Uusi yhteinen hankintastrategia saa meidät ottamaan hankintaosaamisloikan – vai saako?

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2020

Myönnän, että kuullessani noin reilu vuosi sitten kaikille yhteisen hankintastrategian tekemisestä ajattelin, että ei tule onnistumaan. Niin tai näin syyskuussa julkaistiin ensimmäinen kansallinen julkisten hankintojen strategia. Tällä kertaa oli ihan mukavaa olla väärässä.

Jokseenkin johdonmukaista olisi ollut ruveta seuraavaksi epäilemään sitä, saadaanko strategia vietyä käytäntöön? Nyt kun tarkemmin mietin, niin saattoi olla, että myös oma epäilykseni liittyi alun perin juuri tähän. Nyt olen kuitenkin itsellenikin yllätykseksi huomannut, että enemmän kuin strategian jalkauttaminen, minua mietityttääkin hankintaosaamisemme taso. Onko meidän hankintaosaamisemme todella niin huikealla tasolla, että pystymme ottamaan hyvin kunnianhimoisen, strategian mukaisen hankintaosaamisloikan kaikilla hankintastrategian kahdeksalla kehittämisen osa-alueella?

Tietoa hankintastrategian kehittämisen eri osa-alueista ja niiden tavoitteista

Jos hankintastrategian kehittämisen osa-alueet ja kunnianhimoiset tavoitteet siitä, että Suomi olisi edelläkävijä julkisten hankintojen johtamisessa, osaamisessa, tiedon hyödyntämisessä, innovatiivisuudessa sekä taloudellisissa, ekologisessa ja sosiaalisessa vastuullisuudessa eivät ole tuoreessa muistissa, löytyy lisätietoa esimerkiksi Jenni Miettisen blogista Ehdit vielä vaikuttaa kansalliseen hankintastrategiaan. Myös Hankintaturisti-sivustolta löytyy blogi tästä samasta aiheesta.

Hyvät hankinnat vaativat osaamista

Hyvien hankintojen tekeminen vaatii kokemukseni mukaan nimenomaan vahvaa osaamista. Hankintataidot, ja tarkemmin hankintojen tekeminen ammattimaisesti ja osaamisen jatkuva kehittäminen, onkin yksi strategian kahdeksasta kehittämisen osa-alueesta. Olen ilokseni päässyt mukaan strategian toimeenpanosta osittain vastaavaan teemaryhmään. Tässä hankintataitojen kehittämisen teemaryhmässä pohditaan muun muassa sitä, miten hankintaosaamisen kartoitus saadaan toteutettua sähköisellä hankintaosaamisen työkalulla.

Hankintaosaamisen taso ja hankintastrategian tavoitteiden toteuttaminen

Käsitykseni on, että hankintaosaamisen taso vaihtelee paljon. Niille organisaatioille, jotka jatkuvasti tekevät ja toteuttavat useita satoja hankintalain soveltamisalaan kuuluvia hankintoja, on vuosien saatossa kertynyt mittavaa osaamista kilpailutusten läpiviennistä. Strategiassakin on tuotu esille hyviä käytäntöjään muille jakavan ns. ”big buyers” -ryhmän perustaminen. Tähän huippuosaajien ryhmään kuuluisivat ne hankkijat, joille on kertynyt merkittävä hankintavolyymi ja sitä kautta paljon kokemusta hankintojen eri osa-alueilta.

Toisessa päässä on sitten se porukka, jonka osalta ihan perusasioissakin on vielä paljon oppimista. Suurin osa hankintojen tekijöistä taitaa tällä hetkellä sijoittua näiden ääripäiden väliin. ”Big buyers” -osaajille vaikuttavat hankinnat, innovaatiot, tietojohtaminen sekä taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys ovat varmaankin jo tuttua huttua ja näistä löytyy jo käytännönkokemustakin. Näille laaja-alaisille hankintaosaajille hankintastrategian haastavimmat osuudet tuovat ehkä lisäboostia vaikeampien asioiden eteenpäin viemiseen. Tähän liittyen minua kuitenkin mietityttää, miten se muu porukka pärjää hankintastrategian mukaisten tavoitteiden toteuttamisessa. Riittävätkö taidot ja resurssit ja onko kaikkien strategian osa-alueiden toteuttaminen ylipäätään järkevää?

Tavoitteiden merkitys hankinnoissa

Edellä mainittuihin kysymyksiin kytkeytyy mielestäni myös Kirsi-Maria Halosen, Ari Hyytiäisen, Janne Tukiaisen ja Otto Toivasen blogi. Kirjoituksessaan he kritisoivat sekundäärisiin tavoitteisiin panostamista. Julkisissa hankinnoissa ensisijainen tavoite on kuitenkin kirjoittajien mukaan hankkia tarkoituksenmukaista laatua mahdollisimman pienin kustannuksin. Toissijaiset tavoitteet ovat usein ristiriidassa tämän päätavoitteen kanssa. Mikä pahinta, ne saattavat vähentää jo ennestään puutteellista kilpailua, kuten kuten olen jo aiemmassa blogissani todennut. Kilpailun väheneminen puolestaan kasvattaa kustannuksia. Kirjoitus pistää miettimään, onko mahdollista tai edes järkevää hypätä suoraan toisen asteen yhtälöiden ratkaisemiseen, jos kertotaulua ei vielä ole opeteltu.

Samaan asiaan liittyy myös Lapin hankinta-asiamiehen Susanna-Sofia Keskinarkauksen kirjoitus. Hänen kirjoituksensa keskeisin pointti mielestäni on, että entisestä enemmän pitäisi kiinnittää huomiota siihen, että tarjouskilpailuissa saadaan tarjouksia. ”Julkiset hankinnat toimivat vain silloin, kun tarjouspyyntöihin saadaan tarjouksia, ja tarjouksia puolestaan saadaan vain silloin, kun yritykset arvioivat, että heidän kannattaa nähdä vaivaa tarjouksen tähden.”, Susanna-Sofia kirjoittaa. Ja tästä olen täysin samaa mieltä. Tätä aihetta on käsitelty edellisten lisäksi myös blogissa Tarjoajana julkisten hankintojen ihmeellisessä maailmassa.

Samaa mieltä olen edellä mainitsemieni kirjoittajien kanssa myös siitä, että primäärien tavoitteiden toteutumisessa on vielä huikeasti petrattavaa. Hankintalain 2 §:ään on kirjattu tavoite julkisten varojen käytön tehostamisesta ja laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemisestä. Samalla on tavoitteena turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Nämä tavoitteet eivät ikävä kyllä suinkaan aina toteudu. Hankintojen tekemiseen liittyvä kustannuslaskenta on käsittääkseni vielä aika lapsenkengissä. Samoin kuin laadun toteutuminen, sillä kokonaistaloudellisen edullisuuden ja laadun vertailuperusteiden asettamisessa on mielestäni edelleen haasteita, kuten Tapio Lahtisen blogissa Lisää laatua julkisiin hankintoihin todetaan.

Hankintaosaamisen tason selvittäminen

Odotan mielenkiinnolla työskentelyä hankintastrategian teemaryhmässä ja sitä, että saisimme kartoitettua hankintaosaamisen tasoa konkreettisesti. Varmaankin saamme hyvin pian selvitettyä, onko hankintaosaaminen isossa mittakaavassa tarkasteltuna jo sillä tasolla, että strategiassa olevien kunnianhimoisten tavoitteiden saavuttaminen jo lähitulevaisuudessa on mahdollista.

Hankintastrategia tapetilla Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa 5.11.20

Innolla odotan myös reilun viikon päästä 5.11.20 järjestämäämme Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumia. Siellä muun muassa ruodimme Susanna-Sofia Keskinarkauksen, Katariina Huikon, Tarja Sinivuori-Boldtin ja Riikka Hietasen kanssa paneelissa hankintastrategiaa ja tulevia lainsäädäntömuutoksia. Lisäksi tilaisuudessa kuullaan myös Kirsi-Maria Halosen ja Jan Jääskeläisen näkemyksiä siitä, miksi kilpailun määrä on vähentynyt ja mitä sille voisi käytännössä tehdä. Tutustu päivän koko ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan kuuntelemaan ja keskustelemaan!

Lisää omaa osaamistasi PTCS:n kursseilla

Jos sinusta tuntuu siltä, että julkisten hankintojen kertotaulussa on vielä opittavaa, niin kannattaa tsekata koulutuskalenterimme.

Blogin on kirjoittanut PTCS:n toimitusjohtaja Saila Eskola.