Hankintalain (osa)uudistuksen on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2026. Uudistuksessa painotetaan muun muassa markkinakartoitusta, joka tulee pakolliseksi yli 10 M€ hankinnoissa. Markkinakartoituksella on merkitystä erityisesti hankinnan jakamisen perusteluna sekä tilanteessa, jossa tarjouksia on saatu vain yksi.

Osaamistaso vaihtelee joten, jos hankintayksiköllä ei ole aiempaa kokemusta suunnitteilla olevasta hankinnasta, tulee hankintaprosessi luonnollisesti olemaan haasteellinen erityisesti substanssin, hinnoittelu- ja sopimusehtojen osalta. Joiltain osain näihin haasteisiin voidaan vastata markkinakartoituksella, joka siis on tulossa pakolliseksi yli 10 M€:n hankinnoissa.

Luodaanko lainsäädännöllä sitten erinomaisuutta? Mielestäni yleensä ei. Hankintalaki on kärjistetysti kuin tieliikennelaki, jolla säädellään, miten pitää ajaa.  Mutta laki ei takaa sitä, että löydät perille haluamaasi paikkaan tai sitä, että reitti sinne on tarkoituksenmukainen.

Markkinakartoitus lisää tarjoajien vaikuttamismahdollisuuksia kilpailutuksen lopputulokseen

Markkinakartoituksen lopputulos riippuu suurelta osin hankintayksiköstä, mutta markkinakartoitukseen osallistuvien tarjoajien on mahdollista omalta osaltaan vaikuttaa hankinnan lopputulokseen. Tarjoajan kannattaa analysoida hankintayksikön jakama materiaali huolellisesti ja pyrkiä tunnistamaan siinä mahdollisesti olevat ongelmakohdat ja kehitystarpeet sekä syyt niiden taustalla.

Soveltuvuusvaatimukset

Hankintalain ja oikeuskäytännön mukaan hankintayksikkö voi asettaa soveltuvuusvaatimuksia, joiden avulla se karsii tarjoajia, joilla ei ole riittäviä edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Vaikka soveltuvuusvaatimuksilla ei pyritä valitsemaan parhaita tarjoajia vaan ”karsitaan jonon häntäpäästä” voivat soveltuvuusvaatimukset toisinaan olla tarpeettoman yksityiskohtaisia ja rajaavia. Esimerkkinä referenssivaatimus, jossa edellytetään aiempia hankinnan kohdetta vastaavia toimituksia julkissektorille. Referenssivaatimus voi olla perusteltua, kun (i) toimituksessa nimenomaan julkissektorille on sellaisia ominaispiirteitä, joita toimituksessa yksityissektorille ei ole ja (ii) kokemus näistä ominaispiirteistä on kriittistä hankinnan onnistumiselle. Aina nämä edellytykset eivät toteudu eikä hankintayksikkö ole välttämättä itse edes huomannut asiaa, jolloin tarjoajan kannattaa nostaa esiin soveltuvuusvaatimusten tarpeeton rajaavuus.

Hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset

Hankinnan kohteen kuvauksissa voi olla yksittäisiä vaatimuksia, jotka rajaavat tarjottavia tuotteita tai palveluita tai nostavat hintaa, mutta eivät tuota vastaavaa lisäarvoa hankintayksikölle. Tällaiset tarjoajan näkökulmasta liian tiukilta tai tarpeettomilta vaikuttavat vaatimukset on syytä nostaa esiin. Hankintayksikön hankinnan kohdetta koskevia vaatimuksia ei kannata vain kritisoida, vaan esittää vaihtoehtoja ja säästömahdollisuuksia. 

Toisinaan hankintayksiköillä on taipumus rajata hankinnan kohde liian suppeasti, jolloin myöhemmin mahdollisesti ilmaantuvat lisätarpeet tai jatkohankinnat johtavat hankalaan ja usein täysin tarpeettomaan kilpailutukseen. Tarjoan kannattaa siis tuoda esiin, mitä lisätarpeita alkuperäiseen kilpailutukseen olisi syytä esimerkiksi optiona sisällyttää.  

Markkinakartoitus on mielestäni hieman myöhäinen vaihe yrittää vaikuttaa hankintaan, jonka taustalla on tietty teknologiavalinta tai strateginen linjaus. Mutta, jos ehdotonta ratkaisua tai linjausta ei ole, voi markkinakartoituksessa tarvittaessa koittaa vaikuttaa niihin. Tarjoajan kannattaa selvittää, miksi hankintayksikkö on tehnyt tietyn teknologiavalinnan ja strategisen linjauksen ja esittää mahdollisimman hyvin perustellut ja taustoitetut näkemykset vaihtoehdoista mahdollisine kustannuslaskelmineen. Perusteluja rakennettaessa kannatta myös pyrkiä selvittää, miksi hankintayksikkö on tehnyt tietyn teknologiavalinnan tai strategisen linjauksen. Mitkä ovat juurisyyt ja löytyykö näihin toimivia, kustannustehokkaita ratkaisuja. Kyse ei siis ole myynnistä tai markkinoinnista vaan asiakastarpeesta lähtevien vaihtoehtojen esittämisestä.

Sopimusluonnos

Jos sopimusluonnos ei tarjoajan mielestä tunnu täysin istuvan hankinnan kohteeseen ja siinä on hintaa huomattavasti nostavia ehtoja, voi taustalla voi olla monenlaisia syitä kuten esimerkiksi kiire, resurssipula ja toisesta hankinnasta otettu sopimusmalli. Syynä voi olla myös hankintayksikön toimintamalli, jossa edellytetään tiettyjen sopimusehtojen ja -pohjien käyttöä. Kiire- ja resurssipulatilanteessa voi tarjoaja yrittää vaikuttaa sopimusehtoihin taustoittamalla, miksi ehto on ongelmallinen ja ehdottamalla mieluiten useampaa eri ehtomallia mahdollisimman neutraalisti ja huomioiden myös hankintayksikön tarve turvata asemansa. Jos kyseessä on hankintayksikön virallinen sopimuspolitiikka, vaikuttaminen on vaikeampaa. Tällöin tarjoaja voi yrittää vaikuttaa tuomalla esiin sekä yksittäisten ehtojen kustannusvaikutuksia että kilpailun mahdollisesta vähentymisestä johtuvia kustannusvaikutuksia.  

Vertailuperusteet

Mikäli tarjoaja on saanut tarjouspyyntöluonnoksen vertailuperusteineen, kannattaa tarjoajan analysoida kilpailutuksen mahdollisia lopputuloksia. Pelkkään hinnan ja laadun painoarvoon ei kannata liikaa kiinnittää huomiota. Tärkeämpää on, miten ja mistä tekijöistä laadun osalta voi saada pisteitä ja minkälaisia eroja laatukriteerit tuottavat, jos tuottavat.  Karkeana nyrkkisääntönä voi pitää, että kilpailutus alkaa olla laatupainotteinen vasta, kun laadun painoarvo on vähintään 65 %.

Hinnoittelu

Mikäli tarjoaja on saanut tarjouspyyntöluonnoksen hinnoittelulomakkeen kommentoitavakseen, kannattaa luonnos käydä huolellisesti läpi. Tarjoajilla voi olla hyvinkin erilaiset hinnoittelumallit, jolloin hinnoittelulomake voi olla jollekin täysin sopiva ja joillekin vähintäänkin hankala, erityisesti, jos oman yrityksen hinnoittelumalleja ei ole mahdollista muuttaa. Hankintayksikön on toisinaan mahdollista laatia hinnoittelulomake, joka mahdollistaa tarjoajien erilaiset tai vaihtoehtoiset hinnoittelumekanismit. Näiden pohtiminen voi olla jonkin verran työlästä ja hankintayksikkö ei välttämättä ole valmis panostamaan tähän. Tarjoaja voi kuitenkin halutessaan laatia mahdollisimman neutraalin mallin, joka mahdollistaa sekä hankintayksikön alun perin valitseman hinnoittelurakenteen että yrityksen oman, siitä poikkeavan rakenteen. Mikäli tarjoaja tähän urakkaan ryhtyy, kannattaa varmistaa, että sen ehdottama hinnoittelumalli ei suosi omaa yritystä. Jos suosii, on suuri todennäköisyys, että mallia ei edes harkita käytettäväksi.

Summa summarum

Yrityksen on tärkeää valmistautua markkinakartoitukseen aina tapauskohtaisesti ja varata aikaa vaikutusmahdollisuuksiensa realistiseen analysointiin. Markkinakartoitusvaiheessa tarjoaja voi usein vaikuttaa, mutta ei aina eikä kaikkeen.

Tekstin on kirjoittanut Tapio Lahtinen.

Osallistu yrityksille suunnattuun koulutukseen

Järjestämme 27.10.2025 klo 9-12 etäyhteyksin koulutuksen tarjoajille, jossa hankintalain mukaista tarjousprosessia ja erityisesti markkinavuoropuhelua tarkastellaan yrityksen näkökulmasta Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan Julkisten hankintojen koulutus tarjoajille: Vaikuta tarjouspyynnön sisältöön ja menesty kilpailutuksissa!

Kun tarvitset apua missä tahansa julkisiin hankintoihin ja kilpailtuksiin liittyvissä kysymyksissäsi, me autamme.

Lähetä meille viesti info@ptcs.fi tai täytä yhteydenottolomake.