysymyksestä kehkeytyikin laajempi, usean ihmisen ja vielä useamman näkökulman mielenkiintoinen mielipiteiden vaihto – olimme päätyneet syvään päähän julkisten hankintojen kiehtovassa maailmassa. Keskustelujen edetessä mukaan tulivat avoimuus-, syrjimättömyys-, tasapuolisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden huomioiminen. Totesimme, että näihin periaatteisiin on tärkeää palata aika ajoin ja tarkastella mahdollisia ongelmakohtia niiden kautta. Mitä mieltä sinä olet?
Hankintalaissa on omat säädöksensä neuvottelumenettelyn kulusta ja sen käytön edellytyksistä. Näitä säädöksiä ja neuvottelumenettelyä laajemmin on kuvattu aiemmin blogissamme Neuvottelumenettely osaksi julkisten hankintojen työkalupakkia. Tällä kertaa pureudumme hankintamenettelyyn kuuluvan alustavan tarjouksen problematiikkaan.
Alustavan tarjouksen rooli neuvottelumenettelyssä
Alustavien tarjousten jättämisen ensisijaisena tarkoituksena on kerätä tietoa ja materiaalia menettelyn seuraavassa vaiheessa käytäviä neuvotteluja varten. Lopullinen tarjouspyyntö lähetetään tarjoajille näiden neuvottelujen jälkeen. Tästä näkökulmasta kuulostaisi yksiselitteiseltä, että tarjoajaa ei pitäisi hylätä, vaikka alustavaa tarjousta ei olisi jätetty ollenkaan tai se olisi toimitettu myöhässä. Mutta ratkaisussaan MAO:191/18 markkinaoikeus kuitenkin ratkaisi asian toisin. Päätöksessä todettiin, että alustava tarjous olisi pitänyt tehdä määräajassa ja tästä syytä myöhässä tullut tarjous piti hylätä. Miksi tähän ratkaisuun sitten päädyttiin? Periaatteiden vuoksi.
Julkisten hankintojen yleisten periaatteiden huomioiminen
Palataanpa nyt niihin alussa mainittuihin avoimuus-, syrjimättömyys-, tasapuolisuus- ja suhteellisuusperiaatteisiin.
MAO esitti yllä mainitussa ratkaisussaan, että tarjoaja pitäisi sulkea pois, koska alustava tarjous oli jätetty myöhässä. Päätös perustui siihen, että tarjouspyynnössä oli nimenomaisesti mainittu, että myöhässä tulleet tarjoukset hylätään. Eli tarjous piti tästä syystä hylätä ja sulkea tarjoaja pois menettelystä, muutoin hankintayksikkö rikkoisi tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimusta.
Kuten yllä mainittu päätös osoittaa, on tärkeää muistaa, että vaikka neuvottelumenettely on monelta osin joustavampi verrattuna muihin hankintamenettelyihin, sovelletaan siihenkin samoja julkisten hankintojen yleisiä periaatteita, kuin muihinkin hankintamenettelyihin.
Näitä samoja periaatteita sovelletaan myös alustavan tarjouksen sisältövaatimuksiin. Neuvottelumenettelyyn sisältyvän jouston täysimäärinen hyödyntäminen edellyttää sen kirjaamista hankinta-asiakirjoihin. Niissä pitäisi olla maininta esimerkiksi siitä, onko tarjoaja mukana vai ei, jos se ei jätä alustavaa tarjousta. Tai, jos tarjoaja ei toimita kaikkea pyydettyä tietoa alustavassa tarjouksessaan, hylätäänkö se vaiko ei? Hankintayksiköllä oleva liikkumavara eri tilanteissa pitää olla kuvattuna hankinta-asiakirjoissa tarjoajan näkökulmasta mahdollisimman yksiselitteisesti ja ymmärrettävästi.
Kun mukaan keskusteluumme otettiin mukaan hankintojen yleiset periaatteet, totesimme, että vastaus alun perin yksinkertaiselta kuulostaneeseen kysymykseen muuttui kyllä- tai ei-vastauksen sijasta muotoon ”ehkä?” Lopputulemana totesimme siis, että päätös tarjouksen ja tarjoajan hylkäämisestä joudutaan aina tekemään tapauskohtaisesti. Epäselvien tilanteiden välttämiseksi keskiöön nousee hankintayksikön asiakirjoissaan määrittelemä ja kuvaama menettelytapa sekä asetettujen ehtojen ja vaatimusten tarkka ja yksiselitteinen kuvaaminen.
