Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumi 11.11.2021 – kooste Breaking News -osuudesta

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2021

Yli 300 hankinnoista hullaantunutta kokoontui jo kolmannentoista kerran kuulemaan, mitä hankintojen maailmassa on viime vuoden aikana ehtinytkään tapahtua. Paikan päälle Clarion Hotel Helsinkiin saapui iloksemme runsaat satakunta kuulijaa, ja loput seurasivat tilaisuutta etäyhteyden kautta. Jos et tällä kertaa päässyt mukaan, olemme koonneet tiivistelmän uutismaailmasta lainatun Breaking News –osuuden puheenvuoroista.

MTV:n uutisankkuri Keijo ”Keke” Leppäsen ja PTCS:n toimitusjohtaja Saila Eskolan avaussanojen jälkeen lavan ottivat haltuun julkisten hankintojen ammattilaiset, jotka pureutuivat omissa osuuksissaan osin julkisuudessakin esiin nousseisiin aiheisiin ja niiden taustoihin.

Cloudiasta tuli osa Mercelliä

Elokuussa 2021 julkistettiin yrityskauppa, jossa Cloudiasta tuli Mercellin tytäryhtiö. Cloudia Oy:n toimitusjohtaja Are Saarinen avasi puheenvuorossaan yhdistymisen taustoja. Hänen mukaansa kaupan myötä Mercellin asema Euroopan markkinoilla vahvistuu entisestään, kun se toimii nyt jo yhteensä 15 eri maassa. Yhdistyminen ei tule vaikuttamaan nykyisiin asiakkuuksiin tai kumppanuuksiin, vaan Cloudian toiminta Suomessa jatkuu entisellään.

Yksi konkreettinen esimerkki yhdistymisen mukanaan tuomista parannuksista on, että myös Cloudiassa on otettu käyttöön hankintavahti. Hankintavahti helpottaa tarjouspyyntöjen seuraamista ja lisää tarjoajien kiinnostusta ja mahdollisuuksia osallistua oman toimialansa kotimaisiin, mutta myös kansanvälisiin kilpailutuksiin. Yhtenäiset toimintatavat vaikuttavat varmasti myös kotimaisten yritysten mahdollisuuksiin osallistua kansainvälisiin kilpailutuksiin. Tätä kautta lisääntyvät myös mahdollisuudet laajentua muualle Eurooppaan.

Covid–19 rokotehankinnat

Seuraavaksi johtaja Toni Relander THL:stä kertoi Suomen koronarokotteiden EU:n yhteishankintana tehdystä ostosta, joka, kuten tiedämme, päädyttiin olosuhteiden pakosta tekemään kiireen perusteella suorahankintana. Vaikka Fimealla ja THL:llä oli vain vajaa viikko aikaa tutustua sopimuksiin ja niiden ehtoihin, kuin ihmeen kaupalla hankinnat saatiin onnistuneesti maaliin. Rokotteiden pitkäaikaisesta tehosta ja turvallisuudesta ei kuitenkaan rokotusten alkaessa ollut vielä tietoa. Äärimmäisen harvinaiset haittavaikutukset tuleva esiin vasta erittäin suurissa rokotteiden käyttömäärissä ja valitettavasti kahden rokotteen kohdalla pian tuli ilmi erittäin harvinainen vakava haittavaikutus. Lopulta Suomen epidemiologiseen tilanteeseen perustuen suurin osa Suomalaisista päädyttiin rokottamaan kahden eri valmistajan rokotteella.

Yhteishankinnan etuna oli hankinnan suuri volyymi, jonka ansiosta EU:n neuvotteluasema kilpailulla markkinalla oli hyvä. Yhdessä sovittujen ehtojen mukaisesti rokote-erät jakautuivat tasaisesti kaikille mukana olleille maille. Myös sekä hinta että toimitusten aikataulut olivat kaikille samat. Lopputulos oli olosuhteisiin nähden kiitettävä ja rokotukset saatiin nopeasti käyntiin ja ne jatkuvat edelleen.

Suojavarustehankintojen opit

Kaikki me varmasti muistamme surullisen kuuluisan maskihankinnan ja sen ikävän lopputuloksen. Siitä, kuinka suojavarustehankinnat lopulta saatiin kunnialla maaliin, saapui kertomaan hallintojohtaja Rain Mutka Huoltovarmuuskeskuksesta.

Epäonnistuneen maskikaupan jälkeen koottiin pikavauhtia tiimi, jonka tehtävänä oli kartoittaa, kuinka paljon, miten nopeasti, minne sekä mihin tarkoitukseen suojavarusteita tullaan tarvitsemaan. Hankinnoille asetettiin minimivaatimustaso, toimittajatahojen taustat tarkistettiin ja ennakkomaksuista luovuttiin. Myös logistiikkaosaamiseen panostettiin ja parhaimmillaan Suomeen saapui samaan aikaa toimituksia niin maalta, mereltä ja ilmastakin.

Jatkovarautumisen kannalta tärkeää on, että pääasiassa Kaukoidästä tehtyjen kiireellisten massahankintojen kanssa yhtä aikaa käynnistettiin kotimaista tuotantoa. Ilahduttavaa on, että tällä hetkellä Suomessa on jo 17 uutta, hyvin toimivaa yritystä, joiden ansiosta tulemme olemaan omavaraisia suojavarusteiden osalta.

Kriisistä opittiin, että vastaaviin tilanteisiin on syytä varautua panostamalla omaan tuotantoon, tuotekehitykseen, logistiikkaan ja varastointiin. Pelkkä valmius ei akuutissa kriisitilanteessa riitä, vaan Suomessa täytyy varautua siihen, että vastaava tilanne voi tulla eteen täysin arvaamatta ja milloin tahansa.

Miten HUS on onnistunut pienentämään kertynyttä hankintavelkaansa?

Oman osuutensa aluksi HUS:in hankintajohtaja Timo Martelius totesi, että hän on varma, että lähes kaikilla hankintayksiköillä on enemmän tai vähemmän hankintavelkaa. HUS:lla sitä oli vielä kolme vuotta sitten noin 100 M€. Tuolloin herättiin osittain myös julkisuuden asettaman paineen vuoksi tekemään velalle jotain. Kolmen viime vuoden aikana suunniteltujen ja toteutettujen uudistusten ansiosta velkaa on enää noin 25 M€. Miten tähän on päästy?

Ensinnäkin aiemmin moniin eri yksiköihin hajautetut hankinnat keskitettiin HUS Logistiikkaan. Resurssien uudelleen organisoinnin ja henkilöstön lisäämisen ohella tehtiin parannuksia työoloihin ja panostettiin etätyömahdollisuuksiin. Myös epäselviä toimintaohjeita ja prosesseja selkeytettiin sekä otettiin käyttöön henkilöstön osaamisenkehittämisenohjelma.

Muiden uudistusten ohella myös tietojärjestelmien käyttötarkoitukseen ja kehittämiseen panostettiin entistä enemmän. Nykyisin kaikkien kilpailutusten osalta suunnitellaan tarkkaan etukäteen, mitä hankintoja tehdään, miksi ja millä aikataululla.

Tärkeimmät opit tästä kolmen vuoden projektista olivat, että tietojärjestelmiin ja tiedon analysointiin täytyy panostaa. Myös kaikkeen tekemiseen täytyy varata riittävästi resursseja. Koko organisaation on pystyttävä tekemään saumatonta yhteistyötä tiedonkulkua ja ohjeistuksia parantamalla. Myös henkilöstön motivointiin on panostettava, jotta tehokkuus lisääntyy ja aiemmin ongelmana ollut vaihtuvuus pienenee.

Suuri, suurempi, julkinen hankinta

Omassa osuudessaan VTT:n erikoistutkija Mika Naumanen puhui julkisten hankintojen taloudellisesta merkityksestä Suomelle. Aiemmin oletettiin laajasti niiden arvon olevan vuositasolla suunnilleen 35 miljardia euroa. Luku perustui EU:ssa tehtyyn arvioon, joka sitten jäi ns. ”elämään omaa elämäänsä”. Vuonna 2020 koottiin tutkimusryhmä, joka alkoi selvittää hankintojen todellista määrää. VTT:n, Pellervon, Oval Groupin ja PTCS:n asiantuntijoista muodostettu tutkimusryhmä päätyi siihen, että hankintojen kokonaisarvo vuonna 2018 olikin noin 47 miljardia euroa. Tarkennettu luku perustui sekä kunnilta että Tilastokeskukselta kerättyyn avoimeen dataan. Kun kokonaismäärästä vähennettiin kuntien toisiltaan tekemät hankinnat ja kynnysarvot alittavat pienhankinnat, jäi yrityksiltä tehtyjen hankintojen arvoksi lopulta suunnilleen 20 miljardin euron suuruinen potti.

Varsinkin pienten kuntien kilpailutuksissa korostuu usein paikallisuus ja tarjouksia saadaan vähän. Tämä on johtanut siihen, että markkina ei toimi toivotulla tavalla. Miten yritysten halua ja mahdollisuuksia osallistua tarjouskisoihin ja jakamaan pottia, pystyttäisiin lisäämään? Muun muassa Business Finland on tärkeässä roolissa kannustaessaan yrityksiä innovatiivisuuteen ja osallistumaan kansainvälisiin kilpailutuksiin. Myös TEM:in rahoittama KEINO-Akatemia kehittää monistettavia toimintatapoja, joita hyödyntämällä yritysten mahdollisuudet osallistua isompiin ja myös kansainvälisiin kilpailutuksiin lisääntyvät.

Tutustu myös työryhmän jäsenenä toimineen Saila Eskolan blogiin 47 miljardilla eurolla julkisia hankintoja vuodessa.

Hankinta-ilmoitukset muuttuvat vuoden 2023 alkuun mennessä – mitä on suunnitteilla?

Valtiokonttorin kehittämispäällikkö Timo Rantasen puheenvuoro vaihtuikin viime hetkessä live-esityksestä –  jälleen uutistermein –  ”ylimääräiseksi uutislähetykseksi”. Esityksessä käsiteltiin EU:n komission hankintailmoitukseen kaavailemia, vuoden 2023 alussa voimaan tulevia muutoksia. Kaikkien EU:n jäsenmaiden toivotaan osallistuvan muutoksia suunnitteleviin ja valmisteleviin työryhmiin. Muutostyön lopputulemana on tarkoitus kerätä ja jakaa tietoa julkisista hankinnoista koko EU:n laajuisesti.

TED-palveluun tulossa olevien muutosten tarkoituksena on poistaa ja selventää havaittuja ongelmakohtia sekä helpottaa saadun tiedon analysointia ja hyödyntämistä erityisesti johtamisessa. Konkreettisena esimerkkinä muutoksista on, että Hilmassa ja Cloudiassa nykyisin käytettävä terminologia muuttuu. Uusien termien käyttöönottaminen Euroopan tasolla vaatii Suomessa todennäköisesti ainakin asetusmuutoksen nykyiseen hankintalakiin. Lakimuutoksiin voi ottaa kantaa osoitteessa otakantaa.fi.

Uudistusten etenemistä voi seurata netissä hakusanoilla Commission eForms.

Hankinta-Suomi takaa toimivammat markkinat

TEM:in osastopäällikkö Antti Neimalan puheenvuorossa käytiin läpi ikuisuusaihetta eli, miten Suomeen voitaisiin saada paremmin toimivat markkinat. Keinoja markkinoiden toimivuuden parantamiseen pohditaan esimerkiksi TEMin ja Kuntaliiton yhdessä luotsaamassa Hankinta-Suomi -projektissa. Sen tarkoituksena on, että julkisiin hankintoihin suhtaudutaan entistä strategisemmin aina ylimmästä johdosta käytännön toteutukseen asti.

Hankinta-Suomi koostuu eri teemaryhmistä, joissa halutaan oikeasti saada aikaan uudistuksia. Antti Neimalan vetämässä Toimivat markkinat -teemaryhmässä selvitetään esimerkiksi syitä julkisia hankintoja koskevien valitusten pitkiin käsittelyaikoihin tai miten kannustaa hankintayksiköitä julkaisemaan myös kynnysarvot alittavat hankinnat. Myös vastuullisuuden huomioiminen, pk-yritysten osallistuminen tarjouskilpailuihin, hankintayksikköjen prosessikustannukset sekä keinot edistää markkinakartoitusten ja markkinavuoropuhelun laajaa käyttöönottoa ovat ryhmässä työn alla.

Tiivistetysti voisi sanoa, että Hankinta-Suomi -projektin tavoitteena on saada aikaan tehokkaita, tuottavia, innovatiivisia ja laadukkaita hankintoja kustannustehokkaasti.

Kun työryhmät ovat saaneet työnsä päätökseen, on ehdottoman tärkeää jatkaa vuoropuhelua eri sidosryhmien välillä, jotta tehty työ ei mene hukkaan.

Onko julkisia hankintoja koskevien oikeudenkäyntien tehostamiseen tarvetta?

Viimeisen puheenvuoron tässä osuudessa piti Katariina Huikko Kuntaliitosta. Hän avasi VM:n asettaman selvityshenkilön emeritaprofessori Leena Halilan tekemän selvityksen sisältöä. Selvityksessä tarkasteltiin julkisten hankintojen valitusten pitkiksi koettuja käsittelyaikoja ja onko asialle tehtävissä mitään. Syyskuussa 2021 julkaistun selvityksen lopputulemana MAO:n ja KHO:n käsittelyjen todettiin täyttävän oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin edellytykset joutuisuuden osalta. Myöskään MAO:n asemaa erityistuomioistuimena ei ole syytä muuttaa. Määräajan asettamista tuomioistuimelle ei selvityksessä myöskään monien pettymykseksi puolleta.

Oikeudenkäynnille MAO:ssa ei selvityksen mukaan voida asettaa yleistä kiireellisyysvaatimusta, mutta osa valituksista voitaisiin säätää kiireellisiksi esimerkiksi yhteiskunnallisen ja taloudellisen merkittävyyden perusteella. Hankintavalituksia koskevan erityissääntelyn mahdollisuus voitaisiin tuoda hallintoprosessilain rinnalle.  Oikeudellisen erimielisyyden kohteen tarkempi tunnistaminen ja selvittäminen voisivat myös tulla kyseeseen. Oikeudenkäyntimaksun korotuksen vaikutuksista ehdotetaan tehtäväksi käytännön tutkimus.

Selvityksen mukaan myös prosessinjohdon asemaa voitaisiin vahvistaa muun muassa määräaikojen osalta ja kuulemisvaatimuksen piirissä olevat tahot tulisi mainita selkeästi lainsäädännössä.

Harkittavaksi esitettiin, voisiko tiedoksi antamisen määräajasta säätää erikseen laissa. Sähköisen oikeudenkäyntimenettelyn ja esittelijä–asiantuntija -järjestelmän kehittäminen nostettiin myös esiin. Raportissa mainittiin lisäksi myös MAO:n resurssit, KHO:n valituslupajärjestelmä ja valitusten seulominen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Tämän tiivistelmän on laatinut PTCS:llä markkinointisuunnittelijana toimiva Marja-Leena Pekonen.

Myös tästä aiheesta olemme kirjoittaneet aiemmin blogin otsikolla Tuntuuko MAO-valitusten käsittelytahti hitaalta? Onko mitään tehtävissä?

Julkiset hankinnat taas framilla ensi vuonna 10.11.2022

PTCS järjestää seuraavan Julkisten hankintojen ajankohtaisfooruminsa jälleen vuoden kuluttua 10.11.2022. Saapa nähdä, mitä kaikkea julkisten hankintojen ihmeellisessä maailmassa on ehtinyt siihen mennessä tapahtua! Pysythän kuulolla!

Nähdään viimeistään vuoden päästä!